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Este apartado informa sobre la configuración de los datos generales de los formularios y de los elementos o campos disponibles con los que podemos construirlos. También podemos ver cómo insertarlos en nuestra web con el widget "Formulario" y cómo consultar los datos enviados por los usuarios.
Una vez que nuestro usuario está validado en la web, hay dos formas de acceder a los formularios:
Para hacer uso de un formulario, en primer lugar tenemos que crearlo desde la aplicación Formularios, clicando en "Crear nuevo formulario".
Cuando pulsamos en "Crear nuevo formulario" la aplicación nos lleva a la configuración de los datos generales del formulario.
La configuración de los datos generales de los formularios nos permite:
La cabecera del formulario contiene un Título
y una Descripción
.
La Descripción
es una caja de texto (similar a un widget de texto) que puede contener la siguiente información:
Cabecera de formulario en modo edición
Cabecera de formulario en la web
El pie del formulario contiene la Información básica de Protección de Datos y el botón "Enviar".
Edición manual del texto Protección de datos
La caja de edición de texto "Mensaje a mostrar tras enviar el formulario" nos permite editar el mensaje que se mostrará en la pantalla después del envío.
El usuario, después de pulsar el botón Siguiente, puede revisar los datos y Volver al formulario para corregirlos, cancelarlos o Enviar datos. Una vez enviados la página web mostrará el Mensaje y el botón "Descargar PDF" que permite la descarga del formulario enviado.
Mensaje tras envío de formulario
Podemos añadir los correos electrónicos que recibirán los registros de los formularios enviados. A los emails indicados les llegará un email por cada formulario enviado.
Para añadir varias direcciones separar con "punto y coma" ; (correo1@ucm.es;correo2@ucm.es;correo3@ucm.es).
Aquí podemos indicar el título del remitente de los emails que recibimos cuando se envía el formulario.
Opcional. Por defecto: 'Formulario UCM'.
URL de la página donde queremos que lleve el navegador una vez que se envíe el formulario.
Seleccionar lo que corresponda:
Seleccionar lo que corresponda:
Permite establecer el período durante el cual el formulario estará disponible.
Cuando pulsamos en "Opciones avanzadas", al final de la configuración de los datos generales del formulario, podemos configurar las siguientes opciones:
Si se indica un número, cuando el número de formularios enviados alcance ese número, el formulario se cerrará y no se podrán rellenar más formularios.
Este es el mensaje que aparece en la página cuando se ha llegado al límite:
Por ejemplo, el prefijo "UCM-" asignará a cada registro un código con un número único generado con el formato "UCM-XXXXX"
Requiere aceptar el uso de cookies en nuestro dispositivo.
Cuando seleccionamos esta casilla de verificación se despliegan las siguientes opciones:
Estas opciones permiten incluir un archivo PDF que llegará al correo electrónico del usuario, bien como fichero adjunto o bien concatenado al fichero PDF generado con los datos rellenados en el formulario.
Una vez completados los datos generales del formulario, pulsamos sobre el botón "Guardar datos generales", entonces nos saldrá un mensaje que nos confirma que los cambios han sido realizados correctamente. Procederemos a pulsar en "Editar campos" para construir el formulario (preguntas/respuestas).
Los formularios deben tener fines específicos que debemos comunicar a las personas al recopilar sus datos (limitación de finalidad). Podemos insertar esta información en el apartado "Descripción", que se encuentra debajo del título, en la página de "datos generales". La información debe ser sea concisa, fácilmente accesible y fácil de entender, con un lenguaje claro y sencillo.
Podemos usar este apartado de descripción para incluir también otro tipo de información, como por ejemplo, quiénes somos, instrucciones para cumplimentarlo, una imagen de cabecera...
Aplicación Formulario: campo "Descripción" (en datos generales) con imagen de cabecera, texto con la finalidad del formulario y texto explicativo para ayudar a cumplimentarlo.
Cabecera del formulario
Los datos personales son cualquier información relativa a una persona física viva identificada o identificable. Las distintas informaciones, que recopiladas pueden llevar a la identificación de una determinada persona, también constituyen datos de carácter personal.
Toda persona tiene "la facultad de controlar sus datos personales y la capacidad para disponer y decidir sobre los mismos".
Nombre y apellidos, domicilio, dirección de correo electrónico, del tipo nombre.apellido@empresa.com, número de documento nacional de identidad, datos de localización (como la función de los datos de localización de un teléfono móvil), dirección de protocolo de internet (IP), el identificador de una cookie, el identificador de la publicidad del teléfono, los datos en poder de un hospital o médico, que podrían ser un símbolo que identificara de forma única a una persona.
Número de registro mercantil, dirección de correo electrónico, del tipo info@empresa.com, datos anonimizados (desvinculados de los datos personales, hasta el punto que la identificación personal a partir del dato anonimizado no sea posible).
