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Edición Web con el Gestor Web Institucional de la UCM

Guía de apoyo a la edición Web

4.1 Aplicación de archivos

En este tema vamos a ocuparnos sobre cómo se realiza la gestión de documentos con el gestor y las facilidades que este nos ofrece para crear listados de enlaces. Esto se concentra en dos herramientas:

  • La Aplicación Archivos.
  • El Widget "Documentos y Enlaces".

Ambos están estrechamente relacionados:

  • La aplicación de Archivos es el punto de entrada para almacenar todo tipo de archivos que luego enlazaremos desde nuestras páginas web.
  • El widget de Documentos y enlaces es una herramienta para facilitar la inclusión de listados de enlaces tanto a archivos como a páginas web.

 

4.1.1 Motivación

Hagamos un pequeño repaso a la antigua gestión de archivos del gestor web. Había dos posibilidades de subir archivos:

  • Subirlos desde un widget de texto, en cuyo caso quedaban vinculados a la página en concreto y se perdía completamente el control sobre dichos archivos, pues no se podían borrar y aunque se borrara la página, los mismos permanecían.
  • Usar el widget de descargas, mediante el cual se podían controlar los archivos que se subían y se podian actualizar y borrar, pero su gestión iba asociada a cada widget concreto. El problema es que si en un momento dado borrabamos un widget con el que habiamos subido un conjunto de archivos, la gestión de dichos archivos quedaba inaccesible y ya no se podían borrar.

Mediante la Aplicación Archivos se busca dar una solución integral que unifique la gestión de archivos y además abrir un abanico nuevo de posibilidades, que permita una gestión más potente de los mismos, incluyendo en un futuro nuevas funcionalidades como etiquetado, estadísticas de descargas, etc.
 

4.1.2 Acceso

Para acceder a la Aplicación Archivos tendremos diversos caminos:

  1. Desde Mi escritorio: navegando identificados y pulsando sobre nuestro nombre accedemos a nuestro escritorio. En nuestro escritrorio seleccionamos Aplicaciones web -> Archivos y ahí seleccionaremos el website entre los que tenemos permisos de edición:

    Acceso a Aplicación Archivos desde Escritorio
     

    Bombilla

     

    Usando esta opción iremos a un listado de las páginas que tiene nuestro website y desde allí seleccionaremos aquella página en la que queremos gestionar los archivos.
     

     

  2. Desde las herramientas de edición de la página, en la parte inferior del Gestor UCM, encontraremos el enlace Archivos:

    Acceso Aplicación Archivos desde el Gestor

     
  3. Desde un widget de texto al insertar cualquier elemento mediante los botones Insertar medio Botón insertar medio o Insertar enlace Botón insertar enlace.
  4. Desde el widget de Documentos y enlaces, al seleccionar la opción Añadir elemento -> Documentos.

 

Mediante las tres últimas formas de acceder, iremos directamente al listado de archivos que contiene la página donde nos encontramos.

 

4.1.3 Uso de la aplicación Archivos

Cuando entramos a través de Mi escritorio -> Aplicaciones web -> Archivos encontraremos un listado de todas las páginas web que forman nuestro website. Dependiendo del website, este listado de páginas puede ser muy largo y ser difícil encontrar la página o el elemento que queremos gestionar. Para ello, la aplicación nos ofrece diversas posibilidades de localizar el contenido:

 

Archivos. Búsqueda

 

Por un lado, presenta un cuadro de búsqueda, en el que podemos buscar por nombre de archivo.

Algunas observaciones importantes al respecto de la búsqueda:

 

Cierre admiración

  • La búsqueda se realiza por el título que hayamos asignado a un archivo, el cual no tiene por qué coincidir con el nombre del archivo.
  • A día de hoy, la búsqueda de archivos no admite búscar por extensión, sin embargo se permite la busqueda por subcadenas del nombre y no distingue entre mayúsculas y minúsculas.
  • No se puede buscar por el nombre de páginas web, sólo por el título de archivos.

 

Los resultados de la búsqueda, se mostrarán como un listado de páginas que contienen archivos que coinciden con nuestra cadena de búsqueda:

 

Resultados de búsqueda de archivos

Si pinchamos en una de ellas, se mostrará el listado de archivos que contiene.

El botón llamado Vista de árbol permitirá ir desplegando una vista del árbol de las páginas que forman nuestro website. Nos mostrará inicialmente un listado de las páginas que cuelgan de la portada del website (incluyendo la portada) y junto a ellas habrá un icono Icono árbol de páginas que si se pincha en él, desplegaría el listado de páginas hijas que cuelga de esa página.

