Docta Complutense es el repositorio institucional en acceso abierto de la Universidad Complutense de Madrid que tiene como finalidad recopilar, gestionar, difundir y preservar la producción científica y académica en soporte digital, fruto de la actividad de docentes, investigadores y grupos de investigación pertenecientes a la UCM, con el fin de favorecer la visibilidad e impacto de las publicaciones de la comunidad universitaria complutense. 

En este sentido la Universidad Complutense aprobó el 27 de mayo de 2014 la Política Institucional de Acceso Abierto a la Producción Científica y Académica de la UCM: 

Docta Complutense puede recoger todo tipo de material científico y académico (artículos, tesis doctorales, comunicaciones a congresos, libros, capítulos, etc.) siempre y cuando:

• Sea producido o financiado por miembros de la comunidad universitaria: significa que el autor o coautor de un trabajo esté vinculado a uno de los centros, departamentos, institutos o servicios de la Universidad. 
• Pertenezca al ámbito de la investigación, de la docencia o de la divulgación científica.
• Esté en formato digital.
• No sea efímero.
• Esté completo para su distribución y archivo.
• El autor/titular del copyright del trabajo pueda y quiera conceder a Docta Complutense la licencia no exclusiva para preservar y difundir el trabajo en cuestión a través del repositorio institucional. Este apartado es particularmente importante porque hace referencia a los derechos de autor. En el caso de que el autor de un  trabajo haya trasferido sus derechos de copyright a un editor, Docta Complutense solamente carga su texto completo siempre y cuando la política de permisos del editor en cuestión contemple el depósito en abierto de alguna versión del trabajo. En el caso de literatura gris, el autor retiene todos los derechos de propiedad intelectual. 

Los contenidos del repositorio institucional complutense abarcan documentos producto de la investigación (artículos científicos, libros, tesis doctorales, patentes, ponencias, secciones de libro, documentos de trabajo, trabajos de fin de máster) y de la docencia (materiales de enseñanza, trabajos de curso, proyectos de innovación docente, trabajos de fin de grado, videos, etc.).

El repositorio estructura sus contenidos en tres comunidades:

Docencia

• Trabajos Fin de Grado (TFG) y Diplomas de Estudios Avanzados (DEA)
• Proyectos de Aprendizaje-Servicio (ApS)
• Proyectos de Innovación Docente
• Recursos Educativos en Abierto (REA)
• Trabajos de curso
• Otros

Institucional

• Documentos de trabajo de la Biblioteca Complutense
• Documentos Universidad Complutense de Madrid

Investigación

• Artículos
• Datos de Investigación
• Documentos de trabajo e informes técnicos
• Libros o Monografías
• Patentes
• Ponencias o Pósters de Seminarios, Congresos, etc
• Secciones de libros
• Tesis Doctorales
• Trabajos Fin de Master (TFM)

¿Qué versión se debe depositar? En el caso de artículos de revistas científicas, puedes realizar una búsqueda en las bases de datos SHERPA SERVICES (internacional) o DULCINEA (España), para ver la política de acceso abierto que ha establecido el editor para esa revista concreta y comprobar si es posible o no depositar el artículo en Docta Complutense, y si es así, qué versión del trabajo es susceptible de ser archivada. Estas son las versiones de un artículo científico:

• Submitted: versión enviada a una revista previa a la revisión por pares, puede aparecer con estas denominaciones: Author's Original Manuscript (AOM), Original manuscript o pre-print.
• Accepted: versión final del autor que incluye los comentarios de los revisores (peer review) y es la versión aceptada para su publicación. También se puede denominar:  Authors Accepted Manuscript (AAM), Authors accepted version, Final Author version o post-print.
• Published: es la versión creada por el editor para su publicación después de la revisión por pares y de asignarle el copyright, también denominada:  Final Published Version,  Version of Record. 

Cuando se depositen libros, capítulos de libros, actas de congresos, debes revisar el contrato de cesión de derechos a la editorial que lo publica o contactar directamente con el editor para saber si puedes ponerlo en acceso abierto en un repositorio institucional.

Docta Complutense acepta material científico en cualquier idioma, siendo el español y el inglés los más representativos.

