Para depositar en Docta Complutense, entra en la URL https://docta.ucm.es/ e identifícate con tu correo @ucm.es en el SSO institucional:

1. Haz clic en el desplegable de INICIO DE SESIÓN situado en la parte superior derecha de la pantalla
2.  Introduce tu correo electrónico y tu contraseña de la UCM y haz clic en el botón MI CUENTA UCM.
3.  Lee y acepta la política de privacidad de la UCM (solo se pedirá cuando te conectes por primera vez)
4. Por favor, no emplees la opción AUTENTICACIÓN CON CONTRASEÑA

Docta Complutense recoge la producción científica, institucional y de apoyo a la docencia de la comunidad universitaria complutense. Algunos usuarios disponen de permisos para realizar ellos mismo el autodepósito; para otras categorías de usuarios el depósito puede ser delegado, a través de la Biblioteca.

• Los usuarios autorizados para depositar la producción científica en el repositorio institucional son el personal docente e investigador de la Universidad Complutense de Madrid.
• A los estudiantes también se les asignan permisos de depósito, únicamente para la gestión de los trabajos de fin de máster y fin de grado, atendiendo siempre a la normativa y procedimiento específicos aprobados por cada facultad. Puedes comprobar si tu facultad tiene normativa en el siguiente enlace:

En Docta se depositan "Envíos" que podrás ver en tu espacio personal cuando te identifiques.

Si vas a depositar un trabajo que ha sido previamente publicado (por ejemplo, un artículo, un libro, una comunicación de un congreso, etc.) debes comprobar los permisos que dan las editoriales para el autoarchivo en repositorios institucionales. Estos permisos se refieren a si se puede subir el texto completo de la publicación en el repositorio y, si es así, qué versión del mismo (preprint, postprint de autor o PDF de editor tras un embargo o no).

Nuestros compañeros de la Biblioteca de Enfermería, Fisioterapia y Podología te explican, en menos de 5 minutos, cómo saber si dispones de permiso para subir tus trabajos publicados al repositorio institucional y qué versión puedes depositar (publicada, pre-print o post-print) utilizando la plataforma Sherpa Romeo.

Puedes consultar la política de permisos de depósito en Sherpa Romeo, revistas internacionales y Dulcinea para revistas españolas. 

Para facilitar el acceso a los ficheros es importante asignarles un nombre adecuado. Para ello, tendremos en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Elegir nombres que sean suficientemente descriptivos del contenido, por ejemplo, usando parte de la referencia bibliográfica 
• Elegir nombres cortos (en torno a 25 caracteres) 
• Evitar el uso de caracteres especiales como $, [], &
• Evitar llamar al fichero por un número 
• Usar el guión bajo (_) mejor que los espacios en blanco 
• Para registros con varias versiones, es aconsejable diferenciar unas versiones de otras indicando el número de versión seguida del año, ej.  V01_2015, V02_2017, etc.
• Cuando se trate de la versión definitiva puede llamarse "final". Es decir, se debe ser consistente en en nombre de los distintos ficheros para guardar una coherencia interna. 

El depósito puede realizarse de tres maneras:

Primera opción:

En el menú lateral de la izquierda de la pantalla, haz clic en el símbolo + NUEVO y para finalizar en "ÍTEM".

Selecciona la colección en la que quieres depositar tu documento (artículo, libro, ponencia, etc.). Si tienes dudas sobre cuál en la colección o comunidad en la que depositar, consulta las FAQs de Docta.

Una vez seleccionado el tipo de documento, aparecerá un formulario con los distintos campos que tienes que rellenar. Los campos que llevan asterisco son obligatorios, el resto son opcionales. Este formulario será diferente si se trata de un artículo, un libro, un capítulo de libro, etc. pues los campos varían según la tipología documental.

En el formulario encontrarás esta tipología en inglés. Esta es la correspondencia:

Investigación:

• Artículos : journal article
• Datos de investigación: dataset
• Documentos de trabajo e informes técnicos: technical report
• Libros o monografías: book
• Patentes: patent
• Ponencias o pósters de Seminarios, Congresos, etc .:  conference output, paper o poster (elegir el apropiado)
• Secciones de libros: book part
• Trabajos fin de máster (TFM): master thesis

Docencia

• Proyectos de aprendizaje-servicio (ApS): service learning object
• Proyectos de innovación docente: teaching innovation  object
• Recursos educativos en abierto (REA) : learning object
• Trabajos de curso: coursework
• Trabajos fin de grado (TFG) y diplomas de estudios avanzados (DEA): bachelor thesis
• Otros materiales de apoyo a la docencia: others

Institucional

• Documentos de trabajo de la Biblioteca Complutense: working paper
• Documentos Universidad Complutense de Madrid: working paper

Segunda opción:                                       

En la parte superior derecha, desde tu perfil de usuario, elige la opción MI DOCTA COMPLUTENSE. Desde ahí, podrás ver todos tus envíos y podrás añadir uno nuevo.

Haz clic en el botón "+" situado al final de la caja. Selecciona la colección adecuada para el documento que deseas depositar y aparecerá el formulario que debes rellenar, igual que hemos visto en el  primer caso. 

Para cargar un nuevo archivo se puede hacer de dos formas: 

1. Arrastra y suelta el archivo en la caja situada en la parte superior de la pantalla.
2. Pincha en EXAMINAR para elegir el archivo de tu ordenador.

En ambos casos, nos aparecerá el siguiente mensaje: SU ARCHIVO SE HA CARGADO CORRECTAMENTE.

En la sección de SUBIR ARCHIVOS, en la parte inferior de la pantalla, encontrarás información sobre tu archivo. Desde ahí, es posible borrarlo o modificarlo antes del envío final.

