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Edición Web con el Gestor Web Institucional de la UCM

Guía de apoyo a la edición Web

8.1 Introducción

Este apartado informa sobre la configuración de los datos generales de los formularios y de los elementos o campos disponibles con los que podemos construirlos. También podemos ver cómo insertarlos en nuestra web con el widget "Formulario" y cómo consultar los datos enviados por los usuarios.

 

8.1.1 Acceso a los formularios

Una vez que nuestro usuario está validado en la web, hay dos formas de acceder a los formularios:

  1. Tecleo la url de mi sitio web y si tengo permisos de edición sale el botón “editar” en la parte superior. Al pulsar aparece el menú de edición, que contiene un enlace a nuestros formularios del website que estamos editando en ese momento:

    Gestor UCM. Formularios
     
  2. La otra opción sería, identificados en la web UCM pulsamos sobre nuestro nombre para acceder a Mi escritorio y, desde allí, a Aplicaciones Web:

    Aplicaciones Web

    En Aplicaciones autorizadas tenemos la opción Formularios, que nos mostrará un listado de los website donde estamos autorizados para crear un formulario. Entramos en el que nos interese de la lista.

    Listado websites autorizados para crear formularios

    Dependiendo de si ya tenemos algún formulario para ese sitio o no, nos aparecerá únicamente Crear nuevo formulario o aparecerá además una lista de los formularios ya creados.

    Formularios Website

 

8.2 Configuración general

Para hacer uso de un formulario, en primer lugar tenemos que crearlo desde la aplicación Formularios, clicando en "Crear nuevo formulario".

 

Crear formulario

 

Cuando pulsamos en "Crear nuevo formulario" la aplicación nos lleva a la configuración de los datos generales del formulario.

La configuración de los datos generales de los formularios nos permite:

  • Editar la cabecera (Título del formulario y descripción).
  • Editar el pie de formulario (texto sobre protección de datos).
  • Editar mensaje a mostrar tras envío.
  • Configurar la recepción de envíos (añadir correos electrónicos donde recibiremos los formularios enviados).
  • Título remitente correo electrónico (Título del remitente de la copia del formulario que recibe el usuario. Para que le llegue copia al usuario tenemos que añadir al formulario el campo predefinido "contacto: Correo electrónico"). 
  • URL destino formulario: URL de la página donde queremos que lleve el navegador una vez que se envíe el formulario.
  • Seleccionar el ámbito del formulario (Web - Solo UCM).
  • Seleccionar el estado (Activo - No activo).
  • Programar disponibilidad (rango de fechas cuando el formulario estará disponible).
  • Limitar el número máximo de registros (cuando el número de formularios enviados alcance ese número, el formulario se cerrará).
  • Poner un prefijo en el código de registro (se asignará a cada registro un código único con el prefijo que hayamos elegido).
  • Limitar el envío del formulario a una sola vez por ordenador. (requiere el uso de cookies).
  • Envío al correo los datos registrados en un fichero PDF adjunto.
  • Incluir un fichero PDF adicional

 

8.2.1 Cabecera del formulario

La cabecera del formulario contiene un Título y una Descripción.

La Descripción es una caja de texto (similar a un widget de texto) que puede contener la siguiente información:

  • Finalidad del formulario.
  • Quiénes somos.
  • Instrucciones para cumplimentarlo.
  • Imágenes...

 

cabecera formulario modo edición
Cabecera de formulario en modo edición

 

cabecera formulario en Web
Cabecera de formulario en la web

 

8.2.2 Pie del formulario

El pie del formulario contiene la Información básica de Protección de Datos y el botón "Enviar".

 

Protección de Datos

  • Protección de Datos con Texto Predeterminado: permite seleccionar una opción en el desplegable para mostrar el correspondiente texto predeterminado. 
    Dependiendo del tipo de datos de nuestro formulario elegiremos el ámbito correspondiente: Becas y ayudas al estudioJornadas y eventosSugerencias y quejas, etc. para que el texto se ajuste a nuestra categoría de datos. Ante la duda puede contactar con la Delegada de Protección de Datos.
  • Protección de Datos Manual: la última opción del desplegable "Otra (especificar)" muestra la caja de texto "Protección de Datos Manual" que permite una redacción personalizada del texto informativo sobre la protección y tratamiento de los datos.

