Utiliza el DOI para hacer una búsqueda más limpia, para ello, debes situarte en la caja de búsqueda e introducir el DOI sin http...solo a partir del número. Si no tienes el DOI, puedes buscar por título, pero solo usa las primeras palabras del mismo, evita caracteres especiales, dos puntos ...

Si la publicación, ya está en Docta Complutense,  pincha en "Rechazar" e informa al depositante que la publicación ya está en el repositorio institucional, envíale el handle para que pueda comprobarlo. 

Si la publicación, no está en Docta Complutense, pincha en "editar" no en "aprobar" sin revisar previamente. Cuando todos los metadatos sean correctos, aprueba el ítem en Docta. 

Para facilitar el acceso a los ficheros es importante asignarles un nombre adecuado. Para ello, tendremos en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Elegir nombres que sean suficientemente descriptivos del contenido, por ejemplo, usando parte de la referencia bibliográfica 
• Elegir nombres cortos (en torno a 25 caracteres) 
• Evitar el uso de caracteres especiales como $, [], &
• Evitar llamar al fichero por un número 
• Usar el guión bajo (_) mejor que los espacios en blanco 
• Para registros con varias versiones, es aconsejable diferenciar unas versiones de otras indicando el número de versión seguida del año, ej.  V01_2015, V02_2017, etc.
• Cuando se trate de la versión definitiva puede llamarse "final". Es decir, se debe ser consistente en en nombre de los distintos ficheros para guardar una coherencia interna. 

Una vez que tenemos cargado el fichero o los ficheros que recogen las distintas versiones de una misma obra, tenemos que "Editar fichero".

Nos aparece una nueva pantalla con los siguientes campos para completar:

• NOMBRE DEL ARCHIVO: nombrar siguiendo las recomendaciones anteriores.
• DESCRIPCIÓN: para añadir información sobre la versión depositada. Normalmente hará referencia a:
  • versiones de artículos científicos: versión publicada, versión final del autor o postprint
  • versiones en distintas lenguas: castellana, inglesa o la que proceda
  • varias versiones de un documento que se han ido actualizando: versión mejorada, versión corregida
• TIPO DE CONDICIÓN DE ACCESO, a elegir en el desplegable:
  • openaccess: para documentos en acceso abierto
  • lease: no emplear
  • embargo: para documentos con acceso restringido hasta una fecha determinada
  • administrator: para documentos de acceso restringido 
• PERMITIR ACCESO DESDE: este campo solo se completa en caso de ser un embargo temporal, indicando la fecha a partir de la cual, el documento pasa a ser de acceso abierto.
• CONCEDER ACCESO HASTA: este campo no se completa.

A menudo los libros completos no se pueden poner en acceso abierto porque no lo permiten las políticas editoriales, pero a veces, dichas editoriales permiten subir en abierto uno o varios capítulos. Cuando tengamos la autorización de una editorial para subir a Docta Complutense un capítulo en abierto, debemos de adjuntar el fichero de dicha autorización al ítem. Procederemos del siguiente modo: 

• Subir el fichero con el capítulo de libro 
• Editar archivo y elegir la opción "openaccess"
• Subir el fichero con la autorización de la editorial
• Editar archivo y elegir la opción "administrator" 

De esta forma, tendremos la autorización junto con el capítulo por si en algún momento debemos justificar el acceso abierto de ese documento. 

Entre las editoriales que suelen trabajar de esta forma, tenemos: 

• Dykinson
• Octaedro Editorial 

Cuando tengamos más de diez autores, y todos ellos aparezcan en la fuente principal de información (muy habitual en los artículos de revista), procederemos de la siguiente forma: 

• Se harán constar al menos 10 autores
• Los autores complutense se consignarán siempre, aunque excedan de 10
• Además se respetará el orden de la firma
• Número y forma de consignar estos autores:
  • si el número de autores es superior a 10, siempre incluiremos el primero sea o no UCM,
  • además se harán constar todos los autores UCM respetando el orden en que aparezcan
  • no se emplearán menciones tipo "et al / etc / ..." para hacer constar la existencia de más colaboradores

En el caso de libros o monografías y otras obras en colaboración, solo aparecerán los responsables principales que aparecen en portada: 

• En el metadato "autores":
  • si los responsables principales, son autores, irán en este campo
  • si los responsables principales no son autores sino coordinadores, editores....consignaremos AA.VV.
• En el metadato "directores" consignaremos al director o directores. 
• En el metadato "editores" consignaremos al coordinador o coordinadores y/o editores literarios. 

