Colección:

Al añadir un nuevo ítem, te aparece una nueva ventana en la que tienes que seleccionar la colección a la que pertenece tu publicación. Es muy importante que selecciones bien la colección, pues a partir de ello, los metadatos que vas a tener que rellenar son diferentes, por ejemplo, si eliges "artículos" te aparecerán metadatos como el título del artículo y de la revista a la que pertenece, el número, vol. o año"; pero si seleccionas "ponencias o pósters de seminarios, congresos, etc" , tendrás metadatos como "lugar de celebración del evento, fecha de celebración..." 

Tipo de documento: 

Una vez elegida la colección, debemos elegir el tipo de documento que vamos a depositar, en el formulario esta tipología la vas a encontrar en inglés (se corresponde con los vocabularios COAR que permiten la interoperabilidad con otras plataformas y el intercambio de datos).

• Investigación:

  • Artículos: 
    •  journal article: artículo de revista 
    • data paper: artículo de datos
    • review article: artículo de revisión
    • letter to the editor: carta al editor
  • Datos de investigación:
    • dataset: conjunto de datos
    • data management plan: plan de gestión de datos 
    • research proposal: propuesta de investigación 
  • Documentos de trabajo e informes técnicos: technical report
  • Libros o monografías:
    • book
    • book review 
  • Patentes: patent
  • Ponencias o pósters de Seminarios, Congresos, etc .:  conference output, paper o poster (elegir el apropiado)
  • Secciones de libros: book part
  • Trabajos fin de máster (TFM): master thesis

• Docencia

  • Proyectos de aprendizaje-servicio (ApS): service learning object
  • Proyectos de innovación docente: teaching innovation  object
  • Recursos educativos en abierto (REA) : learning object
  • Trabajos de curso: coursework
  • Obra artística: artistic work
  • Trabajos fin de grado (TFG) y diplomas de estudios avanzados (DEA): bachelor thesis
  • Otros materiales de apoyo a la docencia: others

• Institucional

  • Documentos de trabajo de la Biblioteca Complutense: working paper
  • Documentos Universidad Complutense de Madrid: working paper

 Es una herramienta que permite la geolocalización de la documentación científica de la UCM.

Importante: solo utilizar con aquellos documentos que  versan sobre una determinada zona geográfica  y cuyo estudio puede estar planteado desde distintos puntos de vista (geográfico, arqueológico, artístico...). 

Es necesario asignar las coordenadas de un lugar en un mapa.. Para ello, sigue los siguientes pasos: 

• Al final de la caja de búsqueda del metadato "localización" pincha en "selecciona coordenadas" y aparece Google Maps
• Haz una búsqueda lo más precisa posible del lugar del estudio
• Selecciona las coordenadas marcadas 

Facultades: cuentas con un desplegable para elegir la facultad a la que perteneces; si es una obra en colaboración, y hay autores que pertenecen a distintas facultades, se harán constar todas ellas, para ello pincha en " Añadir +".

Departamentos: funciona igual que el metadato anterior, tienes un desplegable  que te permite seleccionar el departamento al que perteneces, si es una obra en colaboración, y hay autores que pertenecen a distintos departamentos, se harán constar todas ellos, para ello pincha en " Añadir +".

Introduce el título  del documento tal y como aparece en la publicación, usa solo mayúscula en la primera palabra del título y en los nombres propios; si hay subtítulo, debe ir precedido de dos puntos;  si el título aparece en varios idiomas o cuenta con un título alternativo, por favor, indica todos ellos, para ello, pincha en "Añadir +".

El procedimiento para completar este metadato es diferente si se trata de un autor UCM o si se trata de un autor afiliado a otra institución. Os mostramos las dos opciones: 

1. Autores, directores y editores con una relación contractual con la UCM: no introduzcas el nombre manualmente, sigue estos pasos:

• Pulsa sobre la lupa al final de la caja que pone "Haga clic aquí para buscar una relación existente".
• En la ventana que se abre, busca el nombre.
• Selecciónalo y pincha en "cerrar".
• Verás en el formulario que se ha añadido el nombre. Si quieres añadir más autores, pincha en "Añadir más"

IMPORTANTE: en el listado, solo aparece el PDI UCM.

Si has rellenado el metadato de forma manual y quieres corregirlo, pincha en la lupa del nombre a corregir,  se abrirá la ventana con los datos correcto, selecciona y guarda. Verás que se ha añadido el nombre correcto pero también sigue estando la forma no permitida; recuerda borrar el nombre incorrecto.