 

Texto manual protección de datoa
Edición manual del texto Protección de datos

 

8.2.3 Mensaje a mostrar tras enviar el formulario

La caja de edición de texto "Mensaje a mostrar tras enviar el formulario" nos permite editar el mensaje que se mostrará en la pantalla después del envío.

El usuario, después de pulsar el botón Siguiente, puede revisar los datos y Volver al formulario para corregirlos, cancelarlos o Enviar datos. Una vez enviados la página web mostrará el Mensaje y el botón "Descargar PDF" que permite la descarga del formulario enviado.

 

Mensaje a mostrar tras envío de formulario
Mensaje tras envío de formulario

 

8.2.4 Correo electrónico recepción envíos

Podemos añadir los correos electrónicos que recibirán los registros de los formularios enviados. A los emails indicados les llegará un email por cada formulario enviado.

Para añadir varias direcciones separar con "punto y coma" ; (correo1@ucm.es;correo2@ucm.es;correo3@ucm.es).

 

Correos para recepción de envíos

 

8.2.5 Título remitente correo electrónico

Aquí podemos indicar el título del remitente de los emails que recibimos cuando se envía el formulario.
Opcional. Por defecto: 'Formulario UCM'.

 

8.2.6 URL destino formulario

URL de la página donde queremos que lleve el navegador una vez que se envíe el formulario.

 

8.2.7 Ámbito

Seleccionar lo que corresponda:

  • Web (Formulario para cualquier usuario de la Web).
  • UCM (Formulario restringido a usuarios UCM).

 

8.2.8 Estado

Seleccionar lo que corresponda:

  • Activo: El formulario se visualiza en la Web.
  • No activo: El formulario no se visualiza

8.2.9 Programar disponibilidad

Permite establecer el período durante el cual el formulario estará disponible.

 

Opciones avanzadas

Cuando pulsamos en "Opciones avanzadas", al final de la configuración de los datos generales del formulario, podemos configurar las siguientes opciones:

Enlace a opciones avanzadas de la configuración general de formularios

 

8.2.10 Límite máximo de registros

Si se indica un número, cuando el número de formularios enviados alcance ese número, el formulario se cerrará y no se podrán rellenar más formularios.

Límite máximo de registros

 

Este es el mensaje que aparece en la página cuando se ha llegado al límite:

Mensaje de número máximo de registros

 

8.2.11 Prefijo del código de registro

Por ejemplo, el prefijo "UCM-" asignará a cada registro un código con un número único generado con el formato "UCM-XXXXX"

 

8.2.12 Limitar el envío del formulario a una sola vez por ordenador. (Uso de cookies)

Requiere aceptar el uso de cookies en nuestro dispositivo.

 

8.2.13 Envío al correo de los datos registrados en un fichero PDF adjunto.

Cuando seleccionamos esta casilla de verificación se despliegan las siguientes opciones:

  1. PDF: Mensaje inicial (podemos definir un mensaje, al principio del PDF, que recibirá el usuario después de enviar el formulario cumplimentado).
  2. PDF: Mensaje final (podemos definir un mensaje al final del PDF).
  3. PDF: Instrucciones - Hoja aparte (espacio para incluir instrucciones).
  4. Incluir en el PDF un espacio para firmar.
  5. Incluir en el PDF la fecha del envío de los datos registrados.
  6. Generación de 2 copias en PDF, una para el interesado y otra para la universidad.
  7. Respetar el diseño del formulario en el PDF, poniendo los campos en las filas definidas.

8.2.14 Incluir fichero PDF

  • Sin fichero (en el propio correo).
  • Como fichero adjunto.
  • Concatenado al fichero generado con los datos del registro.

Incluir PDF adicional

Estas opciones permiten incluir un archivo PDF que llegará al correo electrónico del usuario, bien como fichero adjunto o bien concatenado al fichero PDF generado con los datos rellenados en el formulario.
 