Completar siempre que sea posible el campo citación, especialmente en artículos de revista y capítulos de libros.

En numerosas ocasiones, la citación viene dada en el propio documento, en este caso, la ponemos tal y como aparece. Si no viene en la publicación, y no la ha consignado el autor, existe una herramienta muy útil que nos da la cita en distintos estilos "Zoterobib"

Puedes buscar por título del artículo, DOI, ISBN... y elegir el estilo de cita que más se adapte a nuestra disciplina. 

Ejemplo: buscamos por DOI: 10.1016/j.lfs.2022.120432, nos proporcionará la siguiente cita: 

Fernandes, VS, López-Oliva ME, Martínez MP, Agis-Torres A, Recio P, Navarro-Dorado J, et al. In vitro inhibition of phosphodiesterase type 4 enhances rat corpus cavernosum nerve-mediated relaxation induced by gastransmitteers. Lifes Sciences 2022; 296:120432. https://doi.org/10.1016/j.lfs.2022.120432

Este metadato es repetible y aunque no es un campo obligatorio, se recomienda que se añada si no lo ha hecho el PDI; si viene en la publicación en varios idiomas, se podrán añadir todas ellos pinchando en "añadir más" . Para establecer una delimitación más clara entre ellos, se "podrá" añadir delante del texto el término "resumen", "abstract"... 

¿Qué consignar en el campo "URL oficial"?

• el DOI del documento en la forma https//doi.org/10.1016/j.lfs.2022.120432 
• si no disponemos del DOI, añadiremos la url del artículo en la web de la editorial, p.e. https://www.mdpi.com/2227-7102/13/10/1004
• en caso de disponer del DOI añadirlo en el campo URL oficial, además de incluirlo en el campo de IDENTIFICADORES
• el DOI, por tanto, se duplica y se hace constar en dos campos
  • en la URL oficial con su forma completa https//doi.org/10.1016/j.lfs.2022.120432
  • en el campo "Identificadores" , en una forma abreviada sin siglas, p.e. 10.1016/j.lfs.2022.120432.
• no añadir como url oficial
  • enlaces o direcciones web de eprints
  • enlaces o direcciones web al sitio dioscorides.ucm.es
  • de la editorial, p.e. https//www.mdpi.com/
  • de la revista, p.e. https//www.mdpi.com/journal/education
  • el enlace al sitio Cisne 
  • enlaces a Dialnet (salvo excepciones)

¿Qué versión debemos depositar?

Debe primar el depósito de una versión que permita el acceso abierto al documento. Versiones: 

• Versión publicada: es la versión maquetada y publicada por el editor; siempre que sea OA, debemos elegir esta opción. 
• Versión aceptada o post-print: esta versión ya ha sido revisada y aceptada por el editor, ya las políticas editoriales suelen ser más flexibles, aunque, a menudo, cuentan con una retención editorial temporal.
• Versión enviada o pre-print: es la versión original de autor, y en la mayoría de los casos, se puede depositar en OA.
• Versión en pruebas o proof: son los artículos en prensa y cada editorial establecerá sus políticas editoriales sobre los mismos. Elsevier, por ejemplo, los trata del mismo modo que a los artículos ya publicados.

Si depositamos varias versiones, todas ellas se harán en un único ítem con un solo handle asociado, no depositar dos veces la misma publicación con distintas versiones (versión inglesa, versión española; versión publicada, versión aceptada..)

