• El módulo SEATS (ASIENTOS) de LibCal permite gestionar la reserva de puestos de lectura individuales.
• Se ha configurado este módulo dando de alta los puestos de lectura de la Biblioteca María Zambrano.

• El usuario reserva el puesto de lectura a través de la web escogiendo día y hora.
• Al realizar la reserva, el usuario recibe un correo-e de confirmación. El mensaje incluye un número de seguridad para la verificación de la reserva. También incluye un enlace por si quisiera cancelar la reserva.
• Cuando el usuario acude al puesto reservado, debe leer el código QR de ese asiento.
• El sistema le preguntará el código de verificación.
• Cuando lo introduzca, la ocupación del puesto quedará registrada.
• Cuando el usuario abandone el puesto de lectura, es aconsejable que lea de nuevo el código QR para registrar su salida. De este modo otro usuario podrá reservar ese puesto.

• Solo pueden realizar reservas de puestos de lectura aquellos usuarios que se identifiquen en el sistema SSO de la Universidad Complutense de Madrid.
• El usuario dispone de 15 minutos de cortesía para ocupar el puesto que ha reservado. Si, pasados esos 15 minutos, el usuario no ha verificado la ocupación del puesto mediante el código QR, la reserva queda anulada y el puesto liberado.
• El usuario puede registrarse 10 minutos antes de la hora de inicio de la reserva.
• La duración máxima de la reserva diaria es de 12 horas.
• La reserva puede hacerse con 14 días de antelación.

Para conocer las reservas vigentes, acceder en el menú horizontal superior de LibCal > ESPACIOS a la pestaña RESERVAS CONFIRMADAS.

Aparecerá una cuadrícula con el calendario del mes en el que se visualizarán las reservas realizadas.

• Se puede seleccionar (lateral izquierdo) el espacio que se desea gestionar:
  • Espina central
  • Sala Rafael Ureña
  • Sala de Filología
• Es posible cambiar la visualización eligiendo la vista de AGENDA, o bien por DÍA, SEMANA o MES.

• Al pasar por encima de una reserva, se visualizarán los detalles de la misma, especialmente nombre y apellidos del usuario y dirección de correo-e.

• Si se necesita editar la reserva, al pinchar en ella aparecerán los detalles de la misma, por debajo del calendario.

También se pueden consultar las reservas vigentes y acceder a los detalles de cada una desde la pestaña EXPLORADOR DE RESERVAS. Siempre habrá que seleccionar la ZONA y ESPACIO, y pinchar en el botón IR para ver las reservas. En este caso las reservas aparecerán a modo de lista, ordenadas por fecha y hora, desde la más próxima a la más lejana.

Menú horizontal superior de LibCal > ESPACIOS > seleccionar la pestaña RESERVAS CONFIRMADAS > seleccionar la reserva que queremos editar e ir a la parte inferior de la página.

Pinchando en los hiperenlaces es posible:

• Modificar los datos del usuario que ha realizado la reserva. Puede marcarse la opción "Enviar correo de confirmación al usuario" para ponerse en contacto con el usuario al modificar los datos.

• Cambiar la fecha y hora de la reserva. Pinchando en el hiperenlace FECHA / HORA se abre una ventana emergente en la que es posible editar la hora de comienzo y fin de la reserva.

En alguna ocasión es posible que el personal necesite crear una reserva de manera manual.

Para ello, acceder en el menú horizontal superior de LibCal > ESPACIOS a la pestaña CUADRÍCULA DE RESERVAS & DISPONIBILIDAD,

• Seleccionar la ZONA y ESPACIO que queremos gestionar y pinchar en el botón IR. La CATEGORÍA siempre es "Puestos de lectura individuales".

• Se visualizará la cuadrícula con los puestos de lectura.
• Con la opción IR A LA FECHA se escoge el día.

• Pinchando en la casilla del puesto y la hora que se desea reservar se abre una ventana emergente en la que completar los datos. En sucesivas pantallas se puede definir:
  • hora de fin de la reserva
  • datos de la persona que realiza la reserva (NOMBRE, APELLIDOS, CORREO-E)

• En caso de reservas periódicas, es posible añadir RESERVAS RECURRENTES (en el botón AÑADIR RESERVA, elegir el desplegable RESERVA RECURRENTE). La ventana emergente solicitará que se defina el patrón de repetición (DIARIO, SEMANAL, MENSUAL, MULTI FECHA) y resto de datos necesarios en la reserva: horas, puesto de lectura, nombre y apellidos y correo-e del usuario.

• El sistema SEATS identifica con un código QR único cada uno de los puestos
• Cuando el usuario acude a la Biblioteca, debe registrar su reserva leyendo el código QR del puesto
• Para formalizar la reserva, el usuario tendrá que introducir el PIN que se le envió en un mensaje de correo electrónico
• Si fuera necesario imprimir de nuevo el código QR de un puesto es necesario comunicarlo por correo-e a biblioagenda@ucm.es indicando el número de puesto: es una información accesible solo a cuentas de LibApps con permisos de administradoción.

En caso de ser necesario desactivar un puesto de lectura (inhabilitar la reserva), esta operación solo puede ser realizada desde cuentas de trabajo de LibCal con permisos de Administración.

Para comunicar estas incidencias hay que escribir un correo-e a biblioagenda@ucm.es indicando:

• el nombre del puesto afectado (espacio y número del asiento),
• el tiempo estimado en que el puesto debe permanecer fuera del sistema de reservas.