Guardar datos generales

Una vez completados los datos generales del formulario, pulsamos sobre el botón "Guardar datos generales", entonces nos saldrá un mensaje que nos confirma que los cambios han sido realizados correctamente. Procederemos a pulsar en "Editar campos" para construir el formulario (preguntas/respuestas).

 

Confirmación de cambios realizados correctamente

 

 

8.3 Privacidad y protección de datos personales

8.3.1 Finalidad del formulario

Los formularios deben tener fines específicos que debemos comunicar a las personas al recopilar sus datos (limitación de finalidad). Podemos insertar esta información en el apartado "Descripción", que se encuentra debajo del título, en la página de "datos generales". La información debe ser sea concisa, fácilmente accesible y fácil de entender, con un lenguaje claro y sencillo.

Podemos usar este apartado de descripción para incluir también otro tipo de información, como por ejemplo, quiénes somos, instrucciones para cumplimentarlo, una imagen de cabecera...

 

Datos generales de formulario
Aplicación Formulario: campo "Descripción" (en datos generales) con imagen de cabecera, texto con la finalidad del formulario y texto explicativo para ayudar a cumplimentarlo.

 

Cabecera formulario
Cabecera del formulario

 

8.3.2 Tipos de datos

Los datos personales son cualquier información relativa a una persona física viva identificada o identificable. Las distintas informaciones, que recopiladas pueden llevar a la identificación de una determinada persona, también constituyen datos de carácter personal.

Toda persona tiene "la facultad de controlar sus datos personales y la capacidad para disponer y decidir sobre los mismos".

Ejemplos de datos personales

Nombre y apellidos, domicilio, dirección de correo electrónico, del tipo nombre.apellido@empresa.com, número de documento nacional de identidad, datos de localización (como la función de los datos de localización de un teléfono móvil), dirección de protocolo de internet (IP), el identificador de una cookie, el identificador de la publicidad del teléfono, los datos en poder de un hospital o médico, que podrían ser un símbolo que identificara de forma única a una persona.

Ejemplos de datos no considerados personales

Número de registro mercantil, dirección de correo electrónico, del tipo info@empresa.com, datos anonimizados (desvinculados de los datos personales, hasta el punto que la identificación personal a partir del dato anonimizado no sea posible).

Datos sensibles

Los siguientes datos personales se consideran "sensibles" y están sujetos a condiciones de tratamiento específicas:

  • Datos personales que revelen el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas.
  • La afiliación sindical.
  • Datos genéticos, datos biométricos tratados únicamente para identificar un ser humano.
  • Datos relativos a la salud.
  • Datos relativos a la vida sexual u orientación sexual de una persona.

(Artículo 4, apartados 13, 14 y 15, y artículo 9; considerandos 51-56)

 

8.3.3 Tratamiento de los datos

8.3.3.1 Información al usuario

En el momento de recopilar los datos, debemos informar claramente a las personas de las que se recopilan datos, por lo menos lo siguiente:

  • Quiénes somos (información de contacto y la de su delegado de protección de datos).
  • Para qué utilizarán sus datos personales (finalidad).
  • Durante cuánto tiempo conservarán los datos.
  • En su caso, la existencia de decisiones automatizadas y la lógica aplicada, además de las consecuencias que conlleva.
  • La justificación jurídica del tratamiento de los datos.
  • A qué destinatarios se comunican sus datos.
  • Cuáles son sus derechos cuando nos comunican los datos.
  • Cómo ejercer los derechos de su titularidad.

(Artículos 12, 13 y 14 y considerandos 58-62, del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo)

Podemos redactar esta información en el apartado "Protección de Datos Manual" de la página de "datos generales" o seleccionar la opción correspondiente en el desplegable "Protección de Datos" con lo que se mostrará el texto predeterminado correspondiente.
Dependiendo del tipo de datos de nuestro formulario elegiremos el ámbito correspondiente: formación permanente, acción social, investigación, etc. para que el texto se ajuste a nuestra categoría de datos. Ante la duda puede contactar con la Delegada de Protección de Datos.