De cara a la convocatoria de sexenios, debemos tener en cuenta que la ANECA establece en el punto 5  que: "las personas solicitantes deben aportar evidencia de haber depositado una copia de la versión final de la aportación aceptada para la publicación en el repositorio de la institución..." ;  por otra parte, se valorará (además) que las contribuciones puedan leerse íntegramente en abierto, bien en su versión final o bien en versiones preliminares (preprints y postprints); es decir, depositar la versión publicada o postprint es requisito indispensable, y si ninguno de ellos se puede poner en abierto, entonces podemos depositar "además" el preprint

Debemos comprobar las políticas editoriales, en el siguiente orden:  

• consultar la fuente principal de información que es el documento que estamos revisando (artículo, monografía..)
• consultar la web de la editorial 
• si se trata de una publicación internacional, consultar Open Policy Finder (nueva plataforma que agrupa todos los servicios del antigua Sherpa/Romeo); esta herramienta recoge los permisos editoriales de la mayoría de las revistas científicas en lo que se refiere al depósito, autoarchivo y difusión en acceso abierto de los trabajos científicos; una de las grandes novedades y mejoras con respecto a Sherpa es que también proporciona información de monografías y capítulos de libros 
• si se trata de una revista española, consultar Dulcinea, proyecto cuyo objetivo es conocer las políticas editoriales de las revistas españolas respecto al acceso a sus archivos, los derechos de explotación y licencias de publicación, y cómo estos pueden afectar a su posterior autoarchivo en repositorios institucionales o temáticos. Las revistas se clasifican por colores.
• si la versión que nos ha enviado el autor es de uso restringido, debes contactar con el autor para darle las siguientes posibilidades: 
  • sustituir un fichero por otro
  • subir ambos ficheros (mejor esta opción, uno con acceso abierto y otro restringido) 

Para la comunicación con el usuario, se puede emplear el siguiente correo tipo (o similar):

Estimado usuario, 

hemos recibido una solicitud de depósito en Docta Complutense, en la que nos remite la versión publicada, pero la política editorial de la revista, no permite su depósito en acceso abierto en un repositorio institucional como es Docta Complutense. Si dispone de la versión aceptada o postprint, podríamos depositarla en acceso abierto, dejando la versión publicada con acceso restringido. Si opta por esta vía, por favor, conteste a este mensaje enviándonos la versión aceptada. Agradeceríamos una pronta respuesta para poder cerrar esta incidencia. 

En verde aparecen las denominaciones empleadas por Docta en el campo TIPO DE VERSIÓN.

Con carácter general

• Hay que hacer una designación directa de todas las entidades, es decir, "Ayuntamiento de Madrid" en lugar de "Madrid. Ayuntamiento".
• No usar acrónimos, salvo pocas excepciones, cuando la entidad sea conocida así (p.e, EMBO,SCOAP, VIB, etc).
• Organizaciones internacionales: no añadas la identificación territorial a menos que forme parte de su nombre oficial y se da preferencia a su forma inglesa. 
• Se emplea el idioma original en los siguientes casos: inglés, español, francés, italiano, portugués. Hay algunas excepciones cuando la entidad es principalmente conocida en inglés. 
• Entidades privadas:  no añadas la identificación territorial a menos que forme parte de su nombre oficial. 
• Entidades públicas: la identificación territorial se añadirá entra paréntesis cuando el nombre normalizado no indique su origen de  forma explícita o no tenga un nombre lo suficientemente significativo. 

Entidades en España

• En los organismos públicos de cualquier género (estatales, autonómicos, provinciales o locales), se dará preferencia a la forma en español salvo excepciones: Eusko Jaurlaritza, Generalitat de Catalunya, Generalitat Valenciana, Govern de les Illes Balears, Xunta de Galicia.
• En el caso de las comunidades autónomas españolas solo se pondrán los gobiernos en general y no consejerías, departamentos, etc.
• La identificación territorial se añadirá entre paréntesis, en el mismo idioma, solo cuando el nombre normalizado no indique su origen explícitamente y de forma no ambigua (p.e. Consejo Superior de Investigaciones Científicas (España) o cuando no tenga un nombre lo suficientemente significativo.
• En las entidades privadas, la forma en el idioma en que sean más conocidas y sin necesidad de añadir la identificación territorial.
• En las universidades se hace constar únicamente el nombre de la universidad, sin incluir facultades ni departamentos.

Entidades extranjeras

Para otros países se respeta el idioma del país a no ser que sean más conocidos en otro idioma o usen unos caracteres alfabéticos distintos.

