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Los fondos personales en una biblioteca universitaria

por Servicio de Información y Apoyo a la Docencia e Investigación el 2019-12-03T09:41:06+01:00 bajo el tema de Biblioteca Complutense, Biblioteconomía | Comentarios

Marta Torres Santo Domingo

Marta Torres Santodomingo

El  día 29 de octubre de 2019 se celebró el II Seminario de Fondos personales en la BNE. El vídeo de la jornada se puede ver aquí y a continuación reproducimos la intervención de nuestra compañera y directora de la Biblioteca Histórica Marqués de Valdecilla Marta Torres Santo Domingo.

El pasado 29 de octubre participé en el II Seminario de Fondos personales en la BNE que tenía como objetivo poner de manifiesto la complejidad de su control técnico y la necesidad de intercambiar procedimientos y experiencias entre distintos agentes, en el contexto del constante crecimiento de estos fondos en instituciones culturales de todo el mundo.

Mi intervención consistió, fundamentalmente, en ofrecer un breve panorama de la gestión integral de los Archivos personales que gestiona en la actualidad la Biblioteca Complutense.

Los Archivos personales en las Bibliotecas REBIUN

Aunque la existencia de relevantes AP en las bibliotecas universitarias españolas era conocida, no fue hasta el año 2007 cuando tomó carta de naturaleza. En el momento en el que el Grupo de Trabajo de Patrimonio Bibliográfico de REBIUN elaboró la Guía de manuscritos en las bibliotecas universitarias españolas, dentro de la encuesta enviada a las universidades se vio la necesidad de añadir un apartado para que contestaran sobre el número y título de los archivos personales que custodiaban. El número total fue de 87 y sólo se ofreció una relación

Cuatro años más tarde, el mismo Grupo de Trabajo elaboró un estudio monográfico general sobre el patrimonio bibliográfico de las bibliotecas universitarias que se publicó en el Boletín de la ANABAD. Un capítulo versaba sobre los AP y para esa fecha, las universidades ya hablaban de 286 fondos (431 si se tenían en cuenta fondos sin procesar de la U. Navarra) lo que evidencia un aumento imparable de esta tipología dentro de nuestras colecciones. Si hoy se pusiese al día esta encuesta, sin duda, las cifras serían mucho mayores.

 

 

 

Los Archivos personales en la Biblioteca Histórica de la UCM

 

El desarrollo de políticas específicas para los AP dentro de la UCM es igualmente reciente. Aunque en la Biblioteca Histórica ya se custodiaban algunos AP (Toribio del Campillo, Tomás Navarro Tomás, otros), el desarrollo de un área de actividad sobre AP se inició en el año 2008, cuando el AP de Rubén Darío fue trasladado a la BH desde el Departamento de Literatura Hispanoamericana, que lo custodiaba desde que fue legado al Estado español por Francisca Sánchez, compañera del poeta. Por primera vez, la BH asumía la gestión de un AP de un importantísimo valor, que se unía a otros también importantes y hasta entonces muy desconocidos.

Frida Khalo y Francisco Guerra

En el año 2009 se separan los AP de la colección de manuscritos y se crea una colección específica

En el año 2010 se introduce en la Memoria de la BH un apartado dedicado a Archivos personales y colecciones especiales

A partir del año 2011 comenzaron a llegar otros AP, hispanista Eugenio Mele (2011), rectores como Angel Vián (2012), Elías Tormo (2013) y Rafael Puyol (2016), profesores como Simón Díaz (2013), Manuel Ballesteros, Francisco Sánchez Castañer (2015), bibliotecario José López de Toro (2015), periodistas Leandro de la Vega (2016), músico Jacinto Guerrero (en depósito de 2016), etc.

En general, a partir de estos AP de la UCM se pueden extrapolar las características de los AP en Universidades. Son la gran mayoría procedentes de profesores, con interés científico y académico. Alguno hay literario, pero los menos, y hay también muchos de interés para la Historia local e institucional. Llegan por donación, acompañando a una biblioteca, alguna vez, en alguna universidad por compra.

En el año 2016 en la BH se creó el portal web de Archivos personales

En 2019, llegan los primeros archivos de mujeres, la profesora polaca Gabriela Mackowiecka, la presa republicana Nieves Torres y la filósofa María Zambrano.