 

Protección de datos texto manual
La ilustración muestra el campo "Protección de Datos Manual" vacío porque hemos elegido la última opción del desplegable "Otra (especificar)" Aquí se muestra la caja de texto "Protección de Datos Manual" que permite una redacción personalizada del texto informativo sobre la protección y tratamiento de los datos.

 

8.3.3.2 Principios básicos

Los datos personales deben tratarse de forma lícita y transparente, garantizando la lealtad hacia las personas cuyos datos se están tratando (licitud, lealtad y transparencia).

Deben tener fines específicos que debemos comunicar a las personas al recopilar sus datos (limitación de finalidad).

Cuando se necesiten datos personales, estos deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para el fin (minimización de los datos).

Exactos y, si fuera necesario, actualizados; se adoptarán todas las medidas razonables para que se supriman o rectifiquen sin dilación los datos personales que sean inexactos con respecto a los fines para los que se tratan (exactitud).

Debe garantizarse que no se conservaran más tiempo del necesario para los fines para los que fueron recopilados (limitación del plazo de conservación).

Deben establecerse garantías técnicas y organizativas apropiadas que garanticen la seguridad de los datos personales (integridad y confidencialidad).

 

8.3.3.3 Figuras responsables

Una administración pública tiene la obligación de designar un delegado de protección de datos (DPD), sin embargo, puede nombrarse un único delegado de protección de datos para varios organismos públicos. Deberá, asimismo, garantizar que se han aplicado las medidas técnicas y organizativas apropiadas para asegurar los datos personales.

El responsable del tratamiento determina los fines y los medios relacionados con el tratamiento de los datos personales. De modo que, si usted decide «por qué» y «cómo» deberán tratarse los datos personales, usted es el responsable del tratamiento.

El encargado del tratamiento trata los datos personales únicamente por cuenta del responsable del tratamiento.

Ante cualquier duda puede contactar con la Delegada de Protección de Datos.

La información de protección de datos de la universidad está enlazada de forma pública, en el pie de página de toda la web.

Pie de página

 

8.4 Campos del formulario

Acabada la configuración general del formulario, el siguiente paso es ir a la configuración de los campos.

 

Ir a configurar el formulario

 

Si ya no estamos en la configuración general, podemos acceder a su configuración desde la aplicación de Formularios, pinchando en el enlace Gestionar del formulario que vamos a elaborar.

 

Gestionar formulario

 

En esta página, se nos mostrarán un listado de los campos, los cuales podemos ir incorporando para componer nuestro formulario, además de una vista previa que va mostrándose a medida que añadimos nuevos campos y opciones.

 

Campos y opciones del formulario

 

 

Campos de Formulario

Hay 2 tipos de campos:

  1. Están los campos libres, donde podemos añadir cualquier contenido.
  2. Campos predefinidos, donde automáticamente se añaden los campos necesarios. Estos predefinidos tienen una configuración previa.

 

Los distintos elementos o campos con los que podemos construir formularios son:

  1. Línea de texto (text).
  2. Caja de texto (texarea).
  3. Listas de opciones:
    1. Lista de opciones desplegable (select).
    2. RADIO (lista de opciones excluyentes).
    3. CHECKBOX (lista de opciones no excluyentes).
  4. Adjuntar archivo.
  5. Adjuntar múltiples archivos.
  6. Fecha.
  7. Hora.
  8. Título y descripción (similar al widget de texto).
  9. Salto de página.

 

8.4.1 Línea de texto

Línea de texto

 

Los campos de texto de una línea muestran una línea vacía donde el usuario puede escribir cualquier texto.

Podemos insertar los siguientes campos predefinidos:

NombreApellidosCorreo electrónicoDNIDirección

Cuando navegamos identificados como usuarios UCM, determinados campos mostrarán contenido de manera automática (nombre, apellidos, correo electrónico).

El campo Correo electrónico permite al usuario añadir un email donde recibirá un registro del formulario enviado.

 

Correo electrónico
Ejemplo campo "línea de texto" predefinido "correo electrónico"

 

8.4.2 Caja de texto

Caja de texto. Título

 

Las cajas de texto son campos de texto de varias líneas.

