Los donantes deberán ponerse en contacto con la Biblioteca preferiblemente a través del siguiente formulario de donación, en el que se consignará una breve descripción del contenido de la donación (número de volúmenes, áreas de conocimiento, fechas de publicación, estado de conservación, etc.) así como cualquier instrumento de descripción bibliográfico disponible que pueda existir (catálogos, listados, fotos) con el fin de facilitar la tarea de selección y su posible incorporación a la Biblioteca.

La Biblioteca, una vez recabada la información sobre la donación, se pondrá en contacto con la institución o particular que la realiza para comunicar su aceptación o rechazo así como las condiciones del traslado y en su caso, los trámites de cesión.

Donaciones aceptadas

Las donaciones se aceptan con el acuerdo de que el material donado pasa a ser propiedad legal de la Biblioteca, que puede organizar, mantener y utilizar ese fondo como considere oportuno, reservándose el derecho a determinar su retención, ubicación y tratamiento técnico. Los fondos se integrarán dentro de la colección y estarán disponibles para su uso y préstamo como cualquier otro material salvo condiciones excepcionales establecidas al respecto.  

La Biblioteca reconocerá las donaciones recibidas mediante una carta de agradecimiento y, en su caso, un documento de donación.
El coste del traslado del donativo aceptado correrá a cargo del donante, salvo circunstancias excepcionales.

En el caso de donaciones de especial relevancia (bibliotecas personales) se seguirá un proceso de gestión específico que incluirá la firma de un Convenio de donación con la UCM.

La biblioteca no acepta fondos en depósito, salvo aquellos casos excepcionales en que se considere de gran interés para la colección, los usuarios y los fines de la universidad.