En la actualidad, la Biblioteca Histórica custodia 34 AP, hay 5 en el Archivo de la UCM y otros 12 en distintas Bibliotecas de la Universidad Complutense de Madrid.

La llegada de estos AP, más otros fondos documentales y colecciones especiales, ha dado un vuelco a la gestión de las colecciones de la BH que, en muy pocos años, ha pasado a ser mucho más diversa y, con ello mucho más compleja.

Archivos personales de la Biblioteca Histórica UCM

 

Los bibliotecarios de libros antiguos creíamos que dominar la codicología y paleografía para conocer nuestros códices medievales, o saber manejar con fluidez el Typenrepertorium de Haebler o las signaturas tipográficas de los impresos antiguos era la clave para manejarnos con soltura por nuestras colecciones.

Pero no, sin apenas darnos cuenta, en el espacio de unas décadas, a veces de sopetón, nuestras bibliotecas de libros antiguos se iban llenando de otras colecciones y fondos que llegaban en forma de cajas polvorientas y muchas veces desordenadas (alguna vez directamente recogida de la basura o de húmedos sótanos) llenas de papeles a los que no sabíamos cómo enfrentarnos, como guardar, organizar, procesar, inventariar o difundir.

Y así, las bibliotecas y colecciones históricas se fueron transformando en bibliotecas de libros antiguos, sí, pero también de colecciones especiales, archivos personales y fondos de los más variopintos que van desde una carta, diarios o recortes de prensa, hasta una fotografía antigua en placas de cristal. Pero con las placas llegan los proyectores (algunos enormes), con una colección de Quijotes llegan tapices del siglo XVIII, y con el diario y los papeles manuscritos de una presa republicana llega el pañuelo o la bandera que bordó en la cárcel. Por no hablar de la maleta de doble fondo de la Pasionaria que guarda el Archivo del Partido Comunista depositado en la Biblioteca Histórica complutense, o las miles de fotocopias de documentos de los archivos soviéticos reunidos por el profesor Antonio Elorza. Sí, fotocopias, ¿vamos a guardar fotocopias al lado de nuestros preciosos manuscritos medievales, me preguntaba el restaurador? Pues… me temo que sí, le contesté.

El primer aspecto, por tanto, es conceptual. Hay que asumir que las bibliotecas de libros antiguos se han convertido en bibliotecas de reserva de todo tipo de material susceptible de tener un valor patrimonial y que cada vez entrarán menos libros antiguos y más colecciones especiales (singulares se llamaron en la BNE aunque nosotros hemos preferido especiales en la traducción del termino anglosajón special collections) con una gama enorme de tipos de materiales, dificultad de instalación y, sobre todo, una gran complejidad en su descripción, control técnico y accesibilidad.

 

La ubicación de los Archivos personales en las Universidades

 

Uno de los debates recurrentes dentro de las universidades es donde se deben ubicar estos fondos, si en la Biblioteca, en los archivos o en otras unidades. En general, las cifras de la encuesta del 2011 nos dicen que, exceptuando dos entidades muy singulares, como son el CSIC y la Universidad de Navarra, la mayoría de los fondos personales se están ubicando en las bibliotecas, y dentro de ellas en las bibliotecas históricas, de reserva o de fondos especiales, unidas a los departamentos de manuscritos.

Sé que entre los participantes a este seminario hay muchos archiveros y, también, que los archiveros están trabajando mucho y bien. De hecho, la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas (como REBIUN, dependiente de la CRUE), ha creado un Grupo de Trabajo de Archivos personales.

Y no es este un tema baladí, porque no es sólo la ubicación dentro de la institución, sino luego el proceso técnico y el servicio público lo que determinarán las buenas prácticas en la gestión de este tipo de documentación. Lo suyo sería que todos los esfuerzos confluyeran y confío que podamos llegar a proyectos coordinados.

En la Universidad Complutense, la ubicación de los archivos personales está siendo mayoritaria en la Biblioteca Histórica, aunque hay fondos relevantes tanto en el Archivo como en otras bibliotecas de la Biblioteca Complutense.

 

El Proceso técnico de los Archivos Personales

 

No voy a abundar en la gran complejidad de la gestión de estos materiales. Desde la instalación hasta la descripción de materiales mixtos, complejos, de difícil normalización, con limitaciones a la consulta, etc. Quiero subrayar la participación y compromiso del Departamento de Conservación y Restauración, cuya labor es fundamental para la adecuada instalación de estos fondos, mucho más complejos que otros.

