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Manual PPC: plataforma de trabajo

Biblioguía sobre la gestión del Portal de Producción Científica de la UCM

 

DOCSERVER es el Portal documental y es común a todas las bibliotecas participantes en el proyecto "Portal de la Investigación" de la Fundación Dialnet. En él encontramos todos los documentos disponibles en los portales individuales que como hemos visto, son de tres tipos:

  • Documentos que se extraen de Dialnet.
  • Documentos que se extraen de Scopus.
  • Documentos creados de forma manual desde el Docserver.

Desde el menú de DOCSERVER podemos:

  1. Buscar documentos.
  2. Fusionar documentos.
  3. Añadir nuevos documentos.
  4. Editar documentos que no vienen de Dialnet (si queremos corregir o editar un documento que está en Dialnet, se hará desde Nexo).
  5. Fusionar documentos duplicados del Portal.

Se catalogarán directamente en el Portal:

  • Artículos de revistas extranjeras que no estén en Scopus (incluso de una revista hispanoamericana que no esté en Dialnet):
    • Crearemos el documento en el Portal tratando de completar lo mejor posible el registro.
    • Si la revista está indizada por Scopus, esperaremos a la actualización de la misma ya que es previsible que se incorporen un registro con contenidos más ricos.
  • Libros colectivos publicados fuera España, en el que ha participado algún investigador nuestro, bien coordinando la edición, bien escribiendo uno de los capítulos, lo creamos directamente en el Portal. 

 

Consideraciones y comprobaciones previas

  • Antes de crear un documento manualmente, habrá que hacer comprobaciones que no está en ninguna de las dos plataformas.
  • Si se tiene certeza que la publicación entra en el Portal por cualquiera de las dos vías, es mejor esperar y no catalogar documentos manualmente.

Fusionar documentos del Portal

Otra de las acciones que podemos hacer en Docserver es fusionar documentos duplicados en el Portal y seleccionamos el icono de fusión de documentos:

 

Antes de unificar los documentos debemos fijarnos en la procedencia de los documentos.
Para saber la procedencia de los documentos, debemos acceder al documento en el Portal y en la parte inferior derecha, aparecerá si viene de Scopus de la siguiente forma:

  

  • Si las 2 referencias vienen de Dialnet, no debemos fusionar en Docserver los documentos (salvo casos excepcionales o de urgencia) y debemos notificar el error a:  dialnet@unirioja.es
  • Si se trata de artículos de revistas uno de Scopus y otro de Dialnet, no debemos unificarlos desde Docserver, ya que podríamos perder datos importantes del documento. Lo mejor sería notificar la incidencia a Dialnet.
  • Si se trata de 2 artículos de revista de Scopus, 2 artículos creados de forma manual o un artículo creado de forma manual y otro de Dialnet, debemos unificarlos desde Docserver de la siguiente forma:

Primero copiamos el id del documento. El id aparece siempre en el enlace del documento, por ejemplo:

https://produccioncientifica.ucm.es/documentos/5d2692c02999520f11b9f23e

Su id es: 5d2692c02999520f11b9f23e

Una vez tenemos localizado el id, accedemos a la pantalla de fusión de documentos, copiamos el id y le damos a “Añadir”:


 
Hacemos lo mismo con el otro documento, añadimos el id en la casilla y le damos a añadir. Cuando ya tenemos los 2 documentos debemos revisar cual es la publicación más completa, la seleccionamos en el recuadro y le damos a “Fusionar documentos”.

En estos momentos, si uno de los registros forma parte de Dialnet tiene prioridad para quedarse como registro principal, por lo que si en el registro “secundario” hubiera elementos que nos gustaría salvar en el registro principal y que éste no tiene (por ejemplo, un resumen o la afiliación de los autores), hay que añadirlos al registro de Dialnet, ya que si no perderemos esos datos.

Una vez confirmada la fusión, el sistema indica: "Fusión realizada correctamente" y en el Portal ya sólo se mostrará el registro que hemos dejado como principal. En el caso de que lo hayamos enriquecido en Dialnet, los cambios se reflejarán en el Portal al día siguiente.
 

 


Para las obras colectivas, monografías, artículos de obras colectivas o aportaciones de congresos, también debemos unificarlos desde DOCSERVER. A no ser que se trate de libros duplicados en Dialnet que tendremos que notificarlo a Fundación Dialnet para que se borre de Dialnet, como ya hemos indicado anteriormente. (una vez borrados los documentos en Dialnet, el documento desaparecerá del Portal al día siguiente)
 

Añadir nuevos documentos

Desde Docserver añadimos los documentos de forma manual cuando son publicaciones que no se pueden extraer de forma semiautomática de otras fuentes como Dialnet o Scopus.
Para crear el documento de forma manual debemos ir a Docserver y pinchar sobre el icono  +

A. Documento con DOI/URL: en la ventana de “Nuevo documento” si disponemos de DOI o URL del documento podemos introducirla para tratar de extraer los metadatos del documento y así facilitar la gestión:

 

Para introducir el DOI, basta con la última parte númerica.