Estos campos se utilizan, no sólo porque no podamos prever la extensión, sino porque se trata de campos abiertos en los que dejamos al usuario expresarse sin limitaciones.

 

Ejemplo de caja de texto
Ejemplo campo "caja de texto"

 


 Bombilla

Cómo configurar un campo de texto

 


 

8.4.3 Lista de opciones desplegable

Lista de opciones desplegable

 

Cuando desplegamos la lista se muestran todas las opciones pero solo permite seleccionar un valor.

Podemos insertar los siguientes campos predefinidos

PaísProvinciaUniversidadCentros UCMFacultadesDepartamentosDepartamentos por facultadesInstituto UniversitarioGradosMásteresDoctorado.

 

lista de opciones" predefinido "departamento por facultad
Ejemplo campo "lista de opciones" predefinido "departamento por facultad"

 

8.4.4 Radio (lista de opciones)

Campo radio

 

Los botones de radio permiten al usuario seleccionar SOLO UNA de un número limitado de opciones.
Los radio-button se utilizan cuando el usuario solamente puede escoger una opción entre las distintas opciones relacionadas que se le presentan. Cada vez que se selecciona una opción, automáticamente se deselecciona la otra opción que estaba seleccionaba:

 

Ejemplo campo "radio": lista de opciones excluyentes
Ejemplo campo "radio": lista de opciones excluyentes

 

Podemos insertar los siguientes campos predefinidos:

Cantidad económica (campo configurable. Podemos cambiar valores y añadir opciones).

 

Cantidad económica
Ejemplo campo "radio" predefinido "Cantidad económica"

 

8.4.5 Checkbox (lista de opciones)

checkbox

 

Los checkbox o "casillas de verificación" son controles de formulario que permiten al usuario seleccionar y deseleccionar opciones individualmente.
El usuario puede activar y desactivar varias opciones relacionadas, pero no excluyentes.

Checkbos ejemplo
Ejemplo campo "checkbox". Lista de opciones no excluyentes

 


 Bombilla

Cómo configurar una lista de opciciones

 


 

8.4.6 Adjuntar archivo

Adjuntar archivo

 

Permite adjuntar un sólo archivo en cualquier tipo de formato (pdf, jpg, png, docx...).

 

Adjuntar archivo

 

Como ocurre con otros campos, podemos configurarlo como obligatorio o no obligatorio, marcando la opción deseada, así como establecer dependencias con otros campos.

 

Consultar archivos enviados

Para descargar y/o consultar los archivos enviados es necesario consignar un correo electrónico. Recibiremos un email, por cada formulario enviado, en los correos electrónicos consignados en el campo "Correo electrónico recepción envíos" en "Datos generales".

Para añadir varias direcciones deben ir separadas por punto y coma (;).

 

Correo electrónico formularios

 

 

8.4.7 Adjuntar múltiples archivos

Adjuntar múltiples archivos

 

Permite adjuntar varios archivos de una sola vez.

 

 

8.4.8 Título y Descripción

Campo Título y Descripción

 

Permite mostrar información sobre la que a continuación plantearemos cuestiones, escribir un encabezado (título del campo), textos con formato, imágenes, etc. Similar al widget de texto.

Podemos usarlo, por ejemplo, para agrupar datos, situando un encabezado para cada grupo de datos (datos personales, preguntas sobre utilidad, metodología, satisfacción...), para añadir infomación explicativa, añadir imágenes, etc.

 

Ejemplo de campo en blanco
Ejemplo de campo "Título y Descripción" usado como encabezamiento de "DATOS PERSONALES".

 

8.4.9 Salto de página

Cuando tenemos formularios muy extensos, podemos dividir los campos en páginas, por las que el usuario podrá ir avanzando o retrocediendo según vaya rellenando el formulario. Además si el usuarios se ha validado en la web, podrá dejar el formulario incompleto y guardar la información que haya introducido hasta el momento para continuar en otra ocasión.

