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RefWorks: guía básica

Biblioguía del gestor bibliográfico RefWorks

Proyecto

En RefWorks podemos tener varios proyectos de trabajo activos e independientes en una misma cuenta. 

Imagen del escritorio de refworks, en la parte superior se señala con una flecha  la opción untitled project. A la derecha del nombre del proyecto aparece una flecha que despliega un menú que permite gestionar y compartir los proyectos

 

Cuando se entra por primera vez, el proyecto tiene el nombre de Untitled project. A la derecha del nombre del proyecto hay un menú que permite compartir y gestionar los proyectos. 

  • Compartir proyectos: 

En el menú desplegable se selecciona Compartir. Introducimos la direcciiones de correo electrónico separadas por comas o puntos y comas. Sólo podemos compartir proyectos con usuarios que tengan suscripción a RefWorks. 

Imagen que muestra la pantalla en refworks que permite compartir un proyecto. Hay una casilla para escribir el correo electrónico y el botón listo para finalizar

  • Gestionar proyectos: 

En el menú desplegable se selecciona Gestionar proyectos. Desde aquí se pueden realizar varias acciones: 

  1. Crear un nuevo proyecto 
  2. Proyectos de la cuenta 
  3. En cada proyecto se puede: 
    • Renombrar
    • Compartir proyecto
    • Definir un proyecto como el actual: cuando hay más de un proyecto, siempre hay uno que aparece en el escritorio de RefWorks. En el resto de proyectos existe la posibilidad de cambiar el estatus a actual. 
    • Borrar 

Imagen de la página de proyectos en RefWorks. Una flecha indica el botón de crear un proyecto, otra flecha, señala cómo acceder al proyecto y , la tercera, la  acciones que se pueden realizar con cada proyecto (renombrar, compartir, borrar)

Carpetas

La organización de las referencias en RefWorks se realiza mediante las carpetas. 

  • Crear carpetas 

Para crear una carpeta hay que: 

  1. Ir a Agregar carpeta 
  2. Nombrar la carpeta 
  3. Guardar 

Se muestra el escritorio de RefWorks. Una flecha señala la opción agregar carpeta. En el centro de la imagen, hay una pantalla en la que se escribe el nombre de la carpeta y, por último, se señala la opción guardar

  • Borrar, renombrar y compartir carpetas 

Otras acciones que se pueden realizar con las carpetas son: 

  • Añadir subcarpeta 
  • Renombrar 
  • Compartir carpeta 
  • Encontrar duplicados
  • Eliminar 

la imagen muestra el escritorio de refworks. En el menú de la izquierda, una flecha señala una carpeta. Otra flecha señala el menú desplegable que hay en las carpetas. Se ven las distintas acciones que podemos llevar a cabo: crear subcarpetas, renombrar, compartir, encontrar duplicados y eliminar

  • Cómo incorporar referencias a una carpeta 

Los pasos a seguir son: 

  1. Seleccionar las referencias que se quieran agrupar 
  2. Hacer clic en Asignar carpeta
  3. Elegir la carpeta (o crear una carpeta) donde se guardarán las referencias 

Se muestra el escritorio de refworks donde se señalan con flechas los pasos para asignar una referencia a una carpeta: 1 seleccionar referencias, 2 asignar a carpeta y 3 seleccionar la carpeta para guardar la referencia

Aviso: La eliminación de carpetas no afecta a las referencias almacenadas en la cuenta de RefWorks. Si se elimina una carpeta, las referencias que están dentro quedan sin asignar (Not in folder)  a ninguna otra carpeta, guardadas en Todas las referencias. 

En la imagen se muestra el escritorio de refworks.  En el menú de la izquierda, está señalizada la opción todas las referencias y la opción not to folder

 

Búsquedas en RefWorks

Para buscar referencias en RefWorks hacemos clic en el icono de la lupa, situado en el menú superior. 

 

La imagen muestra el escritorio de refworks. Una flecha indica donde está el icono lupa

 

La búsqueda tiene las siguientes características: 

  • Se efectúa dentro de los campos de la referencia y dentro de los archivos adjuntos. 
  • Permite truncar términos de búsqueda mediante asteriscos (*).
  • Permite combinar diferentes términos de búsqueda mediante operadores booleanos. 

La búsqueda avanzada permite: 

  • Seleccionar en qué carpetas queremos hacer la búsqueda. 
  • Seleccionar en qué campos queremos hacer la búsqueda. 
  • Combinar diferentes criterios de búsqueda mediante operadores booleanos. 

La imagen muestra los campos por los que se puede realizar una búsqueda avanzada.En el primero, se puede seleccionar la carpeta en la que se va a buscar, el segundo los campos de la referencia donde se buscará y debajo de estos,  hay un boton que permite añadir más campos.

 

Modificar referencias

Antes de elaborar una bibliografía conviene comprobar las referencias para corregir posibles errores (títulos en mayúsculas, indicaciones sobre el idioma, etc.) 

Para editar las referencias individualmente en RefWorks hay que: 

  • Seleccionar la referencia que queramos editar. 
  • Hacer clic en el icono del lápiz. 

La imagen muestra el escritorio de refworks. En la parte central, hay una referencia y a la derecha se ven los distintos campos que la forman autor, título, etc. En la parte superior derecha está el icono del lápiz

A continuación, RefWorks muestra todos los campos de la referencia para que se pueden modificar. Una vez realizados los cambios, hay que hacer clic en Guardar. 

La imagen muestra el escritorio de refworks donde, en la parte derecha, hay una pantalla que muestra todos los campos que contiene una referencia. Una flecha indica la acción de guardar.

Para modificar referencias de manera global hay que: 

  • Hacer clic en Herramientas - Edición en masa.

La imagen muestra el escritorio de refworks donde dos flechas señalan la opcion herramientas y dentro de esta, la opcion edicion en masa

  • Seleccionar los campos que queremos añadir, sustituir o borrar.
  • Una vez realizados los cambios oportunos, no olvidar hacer clic en  Añadir datos, Eliminar datos o Sustituir datos. 

La imagen muestra la pantalla de refworks de edicion en masa y las acciones que se pueden realizar: añadir, eliminar o sustituir. Debajo, un cuadro de dialogo que pone añadir a un campo seleccionado y debajo de este, añadir a un campo de fuente electrónica. Más abajo, el boton inactivo de Añadir datos.

 

 

Encontrar y eliminar duplicados

RefWorks permite buscar duplicados y eliminarlos. Los duplicados se pueden buscar bien desde cada carpeta o desde Herramientas - Encontrar duplicados. Si hay duplicados, RefWorks proporciona un listado. 

 

 ​La imagen muestra el escritorio de refworks. Una flecha señala la opcion herramientas que muestra las tres acciones posibles, entre ellas, encontrar duplicados. Otra flecha señala una carpeta en la que el menu desplegable muestra la opcion de encontrar duplicados.

Documentos adjuntos

Uno de los campos de las referencias permite añadir archivos adjuntos. Hay que:  

  • Editar la referencia mediante el icono del lápiz.
  • Ir al camo Archivos adjuntos 

Cuando una referencia tiene un archivo adjunto, debajo del título aparece el icono de un documento y, a la derecha, un carrusel con la vista previa de los archivos. RefWorks permite la vista previa de los formatos Word, Excel, Power Point, PDF y open office. 

La imagen muestra el escritorio de refworks con un listado de referencias. Una flecha señala el icono de documento que está debajo del título de la referencia. Otra flecha, en la parte derecha del escritorio, señala el carrusel con los documentos que tiene asociados esa referencia.