Le damos a “Continuar y nos permite elegir la fuente de donde queremos extraer los los metadatos y elegimos la más adecuada. A continuación si todo está correcto pinchamos en “Crear”.

En la siguiente pantalla, el documento está ya creado pero debemos revisar los datos, añadir de forma manual lo que podamos completar: resúmenes, títulos paralelos, enlaces…
Es muy importante revisar los autores. Para que el documento sea vea en el Portal, debemos añadir el código Dialnet en la pestaña “Autorías”:

 

El código Dialnet se puede consultar en Dialnet, estando identificados y buscando por autores:

 

 

B. Documento sin DOI/URL: n caso de no disponer de DOI o URL tendremos que seleccionar “No tengo DOI/URL”:

 

Después seleccionamos en el desplegable qué tipo de documento es, según el tipo de documento que seleccionemos se mostrarán una serie de campos u otros

 

 

A continuación, tendremos que añadir todos los datos del documento de forma manual y darle a “Aceptar”. Es importante que para que el documento se cree de forma correcta, no olvidemos de añadir los datos obligatorios que están marcados con el asterisco rojo *

 

Editar documentos que no vengan de Dialnet

Se pueden editar datos en el Portal para:

  1. Añadir el código Dialnet a un autor.
  2. Añadir un autor a un documento.
  3. Completar algún aspecto del documento tanto si ha entrado por Scopus como si se ha añadido manualmente.

Para editar un documento tenemos que estar logados en el Portal público con nuestro nombre de usuario y contraseña de Dialnet. Si el documento viene de Scopus o es manual, el sistema nos lleva directamente a DOCSERVER para realizar la modificación deseada:

En Docserver podemos completar la información desde las pestañas superiores del documento:

Pestaña "Ficheros": No usar

Pestaña "Autorías"

Literal: hay que poner la institución tal y cómo aparece en el documento.

Asociar organización: aparecerá el nombre aceptado en el Portal. Hay que confirmar o buscar una institución nueva si no es la correcta.

Finalmente pulsamos el botón AÑADIR

 

IMPORTANTE:

Comprobar que los autores tienen el código de Dialnet asociado.

Puede ser que un documento que está en el Portal, no se vea en la página del autor, aunque el autor si aparezca referenciado en el documento
Para solucionarlo, habría que acceder a la pestaña autorías, pichar sobre el lapicero y añadir el código Dialnet del autor:


Para añadir el código Dialnet del autor u otra información: pulsamos sobre “editar” y rellenamos.

  • Literal: ponemos el nombre como aparece en el documento.
  • Tipo de autoría y código dialnet del autor. muy importante rellenar esta información. 
  • Una vez añadidos cerramos esta pantalla.

Añadir autorías:
Si en el documento falta algún autor, debemos añadirlo manualmente pulsando sobre NUEVA AUTORÍA

Una vez rellenados los campos, pulsamos AÑADIR.


 

Pestaña Referencias

En esta pestaña se pueden añadir las referencias citadas en el documento. Se pueden añadir una a una o introducir las referencias tal y como están publicadas (literales) separadas por un salto de línea.

 

Pestaña Otros datos

En esta pestaña se puede añadir el resumen en varios idiomas y las palabras clave del documento.


El documento ya está creado en la parte de administración del Portal. Si pinchamos sobre el “id”, lo veremos en el Portal. Para poder visualizarlo en la página del autor tendremos que esperar 24 h.


 
 

Situaciones excepcionales

En situaciones excepcionales se puede crear el documento en el Portal aunque vaya a entrar posteriormente desde estas bases de datos. Tendremos que estar pendientes para eliminar los duplicados.

Se recomienda añadir el DOI en todos los casos que éste exista, pero con más motivo en estos casos excepcionales.


Ejemplo:
Un autor solicita en junio de 2021 la inclusión de un artículo que está en Scopus desde noviembre de 2020, pero de forma “in press”.
Comprobamos en la revista que en junio de 2021 todavía tiene artículos sin publicar (están in press, pero sin adjudicar a un número concreto), desde abril de 2020 y ya ha publicado 4 números en 2020.

En este caso añadimos el artículo manualmente al Portal porque suponemos que va a tardar bastante tiempo en ser publicado.