Los siguientes datos personales se consideran "sensibles" y están sujetos a condiciones de tratamiento específicas:
(Artículo 4, apartados 13, 14 y 15, y artículo 9; considerandos 51-56)
En el momento de recopilar los datos, debemos informar claramente a las personas de las que se recopilan datos, por lo menos lo siguiente:
(Artículos 12, 13 y 14 y considerandos 58-62, del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo)
Podemos redactar esta información en el apartado "Protección de Datos Manual" de la página de "datos generales" o seleccionar la opción correspondiente en el desplegable "Protección de Datos" con lo que se mostrará el texto predeterminado correspondiente.
Dependiendo del tipo de datos de nuestro formulario elegiremos el ámbito correspondiente: formación permanente, acción social, investigación, etc. para que el texto se ajuste a nuestra categoría de datos. Ante la duda puede contactar con la Delegada de Protección de Datos.
La ilustración muestra el campo "Protección de Datos Manual" vacío porque hemos elegido la última opción del desplegable "Otra (especificar)" Aquí se muestra la caja de texto "Protección de Datos Manual" que permite una redacción personalizada del texto informativo sobre la protección y tratamiento de los datos.
Los datos personales deben tratarse de forma lícita y transparente, garantizando la lealtad hacia las personas cuyos datos se están tratando (licitud, lealtad y transparencia).
Deben tener fines específicos que debemos comunicar a las personas al recopilar sus datos (limitación de finalidad).
Cuando se necesiten datos personales, estos deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para el fin (minimización de los datos).
Exactos y, si fuera necesario, actualizados; se adoptarán todas las medidas razonables para que se supriman o rectifiquen sin dilación los datos personales que sean inexactos con respecto a los fines para los que se tratan (exactitud).
Debe garantizarse que no se conservaran más tiempo del necesario para los fines para los que fueron recopilados (limitación del plazo de conservación).
Deben establecerse garantías técnicas y organizativas apropiadas que garanticen la seguridad de los datos personales (integridad y confidencialidad).
Una administración pública tiene la obligación de designar un delegado de protección de datos (DPD), sin embargo, puede nombrarse un único delegado de protección de datos para varios organismos públicos. Deberá, asimismo, garantizar que se han aplicado las medidas técnicas y organizativas apropiadas para asegurar los datos personales.
El responsable del tratamiento determina los fines y los medios relacionados con el tratamiento de los datos personales. De modo que, si usted decide «por qué» y «cómo» deberán tratarse los datos personales, usted es el responsable del tratamiento.
El encargado del tratamiento trata los datos personales únicamente por cuenta del responsable del tratamiento.
Ante cualquier duda puede contactar con la Delegada de Protección de Datos.
La información de protección de datos de la universidad está enlazada de forma pública, en el pie de página de toda la web.
Acabada la configuración general del formulario, el siguiente paso es ir a la configuración de los campos.
Si ya no estamos en la configuración general, podemos acceder a su configuración desde la aplicación de Formularios, pinchando en el enlace Gestionar del formulario que vamos a elaborar.
En esta página, se nos mostrarán un listado de los campos, los cuales podemos ir incorporando para componer nuestro formulario, además de una vista previa que va mostrándose a medida que añadimos nuevos campos y opciones.
Hay 2 tipos de campos:
Los distintos elementos o campos con los que podemos construir formularios son:
Los campos de texto de una línea muestran una línea vacía donde el usuario puede escribir cualquier texto.
Podemos insertar los siguientes campos predefinidos:
Nombre
, Apellidos
, Correo electrónico
, DNI
, Dirección
.
Cuando navegamos identificados como usuarios UCM, determinados campos mostrarán contenido de manera automática (nombre, apellidos, correo electrónico).
El campo Correo electrónico
permite al usuario añadir un email donde recibirá un registro del formulario enviado.
Ejemplo campo "línea de texto" predefinido "correo electrónico"
Las cajas de texto son campos de texto de varias líneas.
Estos campos se utilizan, no sólo porque no podamos prever la extensión, sino porque se trata de campos abiertos en los que dejamos al usuario expresarse sin limitaciones.
Ejemplo campo "caja de texto"
Cómo configurar un campo de texto
Cuando desplegamos la lista se muestran todas las opciones pero solo permite seleccionar un valor.
Podemos insertar los siguientes campos predefinidos:
País
, Provincia
, Universidad
, Centros UCM
, Facultades
, Departamentos
, Departamentos por facultades
, Instituto Universitario
, Grados
, Másteres
, Doctorado
.
Ejemplo campo "lista de opciones" predefinido "departamento por facultad"
Los botones de radio permiten al usuario seleccionar SOLO UNA de un número limitado de opciones.
