MS Teams tiene múltiples opciones que facilitan el teletrabajo. Con esta herramienta puedes chatear, realizar llamadas, videollamadas o programar reuniones. Además se pueden subir y editar ficheros. También permite la creación de equipos o grupos de trabajo, así como compartir pantalla cuando se está en una videollamada.

 

• A través de este enlace https://www.microsoft.com/es-ww/microsoft-teams/download-app
• Una vez dentro, pulsamos la opción ‘descargar para escritorio’ y acto seguido, ‘Descargar Teams’ y se nos descargará la aplicación.
• Hacemos doble click en la aplicación descargada y nos pedirá la dirección del inicio de sesión. Escribiremos nuestra dirección de correo institucional @ucm.es y seremos redirigidos al SSO UCM para que introduzcamos nuestro correo y contraseña, y ya tendremos instalada la aplicación.
• En el escritorio, veremos que se ha creado un acceso directo a Teams.

Las principales acciones, que se sitúan en el menú vertical de la izquierda, son: actividad, chat, equipos, tareas, calendario, llamadas, archivos.

Al seleccionar ACTIVIDAD , menú de la izquierda, se puede ver mi actividad: últimos chats, últimas acciones que he hecho, quién me ha comentado algo, conversaciones que se han hecho o llamadas perdidas.

Esta opción permite iniciar nuevos chats con cualquier persona con correo @ucm. Pulsando en el icono representado por un cuadrado y un lápiz en su interior puedes iniciar un nuevo chat. También, puedes acceder a chats pasados y buscar por palabras clave para encontrar conversaciones que te interesen. En esta acción también podrás filtrar por nombre y/o lanzar un chat con algún miembro.

Desde la opción CHAT , pulsaremos el botón, cuyo icono son dos personas con un signo más a modo de superíndice , que está situado en la esquina superior derecha. Se nos abrirá un cuadro de diálogo y agregaremos a las personas con las que deseemos chatear.

 

• Desde la función CHAT, pulsaremos el botón, cuyo icono son dos personas con un signo más a modo de superíndice , que está situado en la esquina superior derecha.
• Se nos abrirá un cuadro de diálogo y agregaremos a las personas con las que deseemos chatear.
• Si pulsamos el icono de la llamada a voz (el teléfono) haremos una llamada de voz a los miembros que hemos agregado.
• Si lo que deseamos es hacer una videollamada, pulsaremos el botón cuyo símbolo es una cámara. Ambos iconos están situados en la esquina superior derecha

 

Seleccionando en el menú de la izquierda EQUIPOS y, una vez dentro, seleccionaremos en el botón situado en la derecha arriba “Unirse a un equipo o crear uno” . Aparecerá el recuadro crear un equipo pinchando aquí, se muestra una tipología de posibles tipos de Equipo que puedo formar (Clase, docencia, etc.) Si quiero simplemente un grupo colaborativo con mis compañeros, superiores o subordinados de mi unidad selecciono Otros.

Aparecerá una ficha que rellenamos con los campos que aparecen: nombre del equipo, descripción y privacidad y pulsamos en siguiente. Nos aparecerá la ficha para agregar miembros al grupo, agregaremos los miembros y pulsamos cerrar. Ya está creado nuestro grupo.

Desde la función EQUIPOS En el recuadro del 'equipo creado’ aparecerán tres puntos (a modo de menú) en la esquina superior derecha; pulsando en él, se desplegarán varias opciones, entre ellas, la de eliminar grupo.

Desde la función EQUIPOS En el 'recuadro del equipo' aparecerán tres puntos (a modo de menú) en la esquina superior derecha; pulsando en ellos, se desplegarán varias opciones, entre ellas, la de agregar miembro al grupo. Lo localizaremos y lo añadiremos.

Sí, desde la acción EQUIPOS (estando dentro de un equipo) , en la parte superior, justo debajo del cuadro de búsqueda, veremos la pestaña ‘Archivos’ . Una vez en la sección, aparecerán varias opciones: utilizaremos la de ‘cargar’ para subir o archivos o carpetas al equipo, de manera que los miembros podrán acceder a los mismos.

Además puedes crear carpetas para organizar tus archivos. En el mismo menú de la parte superior encontrarás el botón '+Nuevo'. Al pulsar en él, tendremos la opción de crear una carpeta

Sí, tanto desde las acciones CHAT como EQUIPOS (estando dentro de un equipo), en la parte superior, justo debajo del cuadro de búsqueda, veremos la pestaña ‘+ Nuevo’. Una vez pulsado, aparecerán varias opciones: si queremos crear un nuevo documento de Word. Excel, etc. Se creará en línea y se podrá editar por las personas que lo comparten.

 

 

• Sí, se pueden editar en línea, al igual que ocurre con los documentos de Google.
• Simplemente haciendo clic en el nombre del fichero, se abrirá en el visor de Teams y, desde allí, se podrá editar. Incluso, pueden estar editando varias personas a la vez.
• El guardado es automático.
• Cuando hayamos finalizado, pulsaremos el botón ‘cerrar’ en la esquina superior derecha.