 

Archivos árbol páginas

 

Se podría pinchar en el nombre de la página padre o en el de cualquiera de las hijas para acceder al listado de archivos cargados en ellas.

 

Cierre admiración

Desafortunadamente, a día de hoy esta vista de árbol sólo nos permitirá entrar en un primer nivel de profundidad. Si hubiera páginas en niveles inferiores no podremos acceder a ellas con este sistema.

 

Desde cualquiera de estas vistas, podríamos volver en cualquier momento al listado completo de páginas, pulsando en Mostrar páginas o en el botón Vista alfabética.

Pinchando ya en una página concreta, se nos mostrará el listado de archivos que hayan sido subidos a esa página (si los hubiera).

 

Subir nuevos archivos

En cualquier momento podemos subir nuevos ficheros de dos maneras:

  1. Arrastrándolos sobre el área marcada con líneas discontinuas
  2. O bien podemos hacer clic en el área o en el icono de la nube con la flecha, para así abrir un explorador de archivos y seleccionar el archivo o archivos que deseemos cargar.


Podemos cargar multiples archivos de una sola vez: durante unos instantes, mientras son cargados, se nos mostrará la cola de subidas con el progreso de los archivos:

Carga de archivos

 

Bombilla

Todos los archivos que se suban, son escaneados por la plataforma de antivirus durante el proceso de subida, garantizando en gran medida que estén limpios de virus.
En caso de que contuviesen virus, saldría una advertencia y serían rechazados.

 

 

Listado de archivos

En la página con el listado de archivos, encontramos los siguientes elementos:

Listado de archivos

 

En la parte superior encontraremos:

  • Parte superior izquierda: Información sobre el número de archivos subidos a la página (ficheros subidos).
  • Parte superior derecha: Visibilidad de la página: Visible o Borrador.
  • Iconos (en la segunda línea):

    Iconos gestión de archivos
    • Subir fichero
    • Vista formato lista
    • Vista por pares
    • Vista formato ficha.
  • Por último en la parte derecha encontraremos el botón para volver al listado de Páginas.

 

La vista por defecto es el formato lista y probablemente la que más útil resulte, pero en un futuro se podrían implementar otras vistas que pudieran aportar otros detalles de los archivos.

En cada uno de los archivos subidos, nos encontraremos con la siguiente información:

Información sobre archivos

  • Extensión del archivo.
  • Icono del tipo de archivo o si fuera posible, una vista previa de su contenido.
  • Título que le hemos asignado al archivo
  • Bajo el título encontraremos la descripción si la hemos añadido y, bajo esta, encontraremos un icono de un ojo, que en caso de estar verde significará que el archivo está Activo o visible. En caso de que esté rojo, el archivo estaría inactivo o No visible.
  • El icono de una flecha nos permitira acceder a la URL del archivo, si pinchamos se abrira una nueva pestaña accediendo a su dirección. También podemos usarla para obtener su URL pulsando encima con el botón derecho del ratón y seleccionar Copiar dirección del enlace.
  • A la derecha de la flecha encontraremos:
    • El tamaño que ocupa el fichero.
    • La fecha en que se creó.
    • El nombre de la persona que lo subió.
    • y tres puntos ... en los cuales, si pinchamos, se nos mostrarán las operaciones que podemos hacer con el:

 

Operaciones con Archivos

 

 

4.1.4 Operaciones con los archivos

Clicando sobre los tres puntos se despliegan las siguientes opciones:

  • Modificar (permite gestionar los atributos y opciones principales del archivo).
  • Permisos (podemos restringir el acceso a un archivo a un grupo de usuarios, a un colectivo o a la Red UCM).
  • Apariencia (mediante esta opción podemos establecer si el archivo se visualizará o se descargará).
  • Estadísticas (muestra las estadísticas de las descargas de cada uno de los archivos).
  • Mover (permite mover archivos entre Websites y páginas web).
  • Eliminar (esta opción eliminará de forma definitiva el archivo. Cuando pulsemos en ella, se nos pedirá confirmación de la eliminación del archivo (botón Eliminar) o bien podremos Cancelar y volver al listado de ficheros).

 

4.1.4.1 Modificar

Desde esta opción podremos gestionar los atributos y opciones principales del archivo. Si pinchamos en modificar, veremos la siguiente ventana:

 

Opciones y atributos del archivo

En la misma se nos mostrara la vista previa o icono del tipo de archivo.

