Ir al contenido principal

Tipasa: manual de referencia

Manual de Tipasa, el sistema de préstamo interbibliotecario con OCLC

Mi cuenta

A través de una única interfaz los usuarios pueden gestionar no solo sus peticiones de circulación sino también las peticiones de préstamo interbibliotecario. Para ello deben acceder al buscador Cisne, seleccionar Mi cuenta e identificarse con su usuario y su contraseña.

 

Desde Mi cuenta  los usuarios podrán hacer un seguimiento de todos documentos que hayan solicitado tanto en la Universidad Complutense como fuera de ella, al estar integrado el módulo de circulación con el de préstamo interbibliotecario.

Página de inicio de Tipasa

 En el menú central de la página de inicio de Tipasa  se localizan los siguientes elementos:

  • Búsqueda de solicitudes: podemos seleccionar diferentes criterios de búsqueda para localizar las solicitudes que tenemos pendientes o que ya han sido tramitadas (abiertas y cerradas). La búsqueda por ID o número de petición es la más ajustada para localizar las peticiones.
  • Etiquetas usadas con más frecuencia: nos permite identificar a qué sucursal pertenecen las peticiones. Se pueden crear y borrar y son intercambiables. Una misma petición puede tener varias etiquetas asociadas aunque es recomendable que cada petición se identifique con una única etiqueta.
  • Enlaces rápidos:
    • Pedidos en préstamo: para gestionar aquellas peticiones que solicitamos al exterior (INTERNOS).
    • Entregas en préstamo: para gestionar aquellas peticiones que nos solicitan del exterior (EXTERNOS).
    • Entrega de documentos: para gestionar internamente artículos de revistas impresas que pertenezcan al fondo de la Universidad Complutense. En nuestro caso, también vamos a utilizarlo para gestionar aquellas peticiones de bibliotecas externas que no pertenezcan a OCLC.
  • Otro: ofrece enlaces a otros servicios como la configuración de políticas de préstamo interbibliotecario, las estadísticas de uso, los recursos de formación o el sistema de Article Exchange.

Menú lateral de Tipasa

El menú lateral de la página de inicio de Tipasa presenta los siguientes elementos:

  • Identificar materiales: permite localizar los documentos que están disponibles en Worldcat para su posterior solicitud a través de Tipasa.
  • Buscar usuarios: permite localizar los usuarios que estén dados de alta en WMS.
  • Solicitar documentos: permite crear una solicitud para pedirla a bibliotecas externas y revisar el estado de los documentos solicitados. 
  • Entrega de documentos: para gestionar internamente artículos de revistas impresas que pertenezcan al fondo de la Universidad Complutense. En nuestro caso, también se utilizará para gestionar aquellas peticiones de bibliotecas externas que no pertenezcan a OCLC.
  • Servir documentos: permite gestionar la tramitación y el envío de los documentos que nos soliciten.
  • Solicitudes de compra: permite gestionar las solicitudes de compra por parte de los usuarios. Actualmente no está configurado en nuestro programa.
  • Cola de impresión: para imprimir las etiquetas relacionadas con las peticiones de préstamo interbibliotecario.

Estados de las peticiones

Las peticiones de préstamo interbibliotecario, tanto las solicitadas como las servidas, pueden presentar una serie de estados en función de la situación en la que se encuentren. La siguiente tabla muestra los estados de las peticiones tanto en el propio programa como en Mi cuenta:

ESTADOS DE LAS PETICIONES DE PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO

ESTADOS EN TIPASA

ESTADOS DE MI CUENTA

DESCRIPCIÓN

No recibida

 

 

 

Presentada

La solicitud ha sido presentada por el usuario pero el personal de la biblioteca aún no la ha revisado.

Recibida

La solicitud ha sido enviada por el usuario y revisada por el personal de la biblioteca.

Presentada

El personal de la biblioteca ha enviado la solicitud.

En consideración

El personal de la biblioteca está considerando si puede servir la solicitud.

Condicional

La biblioteca prestataria necesita información adicional acerca de la petición.

En tránsito

 

 

En tránsito

El documento está en tránsito.

¿Recibida?

El peticionario no ha indicado si ha recibido la petición.

¿No recibida?

El peticionario no ha recibido el documento y ha respondido “no” a ¿Recibido?

Recibida / en uso

 Aparecerá la Fecha o Recibido por la biblioteca en función de la configuración de Mi cuenta.

El documento ha sido recibido por la biblioteca.

Etiquetas de Tipasa

Tipasa tiene un sistema de etiquetas que permite identificar a las bibliotecas responsables de cada petición para que puedan ser tramitadas por el personal correspondiente. Tipasa nos muestra todas las peticiones pendientes de tramitar en la UCM y por ello es necesario que estas peticiones estén identificadas. Es un sistema flexible en el cual las etiquetas se pueden crear, añadir o borrar. 

En el menú central se nos mostrará las etiquetas usadas con mayor frecuencia:

 

Los pedidos en préstamo, es decir, aquellas solicitudes que nos realicen nuestros usuarios complutenses desde Mi cuenta, vendrán etiquetados por la biblioteca que hayan seleccionado al hacer la petición:

 

Las Entregas en préstamo, es decir, las peticiones que nos hagan bibliotecas externas, habrá que etiquetarlas manualmente para saber qué biblioteca va a tramitarla. Cada biblioteca se ocupará de etiquetar sus propias peticiones. 

Creación y borrado de etiquetas

Las etiquetas nos permiten saber que biblioteca debe tramitar la petición. Cuando una petición esté sin etiquetar, serán los Servicios Centrales quienes se ocupen de etiquetarla y las bibliotecas de centro solo tramitarán aquellas peticiones en las que aparezca su nombre.

La asignación de etiquetas es muy sencilla. En etiquetas de solicitud se selecciona en el desplegable la biblioteca y se pincha en guardar.

Cuando no podamos servir una petición pero sin embargo otra biblioteca de la Universidad tenga ese fondo, deberemos borrar nuestra etiqueta y crear una nueva con el nombre de la biblioteca a la que se la queremos rotar. Para borrar una etiqueta solo deberemos pinchar en la cruz y guardar.

IFM

La función de Administración de Cargos de los Préstamos Interbibliotecarios (IFM) del servicio ILL de Tipasa es una característica exclusiva de OCLC, que permite conciliar los cargos y pagos del intercambio de recursos a través de una factura mensual de OCLC.  

La Biblioteca de la Universidad Complutense utiliza este procedimiento para la facturación del préstamo interbibliotecario, puesto que simplifica la emisión de facturas y agiliza el trabajo. Está configurado el sistema para que se aplique automáticamente cada vez que solicitemos o servimos una petición y su gestión administrativa depende de los Servicios Centrales.

Se agrega un cargo de 0,28 € por cada transacción de solicitud de préstamo que se realice a través de IFM y se aplica solo a la biblioteca peticionaria y solo en el caso de que se satisfaga la petición.