Los autores tienen que aparecer en el orden en que están en la publicación. Para ordenarlos, pon el ratón a la izquierda de la caja. Veras unos puntos, pincha y cuando te salga una cruz, mueve la caja hacia arriba o hacia abajo.

2. Autores, directores o editores sin relación contractual con la UCM: introduce el nombre manualmente "apellidos, nombre". 

Una vez que hemos seleccionado la autoría de la obra, debemos reflejar la fecha de publicación y el título de la publicación. 

• Fecha: añade la fecha de la publicación; no es necesario el mes ni el día, es suficiente con el año.
• Título: si el documento que has depositado en Docta Complutense, es parte de una obra, como un artículo de revista o un capítulo de un libro, aquí añadimos el título de la revista  o título del libro al que pertenece. 
• Título de serie o colección: en caso de libros, introduce el título de la serie o colección sin puntuación, por ejemplo, "Series del Oceanográfico Elsevier" .

Tenemos un desplegable con varios identificadores: 

• DOI: (Digital Object Identifier System - Sistema de Identificación de Objetos Digitales) añadir de forma abreviada sin siglas, p.e. 10.1016/j.lfs.2022.120432.
• ISSN: (International Standard Serial Number - Número Internacional Normalizado de Publicaciones Seriadas), ejemplo '1558-4593'
• E-ISSN: (Electronic ISSN - ISSN Electrónico),
• ISBN: (International Standard Book Number - Número Internacional Normalizado de Libros)
• PMID: (PubMed Identifier - Identificador PubMed) 
• ISMN: (International Standard Music Number – Número Internacional Normalizado para Música).

URL Oficial: aunque no es un metadato obligatorio, se recomienda ponerlo siempre que lo tengamos, pues nos permite acceder a al publicación con un solo click. Se debe consignar: 

• el DOI del documento en la forma https//doi.org/10.1016/j.lfs.2022.120432 
• si no disponemos del DOI, añadiremos la url del artículo en la web de la editorial, p.e. https://www.mdpi.com/2227-7102/13/10/1004

URLs relacionadas: podemos consignar 

• la url de la editorial, p.e. https//www.mdpi.com/
• la url de la revista, p.e. https//www.mdpi.com/journal/education
• el enlace al sitio Cisne 
• enlaces a Dialnet (salvo excepciones)

Introduzca el nombre de la editorial, cuidado, no confundir con el editor literario, ej. "Alianza", "Comares" 

Aunque no es un metadato obligatorio, completar siempre que sea posible, especialmente en artículos de revista y capítulos de libros.

En numerosas ocasiones, la citación viene dada en el propio documento, en este caso, la ponemos tal y como aparece. Si no viene en la publicación, existe una herramienta muy útil que nos da la cita en distintos estilos "Zoterobib"

Puedes buscar por título del artículo, DOI, ISBN... y elegir el estilo de cita que más se adapte a nuestra disciplina. 

Ejemplo: buscamos por DOI: 10.1016/j.lfs.2022.120432, nos proporcionará la siguiente cita: 

Fernandes, VS, López-Oliva ME, Martínez MP, Agis-Torres A, Recio P, Navarro-Dorado J, et al. In vitro inhibition of phosphodiesterase type 4 enhances rat corpus cavernosum nerve-mediated relaxation induced by gastransmitteers. Lifes Sciences 2022; 296:120432. https://doi.org/10.1016/j.lfs.2022.120432

• Zoterobib

  Genera referencias bibliográficas según la norma deseada, con solo teclear en la caja de búsqueda un identificador: URL, ISBN, DOI, PMID, arXiv ID o título.

Cuentas con un desplegable para poder seleccionar el idioma principal en el que está escrito el documento; es un campo no repetible, por lo que solo puede aparecer un idioma, dando prioridad el "español" Puedes completar esta información en "Información adicional"

Este metadato es repetible y aunque no es un campo obligatorio, se recomienda que se añada siempre que sea posible; si viene en la publicación en varios idiomas, se podrán añadir todas ellos pinchando en "añadir más" .

Para establecer una delimitación más clara entre ellos, se "podrá" añadir delante del texto el término "resumen", "abstract"... o bien haremos alusión al idioma poniendo [EN], [ES], [FR], etc. Si está solo en un idioma, no es necesario especificar el idioma entre corchetes. 

