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En este tema vamos a ocuparnos sobre cómo se realiza la gestión de documentos con el gestor y las facilidades que este nos ofrece para crear listados de enlaces. Esto se concentra en dos herramientas:
Ambos están estrechamente relacionados:
Hagamos un pequeño repaso a la antigua gestión de archivos del gestor web. Había dos posibilidades de subir archivos:
Mediante la Aplicación Archivos se busca dar una solución integral que unifique la gestión de archivos y además abrir un abanico nuevo de posibilidades, que permita una gestión más potente de los mismos, incluyendo en un futuro nuevas funcionalidades como etiquetado, estadísticas de descargas, etc.
Para acceder a la Aplicación Archivos tendremos diversos caminos:
Usando esta opción iremos a un listado de las páginas que tiene nuestro website y desde allí seleccionaremos aquella página en la que queremos gestionar los archivos.
Mediante las tres últimas formas de acceder, iremos directamente al listado de archivos que contiene la página donde nos encontramos.
Cuando entramos a través de Mi escritorio -> Aplicaciones web -> Archivos encontraremos un listado de todas las páginas web que forman nuestro website. Dependiendo del website, este listado de páginas puede ser muy largo y ser difícil encontrar la página o el elemento que queremos gestionar. Para ello, la aplicación nos ofrece diversas posibilidades de localizar el contenido:
Por un lado, presenta un cuadro de búsqueda, en el que podemos buscar por nombre de archivo.
Algunas observaciones importantes al respecto de la búsqueda:
Los resultados de la búsqueda, se mostrarán como un listado de páginas que contienen archivos que coinciden con nuestra cadena de búsqueda:
Si pinchamos en una de ellas, se mostrará el listado de archivos que contiene.
El botón llamado Vista de árbol permitirá ir desplegando una vista del árbol de las páginas que forman nuestro website. Nos mostrará inicialmente un listado de las páginas que cuelgan de la portada del website (incluyendo la portada) y junto a ellas habrá un icono que si se pincha en él, desplegaría el listado de páginas hijas que cuelga de esa página.
Se podría pinchar en el nombre de la página padre o en el de cualquiera de las hijas para acceder al listado de archivos cargados en ellas.
Desafortunadamente, a día de hoy esta vista de árbol sólo nos permitirá entrar en un primer nivel de profundidad. Si hubiera páginas en niveles inferiores no podremos acceder a ellas con este sistema.
Desde cualquiera de estas vistas, podríamos volver en cualquier momento al listado completo de páginas, pulsando en Mostrar páginas o en el botón Vista alfabética.
Pinchando ya en una página concreta, se nos mostrará el listado de archivos que hayan sido subidos a esa página (si los hubiera).
En cualquier momento podemos subir nuevos ficheros de dos maneras:
Podemos cargar multiples archivos de una sola vez: durante unos instantes, mientras son cargados, se nos mostrará la cola de subidas con el progreso de los archivos:
Todos los archivos que se suban, son escaneados por la plataforma de antivirus durante el proceso de subida, garantizando en gran medida que estén limpios de virus.
En caso de que contuviesen virus, saldría una advertencia y serían rechazados.
En la página con el listado de archivos, encontramos los siguientes elementos:
En la parte superior encontraremos:
La vista por defecto es el formato lista y probablemente la que más útil resulte, pero en un futuro se podrían implementar otras vistas que pudieran aportar otros detalles de los archivos.
En cada uno de los archivos subidos, nos encontraremos con la siguiente información:
Clicando sobre los tres puntos se despliegan las siguientes opciones:
Desde esta opción podremos gestionar los atributos y opciones principales del archivo. Si pinchamos en modificar, veremos la siguiente ventana:
En la misma se nos mostrara la vista previa o icono del tipo de archivo.
Inmediatamente debajo, encontramos un área en que podremos arrastrar un nuevo archivo para sustituir el ya existente, de forma que por ejemplo, si actualizaramos un documento con una nueva revisión no sería necesario borrar el antiguo y subir uno nuevo, bastaría con reemplazarlo.
Encontraremos también a la derecha la extensión del archivo, los "tres puntos" con el resto de operaciones que podemos hacer sobre él y un enlace de descarga que nos permitirá acceder a su URL.