Docta Complutense acepta documentos en los formatos comúnmente utilizados, pero por razones de accesibilidad y preservación digital es recomendable un formato fácilmente legible en el entorno web (como es el PDF). En líneas generales, se prefieren formatos abiertos como RTF, TIFF y JPG frente a formatos propietarios (Word, GIF, etc).

Esta política de contenidos podrá ser revisada por los gestores de Docta Complutense.

Docta Complutense pone a disposición de sus usuarios una serie de servicios para promover un uso fácil y eficiente del repositorio. 

• Define los servicios y el desarrollo del repositorio.
• Coordina las iniciativas del repositorio.
• Ofrece servicios de consultas y apoyo técnico sobre el funcionamiento cotidiano del repositorio.
• Organiza cursos de divulgación, formación y promoción sobre el funcionamiento del repositorio de la UCM y variadas temáticas relativas al acceso abierto. Crea recursos de formación, estudios, informes, tutoriales.
• Fomenta el intercambio de conocimientos e información mediante nuevos canales de comunicación.
• Asesora en cuestiones de derechos de autor.
• Junto a los Servicios Informáticos de la universidad, incorpora nuevas funcionalidades en el software del repositorio, ofreciendo así más y mejores servicios.

Esta política de servicios podrá ser revisada por el equipo de gestión de Docta Complutense.

Los metadatos son la información mínima necesaria para identificar un recurso. Es toda aquella información descriptiva sobre el contexto, calidad, condición o características de un recurso, dato u objeto con la finalidad de facilitar su recuperación, autentificación, evaluación, preservación y/o interoperabilidad.

Hay diversos tipos y modelos de metadatos. Dublin Core (DC) es el esquema de metadatos usado en Docta Complutense. Cualquier usuario puede acceder a los metadatos de Docta Complutense gratuitamente. Estos pueden ser reutilizados en cualquier medio sin permiso previo para fines no lucrativos siempre que se proporcione el identificador de OAI o un enlace al registro de metadatos original en Docta Complutense.

Esta licencia se refiere exclusivamente a los metadatos asociados a los documentos depositados y en ningún momento sustituye o altera las licencias y permisos específicos para cada uno de ellos.

Por tanto, todos los metadatos publicados en el repositorio institucional de la Universidad Complutense de Madrid están disponibles con la licencia Creative Commons CC0 1.0 Universal Ofrecimiento al Dominio Público (CC0 1.0). Esta licencia permite copiar, modificar, distribuir, reutilizar y compartir pública y libremente los metadatos (incluyendo su uso comercial), sin tener que pedir permiso. Si terceras partes usan estos metadatos, deben hacer un reconocimiento y una atribución a las fuentes de los mismos. La reutilización de estos metadatos también es libre, tal y como establece la licencia de uso CC0.

El contenido de Docta Complutense es accesible a la comunidad internacional de usuarios gratuitamente.

Se pueden realizar copias de registros en texto completo para ser reproducidos, visualizados o representados en cualquier formato o en cualquier medio para fines educativos, de estudio, y no lucrativos, sin necesidad de pedir permisos explícitos, siempre y cuando:

1. Se den el nombre de los autores, el título y los detalles bibliográficos completos
2. Se incluya un hipervínculo o una URL a los metadatos originales y
3. El contenido no sea cambiado de ninguna manera.

Los registros en texto completo pueden ser recolectados de forma puntual por robots. Para una recolección sistemática de los registros en textos completos, es necesaria la autorización explícita por parte de Docta Complutense.

Los registros en texto completo no pueden ser vendidos en ningún formato o medio sin la autorización formal de los poseedores del copyright.

Esta sección define quién puede depositar en Docta Complutense y cómo hacerlo.

El depósito de documentos en Docta Complutense puede realizarse por las siguientes vías:

• Autoarchivo, mediante el cual los investigadores de la UCM pueden depositar sus trabajos en el servidor, tras la aceptación de la licencia y bajo su propia responsabilidad. El investigador que deposita un documento se responsabiliza de la autoría del mismo y de no haber transferido o cedido en exclusiva los derechos de explotación de esa obra a terceros (caso de las editoriales comerciales). El depósito será revisado por el personal técnico de la Biblioteca para verificar que cumple con los permisos necesarios para difundirse en abierto. En el caso de que el equipo de gestión de Docta Complutense detecte alguna incidencia (por ejemplo, el archivo subido no corresponde con el documento descrito), rechazará el envío y lo comunicará por correo electrónico. Se pueden realizar las modificaciones oportunas y volver a enviarlo.
• Archivo delegado: en este caso es la Biblioteca la que realiza el depósito de documentos por iniciativa propia o a petición de los investigadores.

