Para gestionar todas aquellas solicitudes que nos pidan de fuera, podemos acceder de dos formas:
La peticiones de préstamo interbibliotecario en Tipasa contienen una serie de campos que es importante conocer:
1. ¿Puede suministrar el material? Ofrece tres posibilidades:
2. Aplicar plantillas: esas plantillas las creamos nosotros y están relacionadas con las tarifas de préstamo interbibliotecario que aplicamos nosotros. Por ejemplo, si seleccionamos PRESTAMOUSA cobraremos 32$ por el préstamo. Si seleccionamos COPYSPAIN cobraremos 4€. En el caso de bibliotecas universitarias adheridas al acuerdo ICAC de intercambio compensado de artículos científicos, seleccionaremos la plantilla COPYICAC (importe 0€). Hay que tener especial cuidado con la selección de las plantillas pues son las que establecen las tarifas que aplicamos y una vez servida una petición, no se pueden cambiar.
3. Nota: este campo se utiliza para añadir notas internas que nos interesa guardar. Una vez relleno, se verán en el campo de notas para el personal.
4. Marcar como en consideración: cuando estamos barajando la posibilidad de enviarlo o no por diferentes motivos, se puede marcar en consideración y esa información le llegará a la biblioteca peticionaria.
5. Entidad prestataria: las bibliotecas en WMS se identifican por un código: la UCM es S9M. En este campo aparece el código de la biblioteca que te ha hecho la solicitud.
6. Coste máx.: las bibliotecas que trabajan con Tipasa establecen en sus políticas de préstamo el coste máximo que están dispuestas a pagar. Este campo es muy importante tenerlo en cuenta, puesto que si la tarifa que aplicas es superior al coste máximo de la biblioteca peticionaria, debes avisarla para que lo cambie o rechace la petición.
7. Tipo: se refiere al tipo de material solicitado. Si nos interesa un artículo o un capítulo de un libro seleccionaremos copia. Si lo que queremos es un libro, seleccionaremos préstamo. A diferencia de nuestro anterior programa de préstamo interbibliotecario, la selección de este campo no condiciona la tarifa que aplicas, por ello es muy importante antes de enviar una solicitud revisar el precio que estás cobrando a la biblioteca peticionaria.
8. Entidades prestadoras: en este campo aparecen todas las bibliotecas a las que has pedido o que te han pedido. Una de las ventajas que tiene Tipasa es que permite solicitar a varias bibliotecas simultáneamente. Aquella biblioteca que presente un asterisco es la que en esos momentos se está ocupando de la petición. Si no pudiera servirla, pasaría a la siguiente y así sucesivamente. Es un proceso automático en el que el bibliotecario no tiene que intervenir.
9. Article exchange: en un sistema seguro para el envío del material electrónico nativo o digitalizado. Una vez cargado genera una url y una contraseña de acceso al documento y al servir la petición le llega directamente al peticionario.
10. Etiquetas de solicitud: estas etiquetas permiten identificar qué biblioteca debe gestionar la petición. Por ejemplo, Geografía e Historia, Enfermería, etc.
11. Búsqueda del catálogo en línea de mi biblioteca: permite el acceso directo a nuestro catálogo.
12. Datos de la petición
13. Información sobre pedidos en préstamo: recoge la información sobre la biblioteca peticionaria que incluye su símbolo de OCLC, dirección, políticas de préstamo, coste máximo asociado, etc.
14. Información sobre entrega en préstamo: recoge la información sobre la biblioteca prestataria que incluye la tarifa que va a aplicar y la dirección de envío.
IMPORTANTE: en Tipasa la mayor parte de los procesos están automatizados (renovaciones, información adicional, cancelaciones, etc.) y en la mayoría de los casos no se hace necesario el envío de correos electrónicos. Sin embargo sí es posible su envío desde la propia petición, aunque hay que tener en cuenta QUE NO SON RECUPERABLES. Una vez enviados, no se adjuntan a la petición.