Por debajo de esto encontraremos:
Título: Es un nombre que le queremos asignar al archivo, no tiene por que coincidir con el del fichero que hemos subido.
URL amigable: Nos permite modificar la ruta de descarga del archivo, por ejemplo para simplificarla, pues muchas veces los nombres de los archivos pueden ser muy largos. El formato de la URL amigable ya se encuentra normalizado para evitar problemas con el acceso al archivo por parte de los navegadores, pues se retirarán caracteres especiales, acentos, espacios, etc.
Descripción: La descripción puede ser de utilidad para mostrar información sobre el contenido del archivo, su revisión o simplemente contener una lista de palabras clave que permitan localizarlo con facilidad.
Por debajo, en el siguiente bloque encontraremos de izquierda a derecha:
Como vemos, las restricciones son similares a las de las páginas web. Se puede restringir por grupos de usuarios definidos en el website donde se encuetra el archivo, por los colectivos predefinidos (PAS, PDI, Usuarios externos, Usuarios identificados en la web y estudiantes), permitir solo el acceso desde ordenadores conectados a la red UCM o una combinación de ellas.
Una vez hayamos terminado de modificar los atributos del archivo pusaremos en Aceptar modificación.
Esta opción nos conduciría directamente a establecer la Visibilidad del archivo según acabamos de ver, por lo que no vamos a entrar en más detalle.
Mediante esta opción podemos establecer si el archivo se visualizará o se descargará.
La opción nos mostrará la siguiente ventana:
En la misma podremos seleccionar si el archivo se va a descargar: Descargar documento para guardar.
O bien si se mostrará mediante un visor interno, dentro de una página web: Visualización mediante visor.
En el caso de que seleccionemos esta última opción, tendremos la opción de mostrar los atributos que deseemos del archivo. Para ello bastará que marquemos las casilla checkbox que se encuentran junto a cada uno de ellos.
Se mostrará un resumen, de las opciones habilitadas para el archivo.
No debemos tener miedo a usar la opción de Visualización mediante visor, pues en caso de que el formato de archivo no fuera compatible con los visores internos soportados por la web, se ignoraría esta configuración y se descargaría como si hubieramos marcado la opción de Descargar documento para guardar.
Cuando hayamos finalizado de configurarlo, pulsariamos en Guardar apariencia.
El aspecto que tendría el documento cuando lo visualizamos usando el visor sería el siguiente:
Si hemos habilitado distintos atributos del archivo para que se muestren, estos aparecerían al lado derecho de la visualización del mismo. En caso de no haber habilitado que se mostrara ningún atributo, la visualización del archivo ocuparía todo el marco.
En el caso de dispositivos móviles, las versiones de los navegadores de este tipo de dispositivos pueden tener problemas al usar el visor de archivos. Para evitar que en esos casos no se pueda acceder al contenido del archivo, se incluye en la parte inferior de la página un enlace para su descarga. De esta forma si en esos dispositivos hubiese cualquier problema al visualizarlo desde el navegador, se podría descargar y abrir con el programa correspondiente que permitiera visualizarlo.
Mediante esta opción se muestran estadísiticas de las descargas de cada uno de los archivos. El aspecto que tendrá es el siguiente:
Como se puede observar, se puede establecer un rango de fechas para ver los accesos que ha tenido en ese periodo. Mostrar últimas estadisticas, nos devolveria a los accesos más recientes al archivo.
En la parte inferior el correspondiente botón nos permitiria Exportar los datos a un archivo tipo Excel.
Aunque el archivo de exportación tiene extensión xls, realmente los archivos web que se exportan tienen un contenido html (de la misma forma que pasa en los registros de formularios y otros sitios), por lo que Excel mostrará una advertencia de concordancia de tipos al abrirlo. Debemos de responder, que SI lo deseamos abrir de todos modos.
Como su propio nombre indica, esta opción eliminará de forma definitiva el archivo. Cuando pulsemos en ella, se nos pedirá confirmación de la eliminación del archivo (botón Eliminar) o bien podremos Cancelar y volver al listado de ficheros.
Se nos mostrará un mensaje de confirmación en el que se indicara el código de identificación que tenía el archivo.