Inmediatamente debajo, encontramos un área en que podremos arrastrar un nuevo archivo para sustituir el ya existente, de forma que por ejemplo, si actualizaramos un documento con una nueva revisión no sería necesario borrar el antiguo y subir uno nuevo, bastaría con reemplazarlo.

Encontraremos también a la derecha la extensión del archivo, los "tres puntos" con el resto de operaciones que podemos hacer sobre él y un enlace de descarga que nos permitirá acceder a su URL.

Por debajo de esto encontraremos:

  • Título: Es un nombre que le queremos asignar al archivo, no tiene por que coincidir con el del fichero que hemos subido.

  • URL amigable: Nos permite modificar la ruta de descarga del archivo, por ejemplo para simplificarla, pues muchas veces los nombres de los archivos pueden ser muy largos. El formato de la URL amigable ya se encuentra normalizado para evitar problemas con el acceso al archivo por parte de los navegadores, pues se retirarán caracteres especiales, acentos, espacios, etc.

  • Descripción: La descripción puede ser de utilidad para mostrar información sobre el contenido del archivo, su revisión o simplemente contener una lista de palabras clave que permitan localizarlo con facilidad.

Por debajo, en el siguiente bloque encontraremos de izquierda a derecha:

  • Programar visión: Desde estos campos se podría definir un rango de fechas entre las que el archivo estuviera disponible y fuera de ese rango, no se permitiría el acceso al mismo. Por ejemplo, esto nos podría ser de utilidad si quiseramos que un documento solo estuviera disponible durante el plazo de vigencia de una convocatoria.

    Cierre admiraciónSi se pincha en las casillas se muestra un calendario para seleccionar las fechas, sin embargo actualmente esta opción presenta problemas técnicos y no está funcionando. Para introducir las fechas, habría que hacerlo a mano, escribiéndolas en las correspondientes casillas de Inicio y Final.


     
  • Estado: En cualquier momento podemos establecer que el archivo pase a inactivo y dejaría automáticamente de estar disponible para la descarga. Puede que en un momento dado un archivo ya no este vigente y no queremos que se pueda descargar, sin embargo nos puede interesar conservarlo como un histórico o repositorio. Si intentaramos acceder mediante su URL se nos mostraría un error:

    Mensaje de Error de descarga
     
  • Visibilidad: Podemos restringir el acceso a un archivo de forma similar a como lo hacemos para las páginas web. Si establecieramos visibiliad Privada se nos mostraría la siguiente ventana:

    Visibilidad archivos

 

Como vemos, las restricciones son similares a las de las páginas web. Se puede restringir por grupos de usuarios definidos en el website donde se encuetra el archivo, por los colectivos predefinidos (PAS, PDI, Usuarios externos, Usuarios identificados en la web y estudiantes), permitir solo el acceso desde ordenadores conectados a la red UCM o una combinación de ellas.

Una vez hayamos terminado de modificar los atributos del archivo pusaremos en Aceptar modificación.

 

4.1.4.2 Permisos

Esta opción nos conduciría directamente a establecer la Visibilidad del archivo según acabamos de ver, por lo que no vamos a entrar en más detalle.

 

4.1.4.3 Apariencia

Mediante esta opción podemos establecer si el archivo se visualizará o se descargará.

La opción nos mostrará la siguiente ventana:

 

Apariencia archivos

 

En la misma podremos seleccionar si el archivo se va a descargar: Descargar documento para guardar

O bien si se mostrará mediante un visor interno, dentro de una página web: Visualización mediante visor.

En el caso de que seleccionemos esta última opción, tendremos la opción de mostrar los atributos que deseemos del archivo. Para ello bastará que marquemos las casilla checkbox que se encuentran junto a cada uno de ellos.

Se mostrará un resumen, de las opciones habilitadas para el archivo.

 

BombillaNo debemos tener miedo a usar la opción de Visualización mediante visor, pues en caso de que el formato de archivo no fuera compatible con los visores internos soportados por la web, se ignoraría esta configuración y se descargaría como si hubieramos marcado la opción de Descargar documento para guardar.

 

Cuando hayamos finalizado de configurarlo, pulsariamos en Guardar apariencia.

El aspecto que tendría el documento cuando lo visualizamos usando el visor sería el siguiente:

 

Visualización de documento mediante visor

 

Si hemos habilitado distintos atributos del archivo para que se muestren, estos aparecerían al lado derecho de la visualización del mismo. En caso de no haber habilitado que se mostrara ningún atributo, la visualización del archivo ocuparía todo el marco.