 Introduce aquella información que consideres de interés, como por ejemplo, puedes hacer constar el tipo de financiación; proporciona información sobre si el documento depositado ha recibido financiación para publicar en OA, ya sea a través de los los acuerdos transformativos que tiene firmados la UCM o a través de descuentos institucionales (p.e. MDPI). Existen varios tipos de financiación:

• APC financiada por la UCM: para los acuerdos transformativos de la CRUE (en 2024, aplica a los acuerdos con ACS, Elsevier, IEEE, RSC, Springer y Wiley) o los firmados individualmente por la UCM (p.e. Cambridge) 
• Descuento UCM: para otros acuerdos institucionales de la UCM, tipo MDPI o SCOAP3
• Pagado por el autor: cuando es el autor el que se hace cargo de este coste, bien particularmente, bien cargándolo a un proyecto de investigación u otras fuentes de financiación.

Esta información la podemos reflejar del siguiente modo: 

• 2024 Acuerdos transformativos CRUE
• 2024 Otros acuerdos transformativos UCM 
• 2023 Descuento MDPI
• 2022 Descuento SCOAP

Introduzca una palabra clave en cada caja de texto, poniendo siempre la inicial en mayúscula. La mayoría de los artículos contienen palabras clave y deben ponerse éstas.  En el caso de que el documento no tenga sus propias palabras clave, se recomienda insertar las palabras clave más relevantes que describan el contenido del documento en inglés y en español.  Puedes añadir tantas como quieras,pinchando el botón "Añadir mas".

Materias UCM: debes seleccionar una materia UCM, se trata de un árbol jerárquico que te permitirá elegir la/s materia/s que identifiquen el contenido del documento, para ello, desplegamos la rama del conocimiento y, una vez dentro, elegimos la materia o materias que deseemos. También puedes escribir la materia en la caja de búsqueda. Si quieres poner varias materias, pincha en "Añadir +"

Materias UNESCO: corresponde a la clasificación Unesco Nomenclatura Internacional de la Unesco para los campos de Ciencia y Tecnología. Al igual que el anterior se trata de un árbol jerárquico que iremos desplegando hasta encontrar las materias que representan el contenido de nuestro trabajo. También puedes escribir la materia en la caja de búsqueda. Si quieres poner varias materias, pincha en "Añadir +"

Estos campos son opcionales, y al igual que las materias, clasifican el documento en base al contenido del mismo. 

• CDU: (Clasificación Decimal Universal). Se trata de un sistema de clasificación bibliográfica que abarca todas la áreas del conocimiento;  introduzca un código en en cada caja de texto. Si quiere introducir más de una, pincha en "Añadir +" 
• JEL: Se trata de la clasificación temática de economía del sistema usado por la revista Journal of Economics Literature (JEL)., por tanto, solo se utilizará para este áraa de conocimiento. Pinche en "Añadir más" para cada código que quiera introducir. 

Cuentas con un desplegable para seleccionar la versión que vas a depositar:

• AM: se trata de la versión final del autor o postprint; esta versión ya ha sido revisada y aceptada por el editor, y las políticas editoriales suelen ser más flexibles que en la versión publicada, aunque, a menudo, cuentan con una retención editorial temporal. 
• AO: versión original del autor o preprint, en la mayoría de los casos, se puede depositar en OA.
• CVoR: versión corregida.
• EVoR: versión mejorada.
• P: prueba de galera, son los artículos en prensa y cada editorial establecerá sus políticas editoriales sobre los mismos. Elsevier, por ejemplo, los trata del mismo modo que a los artículos ya publicados.
• SMUR: versión sometida a revisión.
• VoR: versión publicada, es la versión maquetada y publicada por el editor; siempre que sea OA, debemos elegir esta opción. 
• NA: versión desconocida. 

A la hora de depositar tus publicaciones, ten en cuenta que el objetivo del repositorio es dar visibilidad a tus trabajos, por ello, se recomienda que deposites aquella versión que puedes poner en OA. Muchas editoriales no permiten el acceso abierto (OA) a la versión publicada (VOR) pero sí a la versión final del autor o post-print (AM); si tampoco es posible esta versión en OA, en la mayoría de los casos, puedes depositar en OA el preprint  (AO). 

Puedes consultar la política de permisos de depósito en Open Policy Finder, revistas internacionales y Dulcinea para revistas españolas. 

• Open Policy Finder

  Nueva plataforma que agrupa todos los servicios del antigua Sherpa/Romeo. Recurso que recoge los permisos editoriales de la mayoría de las revistas científicas en lo que se refiere al depósito, autoarchivo y difusión en acceso abierto de los trabajos científicos.

• Dulcinea

  DULCINEA es un proyecto cuyo objetivo es conocer las políticas editoriales de las revistas españolas respecto al acceso a sus archivos, los derechos de explotación y licencias de publicación, y cómo estos pueden afectar a su posterior autoarchivo en repositorios institucionales o temáticos.