De esta forma, en el sitio donde se añada un salto de página, el formulario mostrará los botones de Anterior y Siguiente para poder navegar por el formulario. En la última página, mostrará además el botón de Enviar para finalizar el formulario. Si el usuario está registrado, le mostrará también los botones de Guardar Datos y Borrar Datos para poder gestionar los datos completados hasta el momento.

 

Salto de página
Botón "siguiente" para continuar con la siguiente página del formulario

 

Guardar datos o enviar formulario
"Guardar datos" para continuar con el formulario en otro momento o "Enviar" para finalizar el formulario

8.5 Configuración de los campos

8.5.1 Orden de los Campos del formulario

Ubicación de los campos en Filas

Los Campos del formulario pueden situarse en la misma fila o en distintas filas, si queremos reordenar los campos debemos cambiar el número de la fila deseada en el recuadro "Fila" y pulsar el botón "ordenar".

 

Campos en filas

 

Orden en una misma fila

Podemos cambiar el orden de los campos situados en una misma fila insertando el número de orden deseado en el recuadro "Orden" y pulsando en el botón "ordenar".

Cuando situemos varios campos en una misma fila, debemos observar que no resulte difícil distinguirlos (el espaciado entre elementos debe ser suficiente).

Mostrar un elemento en cada línea suele ser más legible y comprensible.

 

Orden de los campos en una fila

 

En la ilustración vemos que los campos "Dirección" y "Número" están situados en la misma fila número 8, sin embargo, el orden de lectura de la "Dirección" es el octavo, y el orden del "Número" es el noveno.

Se visualiza del siguiente modo:

 

Visualización de orden de campos de formulario

 

 

8.5.2 Configuración genérica de un campo

Los campos pueden tener cierta configuración. Para ello hay que pinchar sobre el título del campo en la lista.

 

Lista de campos

 

Hay una serie de características comunes a todos los campos que podemos configurar:

 

Características comunes a los campos

 

  • Podemos marcar si es o no es obligatorio que el usuario rellene el campo.
  • Establecer dependencias con otros campos.
  • Poner un título.
  • Facilitar instrucciones que ayuden al usuario a rellenar ese campo. Estas indicaciones deben ser textos breves y pueden servir de ayuda a personas con dificultades visuales o cognitivas.

    Instrucciones de ayuda
    Campo "Caja de texto" con línea de instrucciones de relleno del campo. Widget Formulario

    Ayuda
    Las indicaciones sobre el campo se muestran debajo del título.
     
  • Otra opción es marcar que el campo es clave, es decir, si registra un valor este no se puede repetir
    Con esta opción podemos limitar a un registro por usuario registrado en la Web, marcando como campo clave el campo de correo electrónico.

Nota: para que los cambios que se realicen queden registrados hay que pulsar sobre el botón "Guardar datos".

 

8.5.3 Configuración de un campo de texto

Las líneas de texto (text) y cajas de texto (texarea) tienen además de la configuración genérica unos campos especiales para su configuración.

 

Configuración Caja de texto

 

  • Las líneas de texto tienen tres tamaños predefinidos: pequeño, mediano y grande. 
  • Las cajas de texto tienen cuatro tamaños predefinidos: pequeño, mediano, grande y muy grande. Dependiendo de la respuesta que esperemos nos ajustaremos a uno u otro tamaño. Esto no restringe el número de caracteres que puede introducir el usuario, solo tiene un efecto visual.
  • Las instrucciones de relleno de campo permiten incluir una indicación corta que aparece sobre el campo. Se usa como ayuda para rellenar el campo.
  • Número máximo de caracteres que puede ocupar la respuesta.
  • Opciones avanzadas:
    • Excluir este campo del envío de los registros por correo
    • Campo clave - Si se marca esta opción, este campo no admitirá dos o más valores iguales registrados, sólo admitirá un valor que no podrá repetirse.
    • Emails alternativos (Si se indica algún correo electrónico y este campo se rellena desde la Web entonces se enviará copia del registro al margen del correo electrónico general del formulario).