 

Cierre admiraciónEn el caso de dispositivos móviles, las versiones de los navegadores de este tipo de dispositivos pueden tener problemas al usar el visor de archivos. Para evitar que en esos casos no se pueda acceder al contenido del archivo, se incluye en la parte inferior de la página un enlace para su descarga. De esta forma si en esos dispositivos hubiese cualquier problema  al visualizarlo desde el navegador, se podría descargar y abrir con el programa correspondiente que permitiera visualizarlo.


 

4.1.4.4 Estadísticas

Mediante esta opción se muestran estadísiticas de las descargas de cada uno de los archivos. El aspecto que tendrá es el siguiente:

 

Estadísticas de descargas

 

Como se puede observar, se puede establecer un rango de fechas para ver los accesos que ha tenido en ese periodo. Mostrar últimas estadisticas, nos devolveria a los accesos más recientes al archivo.

En la parte inferior el correspondiente botón nos permitiria Exportar los datos a un archivo tipo Excel.

 

BombillaAunque el archivo de exportación tiene extensión xls, realmente los archivos web que se exportan tienen un contenido html (de la misma forma que pasa en los registros de formularios y otros sitios), por lo que Excel mostrará una advertencia de concordancia de tipos al abrirlo. Debemos de responder, que SI lo deseamos abrir de todos modos.

 

4.1.4.5 Eliminar

Como su propio nombre indica, esta opción eliminará de forma definitiva el archivo. Cuando pulsemos en ella, se nos pedirá confirmación de la eliminación del archivo (botón Eliminar) o bien podremos Cancelar y volver al listado de ficheros.

Se nos mostrará un mensaje de confirmación en el que se indicara el código de identificación que tenía el archivo.

 

Cierre admiraciónEs importante ser conscientes de que, aunque en una página web retiremos un enlace a un archivo, esto no implica que el archivo haya desaparecido, de hecho podría estar enlazado desde otras páginas y dado que su URL serguira estando disponible buscadores como Google lo seguirán mostrando en sus resultados de búsqueda. Para retirar de forma definitiva un archivo, deberemos acudir a la aplicación de Archivos y eliminarlo usando esta opción. Por ejemplo, esto podría sernos útil en casos que se nos solicite la retirada de una archivo por vulneración de la Ley de Protección de Datos, pues la retirada de su enlace de nuestro website no sería suficiente.

 

4.2 Widget de documentos y enlaces

4.2.1 Introducción

El widget de Documentos y enlaces es una herramienta que tiene el fin de facilitar la creación de listas de enlaces, tanto a archivos como a páginas web.

Lo que hace, podría igualmente realizarse desde por ejemplo un widget de texto, pero el fin de este widget es simplificar y agilizar dicha tarea.

Sustituye a los antiguos widgets:

  • Descargas: que permitían subir y gestionar listas de archivos.
  • Navegación.
  • Árbol de páginas que permitían crear enlaces de páginas hijas.

La creación de este tipo de listados de enlaces queda actualmente unificada en el widget de Documentos y enlaces.
 

4.2.2 Uso y Configuración

Como con los restantes widgets, basta con arrastrarlo desde las herramientas de edición web a un contenedor. Después pulsaremos la rueda dentada para configurarlo:

 

Configuración del widget documentos y enlaces

 

Como en otros widgets del gestor, encontraremos la opción de establecer un título y el correspondiente checkbox que permite hacerlo visible o no.

Justamente debajo, encontraremos "Añadir elemento" que presenta las siguientes opciones:

  • Paginas hijas: Permite añadir un listado de enlaces a las páginas hijas de la página actual.
  • Enlace: Permite añadir manualmente un enlace especificando la URL.
  • Documentos: Permite subir un archivo y enlazarlo.
  • Galeria imágenes: Permite añadir un enlace al album de alguna de las galerías que esten subidas a nuestro website.

Cada uno de ellos diferirá ligeramente en la forma de añadirlo. En la siguiente captura mostramos un widget con los distintos tipos de elementos añadidos:

 

Tipos de archivos

 

Como se puede observar, cada tipo de elemento incluye un icono que lo identifica, segun sea una página hija, enlace, galería o archivo.