Concretando en el proceso técnico, lo primero que hay que reconocer es la poca flexibilidad de los sistemas de descripción bibliográfica para gestionar estos fondos. Aunque es una verdad sabida por los archiveros, los bibliotecarios vamos asumiendo que ni nuestros códigos de catalogación (AACR, RDA), ni nuestros formatos de descripción (ISBD, Formato MARC o Dublin Core), son eficaces.

A pesar de ello, hay que resaltar la labor de algunas Bibliotecas que están usando sus sistemas de gestión automatizada de bibliotecas para crear descripciones archivísticas, siendo buenos ejemplos los del CSIC y la Universidad de La Laguna, que usan de forma creativa las etiquetas MARC de hiperenlaces (series, formado por, parte de, etc.) para crear series, subseries y enlazar los documentos.

La descripción archivística normalizada (las ISAD (G), formatos como EAD, etc.) es la más adecuada para abordar el tratamiento de los archivos personales, aunque con matices.

Y para la gestión automatizada, el uso de algún sistema de gestión archivística automatizada. Hay universidades que ya están usando algunos de estos sistemas como Barcelona (UBCOM), Atom usado por Sevilla, u otros, como la Universidad de Navarra.

En la Biblioteca Histórica no estamos utilizando en la actualidad ninguno de estos sistemas y, en este momento no estamos en condiciones de tomar una decisión sobre qué modelo adoptar, tanto por razones técnicas como por razones de racionalización y eficacia pues, para nosotros, en muchos casos, no tiene sentido hacer una descripción analítica de cada documento en fondos con cientos o miles de documentos.

¿Qué podemos hacer, entonces, qué estamos haciendo en la Universidad Complutense y en muchas bibliotecas universitarias para dar visibilidad a estos fondos?

Lo primero crear un registro del fondo en nuestros sistemas, un “unicum”, como diría Julián Martín Abad, con una descripción mínima que, basada en las ISAD (G) se pueda adaptar a las etiquetas del Formato MARC 21 y que incluya, al menos: título uniforme, fechas, descripción física (en nº de cajas, de documentos, medida en m o cm lineales), idioma, notas de contenido, de procedencia, limitaciones de acceso, etc.
Organizar el fondo, con un cuadro de clasificación basado en alguno de los existentes, como el Valencia del Seminario de la BNE de 2004, o respetando la ordenación interna o existente creada por el propio autor, según el principio de coherencia.
Elaborar un inventario (o preinventario en su caso), que permita el control de toda la documentación (dar signatura a cada documento, o no) y la descripción por series o multinivel, dependiendo de cada caso y del interés el AP.
Publicar los inventarios (o preinventarios) de la forma más fácil y eficaz. En nuestro caso, como en el de muchas bibliotecas americanas y británicas, y en España usado por la UB sobre todo en la Biblioteca del Pavelló de la República, estamos publicando los inventarios en PDF en nuestras propias publicaciones electrónicas (Pecia Complutense o Documentos de Trabajo), incorporándolas a repositorios de acceso abierto (como E-Prints Complutense), y enlazándolas con los registros bibliográficos del catálogo.
Crear páginas web para cada AP que permita añadir toda la documentación relacionada: registro en el catálogo, inventarios, bibliografías, artículos de investigación, otros archivos, etc.
Mantener un Portal de Archivos personales en nuestro sitio web. Aquí vemos su apariencia actual.
En algunos casos, hay archivos que tienen bases de datos propias, como es el caso del de Rubén Darío, trabajo realizado por el propio Departamento que lo custodió durante décadas y que es consultable en línea. Y en otros, se han elaborado bases de datos en Excel que son consultables en la sala de investigadores (Archivo fotográfico de Hernández Pacheco, o fondo musical de las Claras de Sevilla).

 

Los archivos personales como apoyo a la docencia y a la investigación

 

La Biblioteca Histórica es, sobre todo una biblioteca universitaria y como tal, nuestra misión principal es el apoyo a la docencia y la investigación.

En relación con el apoyo la docencia, somos sede para las prácticas curriculares y extracurriculares de Grado y Máster en diferentes estudios: Facultades de Geografía e Historia, Filología, CC Documentación, Bellas Artes (Diseño, Restauración). Además, hay estudiantes que eligen la biblioteca como materia para sus TFG y TFM.

