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E-Prints Complutense

Guía de uso del repositorio institucional E-Prints Complutense

¿Quién puede depositar en E-Prints Complutense?

Los usuarios autorizados para depositar en el repositorio institucional son el personal docente e investigador de la Universidad Complutense de Madrid. 

Los alumnos están autorizados a depositar únicamente sus Trabajos Fin de Máster (TFM) y Fin de Grado (TFG), atendiendo siempre a la normativa y procedimiento específicos aprobados por cada Facultad.

Registro

Para poder depositar documentos en E-Prints Complutense es necesario registrarse como usuario del repositorio. Desde la página principal, se debe pinchar en el enlace Registrarse. El sistema le abrirá un formulario de registro

Si no nos identificamos como usuarios solo tendremos acceso a los documentos alojados en el repositorio. Como usuarios registrados, podremos acceder a nuestro espacio de usuario en el sistema Gestionar depósitos, que nos permitirá gestionar los envíos como autor y suscribirnos para recibir alertas por email.

Pasos a seguir

Antes de añadir un documento, comprobamos si está ya en E-Prints para evitar duplicados.

 Si vamos a depositar un trabajo que ha sido previamente publicado (por ejemplo, un artículo, un libro, una comunicación de un congreso, etc.) debemos comprobar los permisos que dan las editoriales para el autoarchivo en repositorios institucionales. Estos permisos se refieren a si se puede subir el texto completo de la publicación en el repositorio y, si es así, qué versión del mismo (pre-print, post-print de autor o PDF de editor tras un embargo o no).

La base de datos más completa para consultar la política de permisos de las editoriales es Sherpa/Romeo. Permite realizar búsquedas por nombre de editor, nombre de revista e ISSN. Desde la pantalla subir archivo de E-Prints encontraremos un enlace a Sherpa/Romeo.

Iniciar depósito

  1. Hacemos clic en "Depositar documentos" e introducimos nuestro usuario y contraseña. Una vez autenticados, entramos en nuestra área de usuario del repositorio. En ella visualizamos el estado de nuestros documentos y podemos iniciar el depósito de uno nuevo.

        2. A continuación pinchamos en el botón "Nuevo E-Print".

A partir de aquí se inicia el proceso que consta de cinco pasos

Una vez creado el registro de un Nuevo E-print, la cumplimentación total de los datos la podemos Guardar para Más tarde y volver en cualquier momento a la información de cada uno de los pasos. Iremos pasando de un paso a otro pinchando en el botón Siguiente.

     1. TIPO: elección del tipo de documento que queremos depositar (artículo, ponencia, tesis, etc.)

Tipo de documento

     2. SUBIR: adjuntamos el archivo que queremos subir, haciendo clic en el botón "Seleccionar archivo". A continuación, seleccionamos:

  • Formato: PDF para archivos de texto.
  • Licencia: para trabajos no publicados, el autor puede decidir sobre el uso posterior que podrán hacer de su  obra quienes la consulten  por Internet mediante una licencia Creative Commons. Asignar una licencia de este tipo es optativa, quedando al criterio de cada  autor  su utilización. En el caso de trabajos publicados con alguna de estas licencias, al depositar el documento en E‐Prints, debe ponerle la misma licencia de uso CC que tiene en la versión publicada. 
  • Visible para: "Cualquiera" siempre que no exista embargo. Si existe embargo: "Solo personal autorizado".
  • Fecha de caducidad del embargo: en el caso de que debamos aplicar un embargo.
  • Lenguaje: idioma del documento.

     3. DETALLES: en este paso añadimos la descripción del material que vamos a depositar. Esta tarea es muy importante, ya que, del detalle de la información (metadatos) que incorporemos durante el proceso de depósito dependerá la futura recuperación del trabajo. Los campos obligatorios muestran el icono .

El sistema tiene una opción de autocompletado que muestra en una ventana emergente si ese autor ya tiene eprints en el repositorio y desde ahí se puede seleccionar.

Seguidamente, y dependiendo del tipo de documento que se esté describiendo, debemos completar los datos relativos a la publicación.

 

Detalles de la publicación

Si el material que se deposita ha sido financiado por algún proyecto, debe indicarse el nombre de la institución patrocinadora, el nombre o acrónimo y número del proyecto.

Por último, introducimos las palabras clave más relevantes que describan el contenido del documento, poniendo siempre la primera letra de cada entrada en mayúscula y separadas por una coma (,) o por un punto y coma (;). Al igual que los campos título y resumen, se pueden añadir palabras clave en otros idiomas.

 También podemos importar los principales metadatos del documento que estamos depositando en E-Prints desde distintas bases de datos como, por ejemplo, desde la base de datos de CrossRef si conocemos el DOI (Digital Object Identifier). 

  1. Elegimos del desplegable la opción DOI (vía CrossRef)
  2. Clicamos en Importar desde. 
  3. Pegamos el identificador DOI en la caja de búsqueda.
  4. Pinchamos en Comprobar sin realizar importación para verificar los metadatos.
  5. Por último, desde Importar elementos el artículo se sube a nuestra área de trabajo.

Completamos aquellos campos que estén incompletos y seguimos con el resto de pasos hasta finalizar el depósito.

(Este proceso de importación también se puede usar para importar metadatos de la base de datos de PubMed si el documento tiene un PubMed ID).

     4. MATERIAS: asignar materias al documento es el último paso en la descripción del mismo. Debemos elegir alguna de las materias que muestra el sistema. En primer lugar, desplegamos la rama del conocimiento y, una vez dentro, elegimos la materia o materias que deseemos pulsando el botón Añadir.

     5. DEPOSITAR: Finalmente, para completar el proceso de depósito, el usuario deberá leer y aceptar la licencia de distribución no exclusiva que otorga a la Universidad Complutense de Madrid el derecho no exclusivo de reproducir, y comunicar públicamente su documento. Si está de acuerdo y desea continuar pulse el botón “Depositar E‐Print ahora”. La no aceptación de la licencia conlleva la no publicación de su material en E‐Prints Complutense.

 Cuando pinchamos en la opción   el documento pasa al estado de revisión

Fin del depósito

Una vez enviada la solicitud de depósito, la Biblioteca se encarga de su revisión. Se comprueban los metadatos y se enriquece descriptivamente la información si fuera necesario. En el caso de que la Biblioteca detecte alguna incidencia (por ejemplo, el archivo subido no se corresponde con el documento descrito), lo comunicará por correo electrónico o bien lo devolverá a su área de usuario en E-Prints. Cuando realice las modificaciones puede volver a depositarlo más adelante.

Cuando el documento esté depositado, el usuario recibe un mensaje de correo electrónico informándole al respecto. Este correo contiene la URL persistente asignada al documento. 

Una vez finalizado el proceso no podrá editarlo para hacer modificaciones. No obstante, si quiere añadir o modificar algo, puede enviar un correo electrónico a la siguiente dirección: bucedic@ucm.es, explicando brevemente los cambios que crea convenientes, para su corrección.