:

Por norma general, los artículos científicos que han sido aceptados por el editor, y por supuesto, los ya publicados, han sido evaluados, es decir, has sido sometidos a revisión por pares. En el caso de libros y monografías, cada vez son más las editoriales que cuentan con Comités de Evaluación, para saberlo, puedes consultar en la web de sus políticas editoriales. Cuentas con un desplegable donde harás constar si tu trabajo ha sido sometido a revisión o no.

• TRUE: sí, esta versión ha sido evaluada 
• FALSE: no, esta versión no ha sido evaluada

Tienes un desplegable para elegir la opción pertinente: 

• Open access: siempre que sea posible, elige esta opción, Docta Complutense es un repositorio de acceso abierto que tiene como principal objetivo contribuir a la ciencia abierta dando visibilidad a nuestra producción científica. Este estatus significa que el documento adjunto al repositorio puede ser descargado por cualquier persona que localice la referencia, ya sea a través del buscador de Docta Complutense o a través de una plataforma que indexe contenidos (Google, Google Scholar...).
• Embargoed access: este estatus significa que el documento adjunto al repositorio no puede ser de acceso abierto de forma inmediata. Esto se debe a que el editor impone un plazo antes de que el documento se ponga a libre disposición. Una vez transcurrido el plazo, el documento estará disponible automáticamente.
• Restricted access: este estado significa que el documento adjunto al repositorio no es de acceso abierto porque así lo establecen las políticas editoriales.  
• Metadata only access: cuenta solo con los metadatos que permiten la identificación del documento u objeto con la finalidad de facilitar su recuperación, pero no  contiene el fichero adjunto y, por tanto, no proporciona acceso al texto completo porque así lo establecen las políticas editoriales.

IMPORTANTE: 

Si el material que deposita ha sido financiado por algún proyecto, debe indicarse el nombre de la institución financiadora. Pautas: 

1. Hay que hacer una designación directa de todas las entidades:
   1. SI:  Ayuntamiento de Barcelona
   2. NO:  Barcelona. Ayuntamiento
2. No usar acrónimos, salvo pocas excepciones, cuando la entidad sea conocida así (p.e, EMBO,SCOAP, VIB, etc.)
3. Organizaciones internacionales: no se añade la identificación territorial a menos que forme parte de su nombre oficial y se preferencia a su forma inglesa 
4. Idioma original de la entidad en los siguientes casos: inglés, español, francés, italiano y portugués. Hay algunas excepciones cuando la entidad es principalmente conocida en inglés (p.e, Helmholtz Association).
5. Entidades privadas: no se añade la identificación territorial (Foundation for Agronomic Research) a menos que forme parte de su nombre oficial (p.e, France Télécom, Banco Santander, Foundation For Polish Science).
6. Entidades públicas: la identificación territorial se añadirá entre paréntesis, en el mismo idioma, sólo cuando el nombre normalizado no indique su origen explícitamente y de forma no ambigua (p.e, Consejo Superior de Investigaciones Científicas (España)) o cuando no tenga un nombre lo suficientemente significativo.
7. Entidades públicas: en el caso de las comunidades autónomas españolas solo se pondrán los gobiernos en general y no consejerías, departamentos, etc.

Ejemplos

Ley 14/2011, de 1 de junio, de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación y la Ley 17/2022, de 5 de septiembre, por la que se modifica la Ley 14/2011, de 1 de junio, de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación hacen mención explícita al acceso abierto de los artículos de revistas resultantes de proyectos de investigación financiados con fondos públicos. 

1. Si el proyecto ha sido financiado por la Comisión Europea o el Consejo Europeo de Investigación bajo los programas marco FP7, Horizonte 2020 (H2020) u Horizonte Europa (HE), la sintaxis sería la siguiente:

• info:eu-repo/grantAgreement/EC/HE/123456
• info:eu-repo/grantAgreement/EC/H2020/123456
• info:eu-repo/grantAgreement/EC/FP7/123456

OpenAire recupera e indexa aquellos ítems de Docta que contienen estas referencias de proyectos.