• Se respeta el nombre original en los siguientes idiomas: inglés, español, francés, alemán e italiano. P.e. Fonds zur Förderung der Wissenschaftlichen Forschung (Deutschland).
• Se mantiene alguna excepción cuando la entidad es principalmente conocida en inglés, p.e. Helmholtz Association, Swiss National Science Foundation.
• Cuando el nombre original está en un alfabeto diferente, es preferible optar por traducciones más conocidas en otros idiomas, p.e. Chinese Academy of Sciences, Russian Academy of Sciences.
• En las universidades se hace constar únicamente el nombre de la universidad, sin incluir facultades ni departamentos.
• En las entidades privadas no se añade la identificación territorial a menos que forme parte de su nombre oficial: p.e, Foundation for Agronomic Research, France Télécom, Foundation For Polish Science).

Ejemplos

A veces, la revista nos indica cuando un artículo está en acceso abierto y cuando no, pero la terminología puede ser confusa y podemos encontrar los siguientes casos:

• Free access: solo da derecho a leer y descargar el articulo, pero no a subir y compartirlo en acceso abierto en un repositorio institucional.

• Full access: se puede acceder al artículo a texto completo porque hay una suscripción a esa revista (por ejemplo, a través de a UCM), y por tanto no  se puede compartir en un repositorio institucional en acceso abierto.

• Open archive: se puede acceder, leer y descargar el fichero pero no se puede reutilizar, y por tanto, no se puede subir a un repositorio institucional en acceso abierto. 

• Open acces: se puede acceder, leer y descargar el fichero y se puede reutilizar respetando las licencias Creative Commons. Se puede subir a un repositorio institucional en acceso abierto. 

Las licencias Creative Commons son licencias de uso, universales y gratuitas que todo autor puede aplicar a sus obras de creación.

Mediante este tipo de licencias, el autor y/o titular de los derechos concede una serie de autorizaciones o permisos para que otros utilicen la obra, pero a veces, las licencias que ha otorgado el autor en un artículo de revista, no coinciden con las que el mismo autor ha seleccionado en nuestro repositorio institucional; en tal caso, prevalecerá, la licencia CC que aparezca en el artículo de revista. 

Si en el artículo no se especifican las licencias creative commons, y tampoco en las políticas editoriales de la revista, este metadato no se rellenará, nosotros como bibliotecarios no podemos elegir dichas licencias. 

La información sobre becas, contratos, programas la consignaremos en el metadato "Información adicional"; esta información normalmente va acompañada de la Agencia que lo financia, que se consignará en el metadato "Agencias de financiación". Os presentamos algunos ejemplos de las becas o programas más comunes. 

Ley 14/2011, de 1 de junio, de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación y la Ley 17/2022, de 5 de septiembre, por la que se modifica la Ley 14/2011, de 1 de junio, de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación hacen mención explícita al acceso abierto de los artículos de revistas resultantes de proyectos de investigación financiados con fondos públicos. 

1. Si el proyecto ha sido financiado por la Comisión Europea o el Consejo Europeo de Investigación bajo los programas marco FP7, Horizonte 2020 (H2020) u Horizonte Europa (HE), la sintaxis sería la siguiente:

• info:eu-repo/grantAgreement/EC/HE/123456
• info:eu-repo/grantAgreement/EC/H2020/123456
• info:eu-repo/grantAgreement/EC/FP7/123456

OpenAire recupera e indexa aquellos ítems de Docta que contienen estas referencias de proyectos.