Todos los miembros del Personal Docente e Investigador de la Universidad  Complutense de Madrid pueden depositar documentos de docencia o investigación en Docta Complutense. Las tesis se depositan desde el Servicio de Tesis Doctorales de la UCM.

Los estudiantes están autorizados a depositar únicamente sus Trabajos Fin de Máster (TFM) y Fin de Grado (TFG), atendiendo siempre a la normativa y procedimiento específicos aprobados por cada Facultad.

Una vez que el autor haya realizado el depósito de un trabajo, los gestores de Docta Complutense revisarán la validez de los metadatos en los días sucesivos. En el caso de detectarse errores los gestores bien lo corregirán o bien rechazarán el documento, comunicándolo siempre en este último caso a la persona que haya realizado el depósito.

El último paso para el depósito de un trabajo es la concesión de una licencia de distribución no exclusiva por la que el autor autoriza a Docta Complutense a archivar, difundir en abierto y preservar dicho trabajo. Esta licencia no es incompatible con otros usos ni vías de difusión que el autor considere oportunos para su obra. El texto de esta licencia es el siguiente

Para que el Repositorio de la Universidad Complutense de Madrid pueda reproducir y comunicar públicamente su documento es necesario la aceptación de los siguientes términos. Por favor, lea las siguientes condiciones de licencia:

• Aceptando esta licencia, usted como autor/res  y/o propietario/s de los derechos de propiedad intelectual, otorga al repositorio de la Universidad Complutense de Madrid el derecho no exclusivo de reproducción y distribución de su obra en cualquier formato y medio.
• El depositante, en caso de una obra con más de un autor, garantiza que lo hace responsablemente en nombre y con consentimiento de los demás autores.
• Acepta que el repositorio de la Universidad Complutense de Madrid pueda conservar más de una copia de este documento y, sin alterar su contenido, convertirlo a cualquier formato de fichero, medio o soporte, para propósitos de seguridad y preservación.
• Declara que el documento es un trabajo original suyo y  que cuenta con la postestad para otorgar los derechos contenidos en esta licencia. También declara que su documento no infringe lo establecido en la vigente legislación de propiedad intelectual. 
• Si el documento contiene materiales de los cuales no tiene los derechos de autor, declara que ha obtenido el permiso sin restricción del propietario para otorgar a la Universidad Complutense de Madrid los derechos requeridos por esta licencia, y que ese material, cuyos derechos son de terceros, está claramente identificado y reconocido dentro del ccontenido del documento.
• Si el documento se basa en una obra que ha sido patrocinada o apoyada por una agencia u organización diferente de la Universidad Complutense de Madrid, usted declara que ha cumplido con las obligaciones requeridas por este contrato o acuerdo
• La Universidad Complutense de Madrid identificará claramente su/s  nombre/s como el/los autor/es o propietario/s de los derechos del documento, y no hará ninguna alteración de su documento diferente a las permitidas en esta licencia.
• Trabajos depositados por su propio autor: al auto-archivar esta colección de ficheros y metadatos bibliográficos asociados, otrogo, al repositorio institucional de la Universidad Complutense de Madrid el derecho para almacenarlos y distribuirlos. Declaro que este material es de mi propiedad intelectual y que el repositorio instituticional de la Universidad Complutense de Madrid, no asume responsabilidad alguna en caso de que se produzca una violación de derechos de propiedad al distribuir estos ficheros o metadatos.
• Trabajos despositados por otros que no sean su autor:declaro que los metadatos bibliográficos que estoy archivando en el repostorio institucional de la Universiad Complutense de Madrid, son de dominio público. Si no fuese el caso, acepto plena responsabilidad por cualquier infracción de derechos de atuor que conlleve la distribución de estos ficheros o metadatos. 
• Por tanto, todos los metadatos publicados en el repositorio institucional de la Universidad Complutense de Madrid, están disponibles con la licencia Creative Commons CC0 1.0 Universal Ofrecimiento al Dominio Público (CC0 1.0). Esta licencia permite copiar, modificar, distribuir, reutilizar y compartir pública y libremente los metadatos (incluyendo su uso comercial), sin tener que pedir permiso. Si terceras partes usan estos metadatos, deben hacer un reconocimiento y una atribucción a las fuentes de los mismos. La reutilización de estos metadatos también es libre, tal y como establece la licencia de uso CC0.

