En RefWorks podemos tener varios proyectos de trabajo activos e independientes en una misma cuenta. 

Cuando se entra por primera vez, el proyecto tiene el nombre de Untitled project. A la derecha del nombre del proyecto hay un menú que permite compartir y gestionar los proyectos. 

• Compartir proyectos: ​

En el menú desplegable se selecciona Compartir. Introducimos la direcciiones de correo electrónico separadas por comas o puntos y comas. Sólo podemos compartir proyectos con usuarios que tengan suscripción a RefWorks. 

• Gestionar proyectos: 

En el menú desplegable se selecciona Gestionar proyectos. Desde aquí se pueden realizar varias acciones: 

1. Crear un nuevo proyecto 
2. Proyectos de la cuenta 
3. En cada proyecto se puede: 
   • Renombrar
   • Compartir proyecto
   • Definir un proyecto como el actual: cuando hay más de un proyecto, siempre hay uno que aparece en el escritorio de RefWorks. En el resto de proyectos existe la posibilidad de cambiar el estatus a actual. 
   • Borrar 

La organización de las referencias en RefWorks se realiza mediante las carpetas. 

• Crear carpetas 

Para crear una carpeta hay que: 

1. Ir a Agregar carpeta 
2. Nombrar la carpeta 
3. Guardar 

• Borrar, renombrar y compartir carpetas 

​Otras acciones que se pueden realizar con las carpetas son: 

• Añadir subcarpeta 
• Renombrar 
• Compartir carpeta 
• Encontrar duplicados
• Eliminar 

• Cómo incorporar referencias a una carpeta 

Los pasos a seguir son: 

1. Seleccionar las referencias que se quieran agrupar 
2. Hacer clic en Asignar carpeta
3. Elegir la carpeta (o crear una carpeta) donde se guardarán las referencias 

Aviso: La eliminación de carpetas no afecta a las referencias almacenadas en la cuenta de RefWorks. Si se elimina una carpeta, las referencias que están dentro quedan sin asignar (Not in folder)  a ninguna otra carpeta, guardadas en Todas las referencias. 

Para buscar referencias en RefWorks hacemos clic en el icono de la lupa, situado en el menú superior. 

La búsqueda tiene las siguientes características: 

• Se efectúa dentro de los campos de la referencia y dentro de los archivos adjuntos. 
• Permite truncar términos de búsqueda mediante asteriscos (*).
• Permite combinar diferentes términos de búsqueda mediante operadores booleanos. 

La búsqueda avanzada permite: 

• Seleccionar en qué carpetas queremos hacer la búsqueda. 
• Seleccionar en qué campos queremos hacer la búsqueda. 
• Combinar diferentes criterios de búsqueda mediante operadores booleanos. 

Antes de elaborar una bibliografía conviene comprobar las referencias para corregir posibles errores (títulos en mayúsculas, indicaciones sobre el idioma, etc.) 

Para editar las referencias individualmente en RefWorks hay que: 

• Seleccionar la referencia que queramos editar. 
• Hacer clic en el icono del lápiz. 

A continuación, RefWorks muestra todos los campos de la referencia para que se pueden modificar. Una vez realizados los cambios, hay que hacer clic en Guardar. 

Para modificar referencias de manera global hay que: 

• Hacer clic en Herramientas - Edición en masa.

• Seleccionar los campos que queremos añadir, sustituir o borrar.
• Una vez realizados los cambios oportunos, no olvidar hacer clic en  Añadir datos, Eliminar datos o Sustituir datos. 

RefWorks permite buscar duplicados y eliminarlos. Los duplicados se pueden buscar bien desde cada carpeta o desde Herramientas - Encontrar duplicados. Si hay duplicados, RefWorks proporciona un listado. 

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Uno de los campos de las referencias permite añadir archivos adjuntos. Hay que:  

• Editar la referencia mediante el icono del lápiz.
• Ir al camo Archivos adjuntos 

Cuando una referencia tiene un archivo adjunto, debajo del título aparece el icono de un documento y, a la derecha, un carrusel con la vista previa de los archivos. RefWorks permite la vista previa de los formatos Word, Excel, Power Point, PDF y open office.