2. Si el proyecto ha sido financiado por programas estatales o regionales de entidades públicas españolas, la sintaxis de cada proyecto debe incluir la información de la AGENCIA FINANCIADORA, el PROGRAMA DE FINANCIACIÓN y la REFERENCIA DEL PROYECTO separados por una barra inclinada. Se presenta de la siguiente manera:

• info:eu-repo/grantAgreement/AGENCIA FINANCIADORA/PROGRAMA DE FINANCIACIÓN/REFERENCIA DEL PROYECTO

Ejemplo: info:eu-repo/grantAgreement/MINECO/Plan Estatal de Investigación Científica y Técnica y de Innovación 2013-2016/CGL2016–76322

En los casos de inserción manual de la información, si no dispusiésemos de alguno de los tres valores de la cadena de elementos obligatorios (agencia , programa o referencia del proyecto), será necesario señalizar que ese espacio está vacío manteniendo las dobles barras como en el ejemplo:

• info:eu-repo/grantAgreement/MINECO//ITC-20161265-1 

Esta sintaxis ha sido acordada por la FECYT y la comunidad española de repositorios en 2021 y es un intento de estandarizar las referencias de proyectos de investigación españoles cuyos resultados se depositan en repositorios. Esta estandarización se aplica no solo a los proyectos afectados por las disposiciones de acceso abierto de la Ley de la Ciencia y planes estatales posteriores sino que se trata de una norma que abarca límites cronológicos, programas, planes de financiación y agencias financiadoras mucho más amplio.

Además, cada vez son más numerosas las agencias locales con políticas de acceso abierto. En estos casos, a menos que haya una indicación específica por parte del órgano financiador, se mencionarán los proyectos beneficiarios siguiendo esta sintaxis.

3. Proyectos de la Comunidad de Madrid sujetos a la política de acceso abierto. El formato debe ser: SYYYY/ABC-XXXX/Acrónimo del proyecto, es decir, la referencia del proyecto completa (incluye año y área) con el acrónimo del mismo. Ejemplo:

• S2010/BMD-2361/PRIMPOL
•  S2009/MAT-1756/PHAMA

4. Para los Centros de Excelencia Severo Ochoa y Unidades de Excelencia María de Maeztu, se recomienda referenciar las ayudas recibidas de la siguiente manera: 

• info:eu-repo/grantAgreement/AEI/Plan Estatal de Investigación Científica y Técnica y de Innovación 2021-2023/Referencia del instituto

Ejemplo: info:eu-repo/grantAgreement/AEI/Plan Estatal de Investigación Científica y Técnica y de Innovación 2021-2023/CEX2021-001189-S

Es importante tener en cuenta que las acreditaciones de Centros de Excelencia Severo Ochoa y Unidades María de Maeztu tienen una duración de 4 o 5 años (dependiendo del año de la convocatoria) por lo que esta referenciación solo debe afectar a los ítems que son resultado de la ayuda recibida por los institutos como consecuencia de tal acreditación.

Ver más información sobre las acreditaciones en Centros y unidades de excelencia y Apoyo y Acreditación de Centros de Excelencia Severo Ochoa y a Unidades de Excelencia María de Maeztu.

Importante: En el caso de los documentos en OA, no es imprescindible que este metadato esté completado para que el ítem sea recolectado por Open Aire, por tanto, si no tenemos clara la sintaxis, esta información la consignaremos en el metadato "información adiccional", sin embargo, en el caso de documentos con acceso restringido, es obligatorio este metadato para que Open Aire recolecte el ítem. 

Podemos consignar el tipo de financiación en el metadato información adicional ; que proporciona información sobre si el documento depositado ha recibido financiación para su publicación en acceso abierto, ya sea a través de los los acuerdos transformativos que tiene firmados la UCM o a través de descuentos institucionales. Esta información no la tenéis de primera mano, y solo consignaréis este dato cuando desde Servicios Centrales os enviemos la lista de las publicaciones que han conseguido estos tipos de financiación. Existen varios tipos de financiación y nosotros os informaremos de cual corresponde a cada caso.  Las opciones son:

• APC financiada por la UCM: para los acuerdos transformativos de la CRUE.
• Descuento UCM: para otros acuerdos institucionales de la UCM. 
• Pagado por el autor: cuando es el autor el que se hace cargo de este coste, bien particularmente, bien cargándolo a un proyecto de investigación u otras fuentes de financiación.

En el metadato INFORMACIÓN ADICIONAL indicaremos el año y la entidad a través de la cual se han firmado estos acuerdos transformativos, por ejemplo: 

• 2024 Acuerdos transformativos CRUE
• 2024 Otros acuerdos transformativos UCM 
• 2023 Descuento (nombre de la editorial)