Con la concesión de esta licencia no exclusiva, los docentes e investigadores continúan reteniendo todos sus derechos de autor y, por lo tanto, pueden hacer uso del trabajo depositado como estimen oportuno (publicarlo en medios comerciales, depositarlo en otros repositorios, etc.).

Los autores que depositen en Docta Complutense no están autorizados a modificar los trabajos que hayan depositado. Las modificaciones corren a cargo de los gestores del repositorio, por lo que si el autor desea realizar algún cambio deberá ponerse en contacto con los mismos. Los gestores de Docta Complutense también son los encargados de realizar mapeos, cambiar colecciones de registros y borrar registros completos.

Docta Complutense recoge, difunde y preserva la producción digital generada por los miembros de la comunidad universitaria en materia de docencia e investigación. Por tanto, no se contempla la eliminación de registros, a excepción de los casos descritos más abajo. La adhesión oficial de la Universitad Complutense al movimiento de acceso abierto compromete al repositorio a velar por esta integridad documental.

Si un autor revisa sustancialmente el contenido de un trabajo suyo y desea depositar una nueva versión, deberá hacerlo como un registro y un documento nuevos, a menos que desee mantener el mismo identificador. El equipo de gestión de Docta Complutense podrá enlazar, si el autor así lo desea, ambas versiones del trabajo e incluir información sobre qué versión es la preferida, pero en líneas generales la política de Docta Complutense es conservar la versión más actual de los trabajos depositados.

Docta Complutense conservará los depósitos de los trabajos de autores/as miembros de la Universidad Complutense de Madrid aunque cambien de afiliación institucional.

Excepcionalmente, los gestores del repositorio eliminarán, sin pedir el consentimiento previo al autor del trabajo, los registros que: 

• No sean pertinentes con la naturaleza de Docta Complutense.
• Soporten un formato cuyo archivo o visualización sea absolutamente insatisfactorio en Docta Complutense.
• Contengan un virus o presenten cualquier otro problema técnico.
• Infrinjan los derechos de autor: en el caso de que se detecte que se ha depositado por error una publicación sin permisos para el depósito en un repositorio abierto, éste se eliminará inmediatamente y se contactará a la persona que haya realizado el depósito para pedir una versión del trabajo que sí sea susceptible de ser depositado.
• Sean plagios de trabajos de otros autores.
• Los trabajos duplicados.

Docta Complutense nació con el propósito de preservar digitalmente a largo plazo todos los documentos que alberga. Con el objeto de asegurar la disponibilidad del contenido de Docta Complutense y que pueda ser leído o reproducido:

• El contenido será comprobado regularmente para preservar su integridad, seguridad y durabilidad.
• El contenido será transformado en nuevos formatos cuando se considere necesario (en base a esos mismos criterios de seguridad y durabilidad).
• Se proporcionarán, cuando sea posible, emulaciones de software para el acceso a formatos que no puedan ser migrados.
• Se realizan copias de seguridad regulares del contenido completo de Docta Complutense, incluyendo datos y metadatos.
• A efectos de preservación digital, Docta Complutense también recomienda el depósito de documentos con formatos fácilmente legibles (como es el PDF).

Docta Complutense intenta soportar el mayor número posible de formatos. Sin embargo, en el caso de formatos específicos de naturaleza propietaria esta garantía no es total, debido a las características de su software. La política de soporte de formatos es particularmente importante porque está estrechamente ligada a la accesibilidad y a la preservación digital a largo plazo. Mientras que la accesibilidad electrónica de todos los archivos en Docta Complutense está garantizada a través de identificadores únicos y permanentes, la preservación y el soporte a largo plazo dependen en gran medida de los formatos de los documentos.