Los radio-button se utilizan cuando el usuario solamente puede escoger una opción entre las distintas opciones relacionadas que se le presentan. Cada vez que se selecciona una opción, automáticamente se deselecciona la otra opción que estaba seleccionaba:
Ejemplo campo "radio": lista de opciones excluyentes
Podemos insertar los siguientes campos predefinidos:
Cantidad económica
(campo configurable. Podemos cambiar valores y añadir opciones).
Ejemplo campo "radio" predefinido "Cantidad económica"
Los checkbox o "casillas de verificación" son controles de formulario que permiten al usuario seleccionar y deseleccionar opciones individualmente.
El usuario puede activar y desactivar varias opciones relacionadas, pero no excluyentes.
Ejemplo campo "checkbox". Lista de opciones no excluyentes
Cómo configurar una lista de opciciones
Permite adjuntar un sólo archivo en cualquier tipo de formato (pdf, jpg, png, docx...).
Como ocurre con otros campos, podemos configurarlo como obligatorio o no obligatorio, marcando la opción deseada, así como establecer dependencias con otros campos.
Para descargar y/o consultar los archivos enviados es necesario consignar un correo electrónico. Recibiremos un email, por cada formulario enviado, en los correos electrónicos consignados en el campo "Correo electrónico recepción envíos" en "Datos generales".
Para añadir varias direcciones deben ir separadas por punto y coma (;).
Permite adjuntar varios archivos de una sola vez.
Permite mostrar información sobre la que a continuación plantearemos cuestiones, escribir un encabezado (título del campo), textos con formato, imágenes, etc. Similar al widget de texto.
Podemos usarlo, por ejemplo, para agrupar datos, situando un encabezado para cada grupo de datos (datos personales, preguntas sobre utilidad, metodología, satisfacción...), para añadir infomación explicativa, añadir imágenes, etc.
Ejemplo de campo "Título y Descripción" usado como encabezamiento de "DATOS PERSONALES".
Cuando tenemos formularios muy extensos, podemos dividir los campos en páginas, por las que el usuario podrá ir avanzando o retrocediendo según vaya rellenando el formulario. Además si el usuarios se ha validado en la web, podrá dejar el formulario incompleto y guardar la información que haya introducido hasta el momento para continuar en otra ocasión.
De esta forma, en el sitio donde se añada un salto de página, el formulario mostrará los botones de Anterior y Siguiente para poder navegar por el formulario. En la última página, mostrará además el botón de Enviar para finalizar el formulario. Si el usuario está registrado, le mostrará también los botones de Guardar Datos y Borrar Datos para poder gestionar los datos completados hasta el momento.
Botón "siguiente" para continuar con la siguiente página del formulario
"Guardar datos" para continuar con el formulario en otro momento o "Enviar" para finalizar el formulario
Los Campos del formulario pueden situarse en la misma fila o en distintas filas, si queremos reordenar los campos debemos cambiar el número de la fila deseada en el recuadro "Fila" y pulsar el botón "ordenar".
Podemos cambiar el orden de los campos situados en una misma fila insertando el número de orden deseado en el recuadro "Orden" y pulsando en el botón "ordenar".
Cuando situemos varios campos en una misma fila, debemos observar que no resulte difícil distinguirlos (el espaciado entre elementos debe ser suficiente).
Mostrar un elemento en cada línea suele ser más legible y comprensible.
En la ilustración vemos que los campos "Dirección" y "Número" están situados en la misma fila número 8, sin embargo, el orden de lectura de la "Dirección" es el octavo, y el orden del "Número" es el noveno.
Se visualiza del siguiente modo:
Los campos pueden tener cierta configuración. Para ello hay que pinchar sobre el título del campo en la lista.
Hay una serie de características comunes a todos los campos que podemos configurar:
Nota: para que los cambios que se realicen queden registrados hay que pulsar sobre el botón "Guardar datos".
Las líneas de texto (text) y cajas de texto (texarea) tienen además de la configuración genérica unos campos especiales para su configuración.
Podemos añadir nuevas opciones a cualquiera de las listas de opciones desplegables, checkbox o radio, desde la configuración del campo en el apartado Opción nueva.
Una vez añadidas aparecerán en la lista de opciones:
Desde esta lista podemos ordenar las opciones, eliminarlas pulsando la X de la derecha o configurarlas pulsando sobre ellas:
Las posibilidades de configuración que tiene una opción son:
También podemos cargar las opciones desde un archivo CSV, que es un archivo de texto con los valores separados por comas. Una forma sencilla de crear un archivo CSV es usar tu editor de texto preferido (Word, Notepad, etc.) o un programa de hojas de cálculo (Excel) y usar la opción "Guardar como" o "Exportar".
Cuando cargamos el archivo CSV se eliminan las opciones creadas previamente.
Nota: para que los cambios que se realicen queden registrados hay que pulsar sobre el botón Guardar.
