Existen varias formas de añadir referencias a RefWorks:

• Importar directamente desde la web, mediante la opción Save to RefWorks.
• Añadiendo un pdf.
• Importando referencias desde distintos sitios (catálogos, bases de datos, etc.), Mendeley o un archivo RIS. 
• Manualmente 

Save to RefWorks es una aplicación que detecta información bibliográfica en la web, identificando el tipo de elemento (artículo, libro, página web) que se está visualizando,  permitiendo la importación de dichas referencias de manera automatizada. Hay que: ​

1. Clicar en Save to RefWorks 
2. Seleccionar las referencias que se quieren importar 
3. Guardar en RefWorks 

Para incluir un archivo pdf  a  RefWorks, sólo hay que arrastra y soltar dicho archivo en la parte central del escritorio del gestor. RefWorks extrae los metadatos y genera la referencia bibliográfica. 

Otra forma de importar el pdf es mediante la opción Cargar documentos: 

1. Desde el escritorio de RefWorks ir a Añadir 
2. Cargar documentos 
3. Subimos el pdf 

Para incorporar manualmente una referencia a RefWorks, hay que hacer clic en el icono Añadir, seguido de Crear nueva referencia.  

Se abre un formulario en el que se rellena manualmente los datos de la referencia: Tipo de documento (artículo de revista, libro, capítulo de libro, página web,...), título, autores, etc. 

Podemos exportar nuestra biblioteca de Citavi en formato RIS. Este formato sólo conservará los metadatos bibliográficos de los artículos. Cualquier elemento adicional de los mismos, como las citas de las funcionalidades de "Conocimiento" en Citavi, no se incluirá. Tampoco preservará la estructura de las colecciones.

1. En el menú Archivo seleccionamos Exportar → Exportar...
2. Seleccionamos los títulos que queremos exportar - en nuestro caso todos - y pulsamos en Siguiente.
3. Seleccionamos RIS y pulsamos en Siguiente.
4. Marcamos la opción Crear un archivo de texto y hacemos clic en Explorar, introducimos un nombre y una ubicación para el archivo y pulsamos en Guardar.
5. Podríamos guardar una plantilla de exportación para ahorrar tiempo cuando hagamos exportaciones en el futuro. Ahora no es necesario, dado que se trata de migrar la colección a RefWorks. Pulsamos en Siguiente.
6. Citavi nos informa que se ha realizado con éxito.
   
7. Volvemos a RefWorks e importarmos el archivo RIS generado accediendo al menú Añadir → Importar referencias

   

8. En la siguiente pantalla, en el diálogo Importar desde archivo podremos arrastrar y soltar el archivo RIS generado desde Citavi o bien pulsar sobre el enlace Seleccionar un archivo de su prdenador . En este segundo caso, se abrirá una ventana del explorador de archivos para que podamos seleccionar el archivo RIS.

   

   

9. Seleccionamos el tipo correcto de formato RIS en el desplegable y pulsamos sobre Importar

   

10. A continuación podremos elegir en qué carpeta queremos importar las referencias o dejar las opciones por defecto. En el ejemplo, de cara a revisar y organizar mejor la importación, emplearemos una carpeta previamente creada llamada "Citavi".

11. La operación de importación puede tardar un poco dependiendo del tamaño de la colección de Citavi exportada. Al terminar el proceso, nos informará de que la importación ha sido correcta y ya podremos ver las referencias importadas tanto en la carpeta seleccionada como en Último importado.

Recuerde que Refworks sólo puede importar la información bibliográfica, no los contenidos que haya almacenado como conocimiento o tareas. Si va a cancelar su cuenta de Citavi y desea conservar todo el contenido de sus proyectos, puede guardar la información de la pestaña Conocimiento seleccionando la opción Archivo > Imprimir o guardar el script > Guardar. Y para guardar la información de la pestaña Tareas seleccione la opción Archivo > Imprimir o guardar la lista de tareas > Guardar todas las tareas de la lista.