Las peticiones que tramitamos desde "Entregas en préstamo" pueden presentar diferentes estados en función de la situación en la que se encuentren. Estas situaciones aparecen reflejadas en el programa:
Antes de servir un documento es importante tener en cuenta dos aspectos:
Pueden darse una serie de circunstancias que hagan necesario comunicarnos con la biblioteca peticionaria. Para todos estos casos se utiliza la respuesta Condicional. Esta respuesta presenta varias posibilidades y deberemos seleccionar la que mejor se adapte a nuestra solicitud de información. En caso de que ninguna se adecúe, debemos seleccionar Otro. Cuando seleccionamos cualquiera de las respuestas, se abre una pantalla en la que podemos escribir información adicional.
Las preguntas más comunes son
Importante: antes de servir una petición debemos fijarnos en el coste máximo que la biblioteca está dispuesta a pagar por el servicio. Si nuestras tarifas superan ese coste, debemos enviarle una Condicional para preguntarles si están dispuestos a asumir el coste, antes de servir la petición. Por ejemplo: nos hacen una petición cuyo coste máximo es 15$ por artículo, pero sin embargo las tarifas que aplica la Universidad Complutense son de 20$ artículo. En ese caso, debemos enviarles una Condicional informándoles.
Una vez enviada la Condicional la petición pasa a ese estado y hasta que la biblioteca peticionaria no te haya respondido, la petición no se puede tramitar. Sabremos que nos ha respondido afirmativamente cuando en el estado de la petición veamos Condiciones aceptadas.
También es necesario Aplicar las plantillas antes de enviar las peticiones. Las plantillas definen las tarifas de préstamo interbibliotecario que aplicamos:
Las tarifas tanto de COPY como de PRÉSTAMO USA se aplicarán también al resto de los países de fuera de la Unión Europea.
Importante: Tipasa está integrado con WMS circulación lo que implica que en el momento que pinchamos en Sí el documento se presta automáticamente a la cuenta de préstamo interbibliotecario (esta cuenta es única para todas las bibliotecas de la Universidad). Lo mismo ocurrirá cuando nos llegue el libro de vuelta y lo devolvamos en Tipasa desde la petición. Por tanto, no es necesario hacer el préstamo y la devolución de los libros en circulación al estar integrado con WMS.
Cuando comprobemos que una petición no la podemos servir pero se encuentra en otra biblioteca de la Universidad, lo que debemos hacer es borrar la etiqueta que tiene y añadir una etiqueta del desplegable con la nueva biblioteca.
Una vez comprobado en Cisne que no tenemos el documento que nos solicitan, o que no podemos servirlo por diferentes motivos, desplegamos "No" y seleccionamos la respuesta que mejor se adapte a la situación. Si ninguna respuesta se adecúa, seleccionaremos "Otro".
Importante: una vez dada como negativa una petición, desaparece del sistema y no se puede recuperar.
Cuando una biblioteca peticionaria solicita la renovación de un libro desde Tipasa, la petición tendrá el estado de Renovación solicitada. Para realizar la renovación, accedemos a la petición, introducimos la nueva fecha de devolución y pinchamos en Aceptar renovación.
Si no es posible la renovación se pinchará en Rechazar renovación.
Si lo que queremos es reclamar la devolución de un libro porque ha vencido el plazo de devolución, lo haremos a través del botón Reclamar.
Tipasa permite la impresión de etiquetas para los envíos de libros. Las etiquetas que debéis imprimir desde Tipasa son:
Desde la pestaña "Imprimir ahora" existen tres posibilidades:
Desde la cola de impresión se imprimen las direcciones de envío y devolución y las fajas que envuelven al libro.
IMPORTANTE: poned vuestra dirección de envío para que os devuelvan el libro, no la de los Servicios Centrales. Esta dirección se añade automáticamente al aplicar las plantillas en la petición (a falta de configurar las plantillas de las bibliotecas). También se puede cambiar manualmente.