A algunos de los estudiantes que viene a la BH les encargamos la realización de inventarios de AP. Enfrentarse a colecciones de estas características es un reto muy positivo para realizar sus prácticas porque les permite familiarizarse con las tareas propias de una biblioteca patrimonial y, en muchos casos, tocar por primera vez materiales de estas características

Son varios los inventarios realizados por algunos de los alumnos: Tomás Navarro Tomás, Bonifacio Montejo, Rafael Puyol, Eugenio Mele, José Luis Pinillos, Leandro de la Vega, Rubén Darío, etc.

Para la BH es una actividad muy enriquecedora pues, colaboramos en el apoyo a la docencia y vamos viendo finalizados algunos de estos inventarios, que luego son publicados con los nombres de los alumnos.

En relación con la investigación, el dilema fundamental al que nos enfrentamos es el de como armonizar la publicidad de la existencia de estos fondos, para sacarlos del pozo de las colecciones escondidas, con la descripción incompleta que ofrecemos y que, en algunos casos, ni siquiera aportamos signaturas por cada documento.

En el caso de la BH hemos dado prioridad a la disponibilidad del material para la investigación y, estrechando el control físico de los documentos en la sala, ponemos a disposición de los investigadores algunos archivos que todavía no están inventariados (con control). Lo que redunda en un beneficio mutuo pues hay casos que son los investigadores los que luego nos proporcionan el inventario. Es el caso de la tesis de Isabel Portela sobre el Archivo de Toribio del Campillo, o la catalogación del fondo fotográfico de Hernández Pacheco, a cargo de grupo de investigación FOTODOC. El Archivo Lasso de la Vega, por ejemplo, ha sido utilizado por 3 tesis doctorales y varios artículos de investigación sin estar todavía inventariado más que parcialmente, pero en cuanto lanzamos su existencia fue muy requerida su consulta.

De hecho, la consulta de archivos personales en la Sala de investigadores empieza a ser más abundante que la de libros antiguos.

 

Los archivos personales: accesibilidad y difusión

 

Archivos personales, Seminarios

 

Los archivos personales se han sumado a todas las actividades que se hacen en la Biblioteca Histórica de difusión.

Desde el blog Folio Complutense, (uno de los más leídos dentro de la Biblioteca Complutense), en el que tienen una sección propia, que aquí pueden ver.

Presencia en nuestra página de Facebook o de Instagram.

Exposiciones dedicadas a ellos, como la reciente de Menéndez Pidal, de Gabriela Mackowiecka, Leandro de la Vega o de la que inauguramos ayer dedicada a Jacinto Guerrero. En algunos casos una microexposición es la piedra de toque para que un investigador se entere de la existencia de un material necesario para su trabajo. La última de las exposiciones es la inaugurada el 28 de octubre, Guerrero y su legado: el triunfo de la modernidad.

 

Los archivos personales y el futuro

 

¿Qué nos planteamos en la Biblioteca Histórica para el futuro de los archivos personales en los dos próximos años?

Fomentar la donación de AP entre los miembros de la comunidad universitaria y otros interesados. Estos materiales son los últimos representantes de la galaxia de papel, y son fundamentales para documentar la historia y la investigación n el siglo XX (El siglo XXI será otra cuestión y tendrá otros retos documentales). Es la hora de recogerlos.
Terminar la ordenación e inventarios de lo que ya tenemos y lo que vaya llegando, siguiendo la metodología ya explicada.
Elaborar un Mapa de las colecciones escondidas en la Biblioteca Complutense de AP y otros fondos documentales (Plan de Acción BUC 2020-2021)
Seleccionar una herramienta adecuada para su descripción automatizada. Los sistemas de gestión automatizada están cambiando de paradigma, se plantean no como catálogos individuales sino como grandes buscadores de recursos y es en este contexto colaborativo en el que, quizás, deberíamos trabajar.

Un ejemplo modélico es el de Archives HUB, proyecto de las bibliotecas de investigación británicas donde más de 300 instituciones, archivos y especialmente bibliotecas de investigación, están volcando sus colecciones con una descripción basada en ISAD (G), código EAD, multinivel, muy amigable, etc.

Doy este ejemplo sin perjuicio de que otros contextos de cooperación se establezcan (REBIUN, Pares…).

 

#archivospersonales #seminarios #patrimoniodocumental


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