Todos los enlaces que se añadan al widget de Documentos y enlaces mostrarán opciones similares:

 
  • Mantener título del Documento: permite que se respete el título y descripción que hayamos asignado al elemento en la Aplicación Archivos en lugar de los que fijemos localmente en este widget.

    BombillaEl uso de la opción Mantener titulo del Documento viene motivada por tener un punto único central de edición de los atributos del Título y la Descripción . En el caso de los Archivos este sitio sería en la Aplicación de Archivos, de forma que si tenemos que actualizar la descripción o nombre de un archivo porque se ha hecho una revisión del mismo, al usar esta opción se actualizaría automáticamente en todos los widgets de documentos y enlaces donde estuviera enlazado. Si enlazamos desde varios widget un mismo archivo y en cada uno asignamos un titulo y descripción distintos, podemos tener información inconsistente.
     
  • Operaciones: Ofrece algunas opciones que se pueden realizar con el elemento, en concreto las siguientes:
    • Ver el enlace, que normalmente mostraría la URL a la que apunta el elemento. En el caso de tratarse de un elemento de galerías y páginas hijas, en vez del enlace sólo se vería el nombre de la página o galería..
    • Modificar título, permite definir un Titulo y descripción para ese elemento, especificos para este widget en concreto, independiente de los que tuviera definidos el elemento original.
    • Eliminar, que suprimiría el elemento de la lista.
       
  • Nueva ventana, casilla que hara que cuando se pinche en el enlace, se abra una nueva ventana del navegador en vez de mantenerse en la misma pestaña.
  • Visible, casilla que permitira ocultar o mostrar un elemento según nos interese.

 

Tras añadir los elementos que deseemos, pulsaremos en Aceptar.

Es aspecto del widget una vez publicado sería el siguente:

 

Vista web widget documentos y enlaces

 

La apariencia del mismo puede ser ligeramente modificada desde la configuración del widget, usando la pestaña apariencia:

 

Opciones de apariencia del widget documentos y enlaces

 

Las opciones de que disponemos, nos permitirán la visualización en formato lista vertical u horizontal. Añadir un marco alrededor del widget y mostrar u omitir las descripciones de los elementos.

Una vez realizado los cambios, pulsaremos en Aceptar y Cerrar.

Por ejemplo, el aspecto que tendría con vista horizontal, con marco y sin descripciones:

 

Ejemplo vista documentos y enlaces

 

4.2.3 Añadir Elementos

 

4.2.3.1 Páginas hijas

Si seleccionamos esta opción, nos permitirá añadir un listado de enlaces a las páginas que cuelgan de la que estamos en la jerarquía de páginas. Para ello se nos mostrará un listado de las páginas con un checkbox a su lado que nos permitirá marcar cuales queremos incluir.

 

Páginas hijas

 

Pulsaremos añadir para generar los enlaces. Se nos mostrará entonces el siguiente aspecto:

 

Añadir páginas hijas

 

En este caso al tratarse de páginas, normalmente se mostraría el Título y Descripción que tienen asignados desde la sección Configuración de la página. Si especificaramos algún valor usando la opción Modificar (pulsando sobre los "tres puntos") este valor sustituye a los originales. Cuando hayamos rellenado los valores, nos debemos acordar de pulsar el botón Cambiar, si no los cambios no se guardarían.

 

Cambiar título y descripción de documentos y enlaces

 

 

4.2.3.2 Enlaces

Si seleccionamos añadir este tipo de elemento, el widget nos permitirá añadir enlaces a mano en los que especificaremos la dirección URL de los mismos:

 

Enlaces

Especificaremos un Título, una Descripción y lo más importante, su URL. Pulsaremos en Añadir.

 

 

4.2.3.3 Documentos

Esta opción nos permite subir directamente archivos para enlazarlos.

Cuando la seleccionamos, se abrirá directamente una ventana de la aplicación de Archivos para que agreguemos el documento que queremos enlazar.

En dicha ventana podremos cargar el archivo, bien sea arrastrandolo a la zona inferior o bien pulsando sobre el icono de la flecha sobre la nube.

Una vez cargado el archivo, deberemos seleccionarlo para que se agregue al widget, para ello habría que hacer clic sobre el icono del mismo:

 

Documentos

 

 

4.2.3.4 Galería de imágenes

Mediante este elemento se nos ofrecera mostrar enlaces a las diversas galerías que tengamos disponibles en nuestro website, para ello se listan las galerías con un checkbox al lado:

 

Insertar enlace a Galería de imágenes

 

Marcaremos las que deseemos enlazar y pulsaremos añadir.