 

8.5.4 Configuración de una lista de opciones

Podemos añadir nuevas opciones a cualquiera de las listas de opciones desplegables, checkbox o radio, desde la configuración del campo en el apartado Opción nueva.

 

Configuración de lista de opciones

 

Una vez añadidas aparecerán en la lista de opciones:

Listado de opciones

 

Desde esta lista podemos ordenar las opciones, eliminarlas pulsando la X de la derecha o configurarlas pulsando sobre ellas:

Configuración elemento lista

 

Las posibilidades de configuración que tiene una opción son:

  • Cambiar su título.
  • Indicar que aparezca seleccionada por defecto, marcando la opción de preselección.
  • Señalar que su valor es nulo y que por lo tanto no quedará registrado en el formulario cuando se seleccione esta opción.
  • Permitir establecer un listado de correos electrónicos a los que se les enviará una copia del formulario en el caso de que la opción haya sido seleccionada.

 

También podemos cargar las opciones desde un archivo CSV, que es un archivo de texto con los valores separados por comas. Una forma sencilla de crear un archivo CSV es usar tu editor de texto preferido (Word, Notepad, etc.) o un programa de hojas de cálculo (Excel) y usar la opción "Guardar como" o "Exportar".
Cuando cargamos el archivo CSV se eliminan las opciones creadas previamente.

CSV

 

Nota: para que los cambios que se realicen queden registrados hay que pulsar sobre el botón Guardar.

 

Es importante saber que los listados predefinidos no permiten añadir nuevas opciones, solo elegir si queremos que al final del listado aparezca un campo "Otro".

Campo "otro"

 

Por último, señalar que en la configuración, las listas tipo radio y checkbox, pueden indicar que sus valores aparezcan en vertical u horizontal.

checkbox vertical
Checkbox vertical

 

Checkbox horizontal
Checkbox horizontal

 

8.5.5 Eliminar campo del formulario

Si quisiéramos quitar alguno de los campos, lo podemos hacer desde el listado pinchando en la X que aparece a su derecha.

 

Eliminar campo formulario

 

 

8.5.6 Dependencias entre campos

Dentro de la configuración de los campos, podemos configurar la dependencia.

Cuando un campo depende de otro, el campo dependiente está subordinado al campo del que depende. El campo dependiente (subordinado) solo será visible cuando sea resuelto el campo del que depende.

 

EJEMPLO

Tenemos un campo "Radio" titulado "Deseas que añadamos algún tipo de contenido a la Web" con dos opciones: Si y No.
No depende de ningún otro campo.

 

Campo radio no dependiente

 

Tenemos otro campo "Checkbox" titulado "Qué tipo de contenido te gustaria que añadiésemos a la Web" con tres opciones: Vídeo, Mapas y Otros.
Este campo depende de la opción "Si" del campo anterior (solamente cuando contestamos "Si" a la pregunta anterior se mostrará este campo).

 

Campo checkbox dependiente
En el desplegable "Depende de otro campo" hemos seleccionado la opción "Si" del campo "Deseas que añadamos algún tipo de contenido a la Web".

 

Por último tenemos un campo "Línea de texto" titulado "Por favor, indica el tipo de contenido" que depende de la opción "Otros" del campo anterior: "Qué tipo de contenido te gustaria que añadiésemos a la Web". El campo "Por favor, indica el tipo de contenido" solo se mostrará cuando esté marcada la opción "Otros" del campo anterior.

El resultado es el siguiente:

 

Resultado de campos dependientes
Resultado dependencias entre campos

 

8.6 Widget de formulario

Una vez creado el formulario, podemos irnos a nuestro sitio web y seleccionar el widget de formulario y
arrastrarlo a la zona de nuestra página que nos interese.

 

Widget formulario

 

Una vez hecho esto, si damos a configurar en el mismo, nos aparecerán la lista de formularios disponibles para el website.

 

Seleccione formulario

 

Seleccionamos el formulario que hemos creado y pulsamos en Aceptar y ya podremos ver nuestro formulario.

 

Visualización de formulario

 

NOTA: Para que los cambios sean visibles públicamente, será necesario actualizar la página en la web.