Es importante saber que los listados predefinidos no permiten añadir nuevas opciones, solo elegir si queremos que al final del listado aparezca un campo "Otro".
Por último, señalar que en la configuración, las listas tipo radio y checkbox, pueden indicar que sus valores aparezcan en vertical u horizontal.
Checkbox vertical
Checkbox horizontal
Si quisiéramos quitar alguno de los campos, lo podemos hacer desde el listado pinchando en la X que aparece a su derecha.
Dentro de la configuración de los campos, podemos configurar la dependencia.
Cuando un campo depende de otro, el campo dependiente está subordinado al campo del que depende. El campo dependiente (subordinado) solo será visible cuando sea resuelto el campo del que depende.
Tenemos un campo "Radio" titulado "Deseas que añadamos algún tipo de contenido a la Web" con dos opciones: Si y No.
No depende de ningún otro campo.
Tenemos otro campo "Checkbox" titulado "Qué tipo de contenido te gustaria que añadiésemos a la Web" con tres opciones: Vídeo, Mapas y Otros.
Este campo depende de la opción "Si" del campo anterior (solamente cuando contestamos "Si" a la pregunta anterior se mostrará este campo).
En el desplegable "Depende de otro campo" hemos seleccionado la opción "Si" del campo "Deseas que añadamos algún tipo de contenido a la Web".
Por último tenemos un campo "Línea de texto" titulado "Por favor, indica el tipo de contenido" que depende de la opción "Otros" del campo anterior: "Qué tipo de contenido te gustaria que añadiésemos a la Web". El campo "Por favor, indica el tipo de contenido" solo se mostrará cuando esté marcada la opción "Otros" del campo anterior.
El resultado es el siguiente:
Resultado dependencias entre campos
Una vez creado el formulario, podemos irnos a nuestro sitio web y seleccionar el widget de formulario y
arrastrarlo a la zona de nuestra página que nos interese.
Una vez hecho esto, si damos a configurar en el mismo, nos aparecerán la lista de formularios disponibles para el website.
Seleccionamos el formulario que hemos creado y pulsamos en Aceptar y ya podremos ver nuestro formulario.
NOTA: Para que los cambios sean visibles públicamente, será necesario actualizar la página en la web.
Para dar de baja un formulario, hay que cambiar su estado en los datos generales.
Los registros enviados hasta ese momento se conservan para su consulta.
Vamos a ver que pasos hay que seguir. Accedemos a la gestión del formulario:
Editamos los datos generales:
Y cambiamos su estado al valor "No activo":
En la aplicación Formularios, tenemos el listado de formularios que hemos creado. Cada fomulario muestra los enlaces que permiten gestionarlo (activarlo, desactivarlo, editarlo), ver los registros que se han hecho del mismo, autorizar a otra persona a utilizarlo o moverlo a otro sitio web.
La parte de gestión es la que hemos estado viendo hasta ahora. Veamos a continuación, el resto de opciones:
Podemos consultar la información de los formularios enviados (datos) de varias maneras:
En Mi escritorio > Aplicaciones Web > Formularios > "Elegir Website"
Una vez elegido el Website se nos mostrará la página de "Formularios" autorizados para ese Website.
En nuestra página de formularios ("Formularios Website") podemos ver los formularios enviados clicando en "Ver registros".
Los registros se muestran ordenados por fecha de envío. Clicando en "Ver datos" obtenemos toda la información sobre los datos registrados. También podemos exportar los resultados a un archivo EXCEL.
La información registrada incluye el texto de las preguntas (incluído en el campo título) y las respuestas.
Recibiremos un email, por cada formulario enviado, en los correos electrónicos consignados en el campo "Correo electrónico recepción envíos" en "Datos generales".
Para añadir varias direcciones deben ir separadas por punto y coma (;).
También podemos limitar el número máximo de registros indicando un número en el campo "Límite máximo de registros". Una vez alcanzado el límite, el formulario se cerrará (como se ha explicado anteriormente).
Para dar permisos a una persona sobre alguno de los formularios creados, previamente ha de tener concedidos permisos de edición sobre los formularios del Website, o ser editor del Website o de algunas de sus páginas.
En la página de formularios del Website pulsamos en "Autorizar" el formulario deseado:
Seleccionamos el usuario en el listado desplegable y pulsamos el botón "Añadir permisos"
Marcamos las casillas de verificación deseadas y pulsamos "actualizar los permisos".
Si queremos hacer uso de uno de nuestros formularios en otro website, lo hacemos desde el último botón Mover, desde donde debes indicar el sitio al que queremos llevar el formulario. Solo podrás moverlo a los sitios donde tengas permiso de edición. Si lo movemos, este formulario ya no podrá volver a ser usado desde el sitio donde fue creado en origen.
Pero si lo que queremos es hacer una copia para tenerlo disponible en ambos sitios, esta opción la tenemos en la gestión del formulario.