Sí, se pueden descargar, basta con seleccionar el documento, pulsando en el circulito que precede el documento , y pulsaremos el botón descargar en el menú de la parte superior Nos avisará que se ha descargado el documento, podemos ver la ruta del directorio pulsando en las ventana emergente 'se ha descargado descargar...' que aparecerá en la esquina inferior derecha

La función Calendario funciona de manera análoga a otros calendarios como el de Google. Puedes programar citas o reuniones y visualizarlas dentro de un calendario con vistas semanal, diaria o mensual. Tan solo haciendo clic sobre el día y la hora que desees, se desplegará una ficha para que crees la reunión.

Sí, entrando de la función CALENDARIO , elegimos la franja horaria del día que queremos que sea nuestra reunión y pulsaremos en el botón ‘Nueva reunión’ situado en la esquina superior derecha y se desplegará una ficha en la que deberá agregar un título, los asistentes, la fecha, la hora. Además, puede agregar un canal, y una ubicación en el caso de que la reunión sea presencial. Existe, en la parte superior casi central, un asistente para la programación de la tarea que nos facilitará la tarea.

Otra forma para programar una reunión, si lo que queremos es programar una reunión con un equipo determinado, es dentro la función EQUIPOS

Desde la función EQUIPOS pulsar en la opción ‘Reunirse’ situada en la esquina superior derecha. Desplegando el botón, nos dará dos opciones:

• ‘reunirnos ahora’
• o bien, ‘programar una reunión’.

Seleccionaremos: ‘programar una reunión’. Los pasos a seguir ahora serán los que se han descrito en el párrafo anterior.

Sí, y hay dos métodos para hacerlo:

 

1. uno, desde la función EQUIPOS (reunión con un equipo en concreto) desplegando el botón ‘reunirse’, situado en la esquina superior derecha, pulsando en la opción reunirse ahora.
2. Otro método, desde la función CALENDARIO pulsando el botón ‘Reunirse ahora’ también situado en la esquina superior derecha. Mediante esta segunda opción, deberás agregar a las personas con las que quieres hacer una videollamada.

Sí, hay dos formas, una de ellas, desde la opción de CHAT y la otra, desde la opción LLAMADAS .

1. Desde la opción CHAT una vez que se ha elegido el chat con la persona a la que queremos llamar, basta con pulsar uno de los dos botones, dependiendo de si lo que queremos es hacer una llamada o una videollamada, situados en la parte superior derecha. Se distinguen porque el icono de la llamada de voz es un teléfono y el de la videollamada, es una cámara.
2. Desde la opción LLAMADAS, si lo que queremos es realizar una llamada, basta con pulsar el botón ‘hacer una llamada’ situado en la parte inferior derecha. Nos aparecerá una ventana para buscar a la persona, y estableceremos la llamada. Otro método, sería pulsando el botón ‘agregar marcación rápida’ y elegiremos a la persona con la que queremos conversar, esta acción conlleva la creación de una etiqueta permanente con la persona que vamos a contactar y nos permitirá tanto hacer llamadas, como videollamadas.

 

Puede ser por dos motivos:

1. si el ordenador en el que está instalada la aplicación de escritorio no dispone de una cámara, no podremos hacer una videollamada.
2. la versión web de Teams (Office 365) no permite hacer videollamadas.

 

Solo se puede compartir la pantalla cuando estamos en una llamada o en una videollamada. Hay dos formas:

1. Desde la opción CHAT mediante el icono representado por un cuadrado con una flecha hacia arriba situado en la parte superior derecha. En este caso, para compartir la pantalla tendremos que establecer primero una llamada, como se ha explicado anteriormente.
2. Cuando se está en una llamada o videollamada, pulsando el mismo icono que se encuentra en la parte superior, compartiremos nuestra pantalla.

En el caso de disponer de más de una pantalla, debemos seleccionar la pantalla activa que debemos compartir.

Para dejar de compartir pantalla hay que pulsar el icono representado por un cuadrado con una x en su interior situado en la parte superior

Existe un círculo, en la parte superior derecha con nuestras iniciales, que es el botón que sirve para gestionar nuestro perfil, pegado a este círculo veremos uno más pequeñito en la parte de abajo a la derecha. Dependiendo del color de este círculo pequeñito sabremos el estado de esta persona. Basta con pulsar dicho botón para saber el significado de los colores, por ejemplo:

• el color verde, nos indicará que está disponible;
• el ámbar, que está ausente o vuelvo enseguida;
• el rojo, ocupado; el blanco, desconectado;
• una señal de dirección prohibida, no molestar.

 

Cuando escribes el mensaje existen dos iconos:

• El icono Okay significa que se ha entregado
• El icono de un ojo significa que se ha leído el mensaje

 

dentro la acción ACTIVIDAD ,pinchamos en el icono configuración simbolizado por una rueda sitado en la parte superior derecha. En el desplegable, iremos a notificaciones desde ahí, activaremos las notificaciones.

Sí, para ello seguiremos estos pasos:

1. Entramos en la Web Office 365: https://www.office.com/
2. Pinchamos en INICIAR SESIÓN
3. Introducimos nuestro correo @ucm.es
4. Nos dirige al SSO de la UCM
5. Introducimos nuestro correo @ucm.es y contraseña
6. Ya estaremos en la página principal de Office 365
7. En el menú vertical de la izquierda, pulsaremos en el icono de Teams

RECUERDA: con la versión en línea no se pueden realizar videollamadas ni compartir pantalla.