Cuando los formatos de los archivos depositados poseen las siguientes características las probabilidades de éxito para garantizar una preservación digital a largo plazo son mucho más altas:

• Documentación completa y abierta.
• Software no propietario.
• Sin protección por medio de contraseña.
• Sin cifrado total o parcial.
• Sin archivos, programas o scripts incrustados.

Se recomienda, por tanto, depositar en Docta Complutense archivos cuyo formato es abierto o formatos propietarios de gran popularidad mundial. Para documentos de texto el formato PDF antes que Word y para las imágenes TIFF o JPG antes que GIF.

Sobre el tamaño de los ficheros, se recomienda como límite máximo para cada archivo individual en Docta Complutense es de 512 MB.

No se permite el depósito de elementos protegidos mediante contraseña, cifrados total o parcialmente, o que contengan código malicioso.

La Universidad Complutense de Madrid (UCM) se compromete a asegurar que la información de carácter personal se encuentra protegida y no se utiliza de forma indebida. En la UCM asumimos la responsabilidad de cumplir con la legislación vigente en materia de protección de datos nacional y europea, y tenemos el objetivo de tratar los datos de manera lícita, leal y transparente. Para cualquier información, sugerencia, petición de ejercicio de derechos y resolución amistosa de controversias en materia de protección de datos de carácter personal deben dirigirse a la dirección dpd@ucm.es.

Los datos recopilados de los usuarios registrados y no registrados de este repositorio están dentro del alcance del funcionamiento estándar de los repositorios de acceso abierto. Incluye información que hace posible la comunicación para el proceso de publicación de contenido en acceso abierto; se usa para informar a los lectores sobre la autoría del contenido; permite recopilar datos agregados sobre el comportamiento de los lectores, así como rastrear los elementos geopolíticos y sociales de la comunicación académica.

El equipo de administración de Docta Complutense utiliza esta información para guiar su trabajo de publicación y mejora del repositorio. Los datos no serán vendidos por el repositorio ni se utilizarán para fines distintos a los establecidos aquí. Los autores publicados en este repositorio son responsables de los datos  del sujeto humano que figura en la investigación informada aquí.

Quienes participan en la edición de este repositorio intentan cumplir  con los estándares industriales de privacidad de datos, incluida  la disposición de la Regulación General de Protección de Datos (GDPR)  de la Unión Europea para "derechos de los interesados" que incluyen

(a)  notificación de incumplimiento;

(b) derecho de acceso;

(c) el derecho  a ser olvidado;

(d) portabilidad de datos;

(e) privacidad por diseño.

El GDPR también permite el reconocimiento del "interés público en la disponibilidad de los datos", que tiene una especial relevancia para aquellos involucrados en mantener,  con la mayor integridad posible, el registro público de publicaciones académicas.
 

Tanto la Política Institucional de Acceso Abierto a la producción científica y académica de la UCM, como la  Ley de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación de 2011 y su modificación de 2022 como la La Ley Orgánica del Sistema Universitario (LOSU), establecen la obligación de depositar en un repositorio institucional, independientemente de si los documentos cuentan con acceso abierto o restringido:

• Politica Institucional de acceso abierto aprobada en Consejo de Gobierno art. 1:
  • El personal docente e investigador de la UCM depositará sus publicaciones, resultado de su actividad investigadora y académica (artículos científicos, libros o partes de libros, presentaciones en congresos, informes técnicos, etc.), en el repositorio institucional complutense.
• La Ley de la Ciencia art.37:  
  • El personal de investigación del sector público o cuya actividad investigadora esté financiada mayoritariamente con fondos públicos y que opte por diseminar sus resultados de investigación en publicaciones científicas, deberá depositar una copia de la versión final aceptada para publicación y los datos asociados a las mismas en repositorios institucionales o temáticos de acceso abierto, de forma simultánea a la fecha de publicación.

• LOSU art 12:

  • El personal docente e investigador deberá depositar una copia de la versión final aceptada para publicación y los datos asociados a la misma en repositorios institucionales o temáticos de acceso abierto, de forma simultánea a la fecha de publicación. La versión digital de las publicaciones académicas se depositará en los repositorios institucionales, sin perjuicio de otros repositorios de carácter temático o generalista.