2. Si el proyecto ha sido financiado por programas estatales o regionales de entidades públicas españolas, la sintaxis de cada proyecto debe incluir la información de la AGENCIA FINANCIADORA, el PROGRAMA DE FINANCIACIÓN y la REFERENCIA DEL PROYECTO separados por una barra inclinada. Se presenta de la siguiente manera:

• info:eu-repo/grantAgreement/AGENCIA FINANCIADORA/PROGRAMA DE FINANCIACIÓN/REFERENCIA DEL PROYECTO

Ejemplo: info:eu-repo/grantAgreement/MINECO/Plan Estatal de Investigación Científica y Técnica y de Innovación 2013-2016/CGL2016–76322

En los casos de inserción manual de la información, si no dispusiésemos de alguno de los tres valores de la cadena de elementos obligatorios (agencia , programa o referencia del proyecto), será necesario señalizar que ese espacio está vacío manteniendo las dobles barras como en el ejemplo:

• info:eu-repo/grantAgreement/MINECO//ITC-20161265-1 

3. Proyectos de la Comunidad de Madrid sujetos a la política de acceso abierto. El formato debe ser: SYYYY/ABC-XXXX/Acrónimo del proyecto, es decir, la referencia del proyecto completa (incluye año y área) con el acrónimo del mismo. Ejemplo:

• S2010/BMD-2361/PRIMPOL
•  S2009/MAT-1756/PHAMA

SUBIR ARCHIVO: puedes subir uno o varios ficheros y puedes hacerlo al inicio de depósito o bien siguiendo el orden marcado en el formulario, en cualquier caso, debes "editar archivo" pinchando sobre el lápiz que aparece a la izquierda del documento cargado para establecer las condición de acceso:

Aparecerá una nueva ventana, en la que debes completar la siguiente información: 

• Nombre del archivo: Para facilitar el acceso a los ficheros es importante asignarles un nombre adecuado. Para ello, tendremos en cuenta las siguientes recomendaciones:
  • Elegir nombres que sean suficientemente descriptivos del contenido, por ejemplo, usando parte de la referencia bibliográfica 
  • Elegir nombres cortos (en torno a 25 caracteres) 
  • Evitar el uso de caracteres especiales como $, [], &
  • Evitar llamar al fichero por un número 
  • Usar el guión bajo (_) mejor que los espacios en blanco 
  • Para registros con varias versiones, es aconsejable diferenciar unas versiones de otras indicando el número de versión seguida del año, ej.  V01_2015, V02_2017, etc.
  • Cuando se trate de la versión definitiva puede llamarse "final". Es decir, se debe ser consistente en en nombre de los distintos ficheros para guardar una coherencia interna.  

• Descripción: es útil para añadir información sobre la versión depositada. Normalmente hará referencia a:
  • versiones de artículos científicos: versión publicada, versión final del autor o postprint
  • versiones en distintas lenguas: castellana, inglesa o la que proceda
  • varias versiones de un documento que se han ido actualizando: versión mejorada, versión corregida

• Tipo de condición de acceso: cuentas con un desplegable con las siguientes opciones:

  • openaccess: si es una publicación en acceso abierto 
  • lease: no elegir esta opción
  • embargo: si tiene una retención editorial temporal (en tal caso, completa el metadato "permitir acceso desde"
  • administrator: si tiene acceso restringido de forma indefinida

• Permitir acceso desde: este campo solo se completa en caso de ser un embargo temporal, indicando la fecha a partir de la cual, el documento pasa a estar en acceso abierto 
• Conceder acceso hasta: este campo no se completa

Las licencias Creative Commons son licencias de uso, universales y gratuitas que todo autor puede aplicar a sus obras de creación.

Mediante este tipo de licencias, el autor y/o titular de los derechos concede una serie de autorizaciones o permisos para que otros utilicen la obra.

Estas licencias tienen que coincidir con las que aparecen en la publicación.. Para seleccionar las licencias "creative commons" debes pinchar en el desplegable y seleccionar los permisos que has otorgado previamente a tu trabajo.

1. Después de leer el texto, acepta la licencia de depósito marcando la casilla.
2. Para terminar el envío, pincha en "Guardar", los editores de la biblioteca realizarán las comprobaciones necesarias para la publicación definitiva.

Importante: Una vez están completados todos los metadatos en el formulario, pincha en el botón verde "Depositar", si no se pincha este botón, no se completará el envío y no podremos aprobarlo y publicarlo definitivamente:

Si aparece un mensaje "Secciones incompletas" indica que falta una o más de las informaciones requeridas, siempre que aparezca * ese metadato es obligatorio. 

En cualquier momento, si deseas detener el depósito y volver a él más tarde, haz clic en "Guardar para más tarde".

Para reanudar un depósito, entra en "Mi Docta Complutense". Ahí verás todos tus "Envíos. Podrás seleccionar "Ver", "Editar" o "Eliminar".