Es importante ser conscientes de que, aunque en una página web retiremos un enlace a un archivo, esto no implica que el archivo haya desaparecido, de hecho podría estar enlazado desde otras páginas y dado que su URL serguira estando disponible buscadores como Google lo seguirán mostrando en sus resultados de búsqueda. Para retirar de forma definitiva un archivo, deberemos acudir a la aplicación de Archivos y eliminarlo usando esta opción. Por ejemplo, esto podría sernos útil en casos que se nos solicite la retirada de una archivo por vulneración de la Ley de Protección de Datos, pues la retirada de su enlace de nuestro website no sería suficiente.
El widget de Documentos y enlaces es una herramienta que tiene el fin de facilitar la creación de listas de enlaces, tanto a archivos como a páginas web.
Lo que hace, podría igualmente realizarse desde por ejemplo un widget de texto, pero el fin de este widget es simplificar y agilizar dicha tarea.
Sustituye a los antiguos widgets:
La creación de este tipo de listados de enlaces queda actualmente unificada en el widget de Documentos y enlaces.
Como con los restantes widgets, basta con arrastrarlo desde las herramientas de edición web a un contenedor. Después pulsaremos la rueda dentada para configurarlo:
Como en otros widgets del gestor, encontraremos la opción de establecer un título y el correspondiente checkbox que permite hacerlo visible o no.
Justamente debajo, encontraremos "Añadir elemento" que presenta las siguientes opciones:
Cada uno de ellos diferirá ligeramente en la forma de añadirlo. En la siguiente captura mostramos un widget con los distintos tipos de elementos añadidos:
Como se puede observar, cada tipo de elemento incluye un icono que lo identifica, segun sea una página hija, enlace, galería o archivo.
Todos los enlaces que se añadan al widget de Documentos y enlaces mostrarán opciones similares:
Tras añadir los elementos que deseemos, pulsaremos en Aceptar.
Es aspecto del widget una vez publicado sería el siguente:
La apariencia del mismo puede ser ligeramente modificada desde la configuración del widget, usando la pestaña apariencia:
Las opciones de que disponemos, nos permitirán la visualización en formato lista vertical u horizontal. Añadir un marco alrededor del widget y mostrar u omitir las descripciones de los elementos.
Una vez realizado los cambios, pulsaremos en Aceptar y Cerrar.
Por ejemplo, el aspecto que tendría con vista horizontal, con marco y sin descripciones:
Si seleccionamos esta opción, nos permitirá añadir un listado de enlaces a las páginas que cuelgan de la que estamos en la jerarquía de páginas. Para ello se nos mostrará un listado de las páginas con un checkbox a su lado que nos permitirá marcar cuales queremos incluir.
Pulsaremos añadir para generar los enlaces. Se nos mostrará entonces el siguiente aspecto:
En este caso al tratarse de páginas, normalmente se mostraría el Título y Descripción que tienen asignados desde la sección Configuración de la página. Si especificaramos algún valor usando la opción Modificar (pulsando sobre los "tres puntos") este valor sustituye a los originales. Cuando hayamos rellenado los valores, nos debemos acordar de pulsar el botón Cambiar, si no los cambios no se guardarían.
Si seleccionamos añadir este tipo de elemento, el widget nos permitirá añadir enlaces a mano en los que especificaremos la dirección URL de los mismos:
Especificaremos un Título, una Descripción y lo más importante, su URL. Pulsaremos en Añadir.
Esta opción nos permite subir directamente archivos para enlazarlos.
Cuando la seleccionamos, se abrirá directamente una ventana de la aplicación de Archivos para que agreguemos el documento que queremos enlazar.
En dicha ventana podremos cargar el archivo, bien sea arrastrandolo a la zona inferior o bien pulsando sobre el icono de la flecha sobre la nube.
Una vez cargado el archivo, deberemos seleccionarlo para que se agregue al widget, para ello habría que hacer clic sobre el icono del mismo:
Mediante este elemento se nos ofrecera mostrar enlaces a las diversas galerías que tengamos disponibles en nuestro website, para ello se listan las galerías con un checkbox al lado:
Marcaremos las que deseemos enlazar y pulsaremos añadir.