 

Cerrar formulario

Para dar de baja un formulario, hay que cambiar su estado en los datos generales.

Los registros enviados hasta ese momento se conservan para su consulta.

Vamos a ver que pasos hay que seguir. Accedemos a la gestión del formulario:

gestión formulario

 

Editamos los datos generales:

 

Datos generales formulario

 

Y cambiamos su estado al valor "No activo":

 

Formulario no activo

 

 

8.7 Gestión de los formularios

En la aplicación Formularios, tenemos el listado de formularios que hemos creado. Cada fomulario muestra los enlaces que permiten gestionarlo (activarlo, desactivarlo, editarlo), ver los registros que se han hecho del mismo, autorizar a otra persona a utilizarlo o moverlo a otro sitio web.

Gestión formularios

 

La parte de gestión es la que hemos estado viendo hasta ahora. Veamos a continuación, el resto de opciones:

 

8.7.1 Consultar datos

Podemos consultar la información de los formularios enviados (datos) de varias maneras:

  • Página de resultados. El seguimiento de los datos puede hacerse:
    • Vía web, desde la própia página de resultados.
    • Realizando una exportación de los registros a un fichero Excel.
  • Correos electrónicos consignados.

 

1. Página de resultados

En Mi escritorio > Aplicaciones Web > Formularios > "Elegir Website"

Una vez elegido el Website se nos mostrará la página de "Formularios" autorizados para ese Website.

Ver registros

En nuestra página de formularios ("Formularios Website") podemos ver los formularios enviados clicando en "Ver registros".

 

Ver datos

Los registros se muestran ordenados por fecha de envío. Clicando en "Ver datos" obtenemos toda la información sobre los datos registrados. También podemos exportar los resultados a un archivo EXCEL.

 

Datos registrados

La información registrada incluye el texto de las preguntas (incluído en el campo título) y las respuestas.

 

2. Correo electrónico

Recibiremos un email, por cada formulario enviado, en los correos electrónicos consignados en el campo "Correo electrónico recepción envíos" en "Datos generales".

Para añadir varias direcciones deben ir separadas por punto y coma (;).

Direcciones

También podemos limitar el número máximo de registros indicando un número en el campo "Límite máximo de registros". Una vez alcanzado el límite, el formulario se cerrará (como se ha explicado anteriormente).

 

8.7.2 Autorizar a un usuario

Para dar permisos a una persona sobre alguno de los formularios creados, previamente ha de tener concedidos permisos de edición sobre los formularios del Website, o ser editor del Website o de algunas de sus páginas.

En la página de formularios del Website pulsamos en "Autorizar" el formulario deseado:

Autorizar formulario


Seleccionamos el usuario en el listado desplegable y pulsamos el botón "Añadir permisos"


Marcamos las casillas de verificación deseadas y pulsamos "actualizar los permisos".

Autorizar

 

 

8.7.3 Copiar y Mover formulario a otro sitio web

Si queremos hacer uso de uno de nuestros formularios en otro website, lo hacemos desde el último botón Mover, desde donde debes indicar el sitio al que queremos llevar el formulario. Solo podrás moverlo a los sitios donde tengas permiso de edición. Si lo movemos, este formulario ya no podrá volver a ser usado desde el sitio donde fue creado en origen.

Pero si lo que queremos es hacer una copia para tenerlo disponible en ambos sitios, esta opción la tenemos en la gestión del formulario.

  1. En el listado de formularios clicamos en "Gestionar".

    Gestionar formulario
     
  2. Pulsaremos el botón "copiar formulario"

    Copiar formulario
     
  3. Una página nos permitirá seleccionar el Website donde queremos copiar el formulario.

    selecciona website
     
  4. Clicamos en el Website deseado y veremos el mensaje de confirmación de copiado. Pulsamos en aceptar.

    Confirmación copia formulario
     
  5. El mensaje "¡CORRECTO!. El formulario se ha copiado correctamente." nos informa de que el formulario se ha copiado.
    El título del formulario copiado será el título del original con un guión y la palabra "copiado", por ejemplo: "Cuestionario de evaluación-copiado".