Esta opción permite cambiar el título y gestionar los principales atributos y opciones del archivo, como la gestión de etiquetas.

La ventana modificar nos muestra los siguientes elementos:

• Icono del Archivo: en la parte superior de la ventana, nos indica el tipo de archivo: PDF, Word...
• Área punteada donde podemos arrastrar o hacer clic para reemplazar un archivo por otro. Permite reemplazar el archivo con una nueva versión sin necesidad de borrar el antiguo.
• Los "tres puntos" de la derecha dan acceso al resto de operaciones de gestión: permisos, apariencia, estadísticas...
• Título: nombre del fichero que se mostrará en los enlaces añadidos con el widget "Documentos y enlaces". Por defecto muestra el nombre del archivo sin extensión.
• URL amigable: se recomienda no modificar. Si la modificamos debemos tener en cuenta que debe estar formada por caracteres alfanuméricos en minúsculas, sin espacios, ni signos diacríticos ni eñes. No se admiten URL duplicadas dentro del Website, si se encuentra una URL igual se añadirá un guion medio con un número.
• Botón Ver URL o Botón Descargar: el botón cambia de "Descargar" a "Ver" cuando cambiamos la apariencia del archivo: "Descargar documento para guardar" o "Visualizar mediante visor".
  • Ver URL: cuando pulsamos el PDF se mostrará en una nueva ventana donde podemos copiar la URL de la barra de direcciones del navegador.
  • Descargar: cuando pulsamos el botón el documento se descarga. Podemos copiar la URL si clicamos con el botón derecho del ratón y en el menú contextual emergente seleccionamos "Copiar vínculo".
• Descripción: la descripción puede ser de utilidad para mostrar información complementaria sobre el contenido del archivo. Cuando insertamos en una página un enlace a un documento con el widget Documentos y Enlaces la descripción se muestra debajo del título del documento.
  

El último bloque de opciones muestra, de izquierda a derecha:

• Programar visión: permite definir un rango de fechas durante el cual el archivo estará disponible. Fuera de ese rango no será accesible (por ejemplo, los plazos de vigencia de una convocatoria). Fuera del rango de fechas se visualiza un aviso informando que el documento no se puede visualizar.
• Estado: activo o inactivo. Cuando está en estado inactivo no es accesible y no se puede descargar ni visualizar. Si alguna página tiene un enlace al archivo inactivo mostrará el siguiente error al hacer clic en el enlace:
  
• Visibilidad: se refiere a la misma opción que Permisos.
  • Pública: documento accesible de manera pública.
  • Privada: restringido el acceso a: Grupos, Colectivos o Red UCM.
• Etiquetas: El botón gestionar etiquetas nos muestra las etiquetas creadas y nos permite crear nuevas etiquetas. Podemos añadir etiquetas a los documentos de manera que el vínculo (URL) de cada etiqueta nos mostrará una página con todos los archivos asignados a dicha etiqueta. El siguiente sección de esta página, " Etiquetas", explica el procedimiento.
  
  Los últimos dos botones de la ventana modificar archivo son:
• Aceptar modificación: después de modificar las opciones de archivo pulsamos este botón para salvarlas.
• Volver al listado: vuelve al listado de archivos de la página Web.

Para acceder a la gestión de etiquetas de los archivos de nuestra Web pulsamos en la parte inferior del Gestor UCM, en el enlace a la Aplicación Archivos.


Una nueva ventana nos muestra el listado de archivos de la página en la que estamos.

El listado de Archivos de la página, permite la gestión de cada archivo. Cuando clicamos en los tres puntos de un archivo se despliegan las siguientes opciones:

• Modificar: permite gestionar los atributos y las principales opciones del archivo, como la gestión de etiquetas.

El botón Gestionar etiquetas nos muestra las etiquetas creadas y nos permite crear nuevas etiquetas.

Pulsando el botón Crear nueva etiqueta accedemos a la página "Datos generales de la etiqueta" donde podemos configurar los siguientes campos:

• Etiqueta: nombre de la etiqueta.
• URL amigable: esta URL nos mostrará una página con todos los documentos asociados a la etiqueta.
• Descripción
• Estado: Activo / Inactivo.
• Orden de la etiqueta en el conjunto de etiquetas.

Una vez creada la etiqueta pulsamos en Guardar datos y ya tendremos la etiqueta lista para asignarla a todos los documentos que deseemos mediante el desplegable "Seleccione etiqueta". Seleccionamos la etiqueta en el desplegable y pulsamos el botón "Añadir etiqueta" para asignarla a nuestro documento.


Una vez creadas y asignadas las etiquetas a los archivos podemos mostrar todos los archivos con esa etiqueta. Para mostrar los archivos con una etiqueta determinada copiamos la URL amigable de esa etiqueta para crear un vínculo o enlace. La URL de la etiqueta nos llevará a una página con todos los archivos que tengan añadida esa etiqueta.
Debemos copiar la URL de la etiqueta sin espacios.

La URL de la etiqueta enlaza con una página que muestra, por orden alfabético del título, los documentos con esa etiqueta (véase imagen superior).