Al cargar un documento en Docta Complutense, deberás aceptar la licencia no exclusiva de distribución e indicar que has leído las directrices de Docta Complutense.

Tercera opción: importar metadatos 

Desde MI DOCTA COMPLUTENSE pincha en el botón con la flecha situado al final del campo ARRASTRAR FICHEROS O EXAMINAR para IMPORTAR METADATOS DE UNA FUENTE EXTERNA.

Se nos abre un desplegable con dos opciones, Pubmed (PMID) y CrossRef (DOI). En cualquier caso, hay que poner el identificador sin siglas, URL, etc. No poner en ningún caso el texto tachado en este ejemplo: https://www.frontiersin.org/articles/10.3389/fmicb.2019.01331/full

Pincha en el botón de la nube y finalmente pincha en INICIAR ENVÍO.

Tendrás que seleccionar la colección a la que quieras enviar el documento. Para finalizar se abrirá el formulario de envío. Revisa y completa los metadatos.

Añade la descripción del material que vas a depositar. Esta tarea es muy importante, ya que, del detalle de la información (metadatos) que se incorpore durante el proceso de depósito dependerá la futura recuperación del trabajo. Solo los campos marcados con * son obligatorios.

Tendrás un desplegable para rellenar algunos campos como: tipo de documento (articulo, facultad, departamento...); cada uno de los campos, contará con un breve texto explicativo para facilitar el depósito. 

Metadatos

• Tipo de documento: vuelve a selecionar el tipo de documento que vas a depositar. En este caso aparecen los tipos en inglés:

  • Investigación:

    • Artículos : journal article
    • Datos de investigación: dataset
    • Documentos de trabajo e informes técnicos: technical report
    • Libros o monografías: book
    • Patentes: patent
    • Ponencias o pósters de Seminarios, Congresos, etc .:  conference output, paper o poster (elegir el apropiado)
    • Secciones de libros: book part
    • Trabajos fin de máster (TFM): master thesis

  • Docencia

    • Proyectos de aprendizaje-servicio (ApS): service learning object
    • Proyectos de innovación docente: teaching innovation  object
    • Recursos educativos en abierto (REA) : learning object
    • Trabajos de curso: coursework
    • Trabajos fin de grado (TFG) y diplomas de estudios avanzados (DEA): bachelor thesis
    • Otros materiales de apoyo a la docencia: others

  • Institucional

    • Documentos de trabajo de la Biblioteca Complutense: working paper
    • Documentos Universidad Complutense de Madrid: working paper
• Facultad: cuenta con un desplegable, debes seleccionar la facultad a la que perteneces, si hay varios autores que pertenecen a distintas facultades, deben aparecer todas ellas 
• Departamento: al igual que en el caso anterior, cuenta con un desplegable, debes seleccionar el departamento al que perteneces y añadir tantos departamentos como sea necesario. 
• Título: usa solo mayúscula en la primera palabra del título y en los nombres propios; si hay subtítulo, debe ir precedido de dos puntos; puede aparecer en varios idiomas si así consta en el documento.
• Autor con una relación contractual PDI con la UCM: no introduzcas el nombre manualmente, sigue estos pasos:
  • Pulsa sobre la lupa al final de la caja que pone "Haga clic aquí para buscar una relación existente".
  • En la ventana que se abre, busca el nombre.
  • Selecciónalo y pincha en "cerrar".
  • Verás en el formulario que se ha añadido el nombre. Si quieres añadir más autores, pincha en "Añadir más"
  • Si no encuentras el nombre y tienes un contrato con la UCM, añádelo con el formato "Apellido Apellido, Nombre" y escríbenos a docta@ucm.es.
  • IMPORTANTE: en el listado, solo aparece el PDI UCM.

Si se te olvidó y metiste los nombres a mano, no importa: pincha en la lupa del nombre mal puesto y se abrirá la ventana con el nombre de la base de datos. Selecciona y guarda. Verás que se ha añadido el nombre correcto. Recuerda borrar el nombre incorrecto.

Si quieres mover algún nombre hacia arriba o hacia abajo, pon el ratón a la izquierda de la caja. Veras unos puntos, pincha y cuando te salga una cruz, mueve la caja hacia arriba o hacia abajo.

• Autor no UCM o PAS UCM: rellena directamente en la caja el nombre con el formato "Apellido Apellido, Nombre" 

• Fecha: introduce solo el año de publicación, no indicar día ni mes 
• DOI, ISBN, ISSN: hay un desplegable con varios identificadores. Rellenar SIEMPRE sin letras, URL, etc. Por ejemplo: 5555-8888, 84-7491-847-2, 10.3390/ANTIBIOTICS10060677, 978-84-96704-21-3.IMPORTANTE: Debes rellenar el ISSN, de esta forma, automáticamente te aparecen las políticas Sherpa/Romeo  (para ello, tienes que pinchar en "añadir +")
• URL oficial: el DOI del documento en la forma https//doi.org/10.1016/j.lfs.2022.120432
• URL relacionadas: introduce aquellas URL que consideres de interés, por ej. de PubMed, el editor ...
• Editorial: introduce la editorial 
• Idioma: introduce el idioma en el que está escrito el documento. 
• Resumen: aunque no es obligatorio, es muy importante y se debe de introducir siempre y cuando aparezca en el documento original; puedes incluir el resumen en varios idiomas pinchando en el símbolo +.
• Información adicional: introduce aquella información que consideres de interés, como por ejemplo, si se trata de un acuerdo transformativo, añadiremos el año y la entidad a través de la cual se han firmado estos acuerdos transformativos (Ver "Completar el depósito: 4. Tipo de financiación")
• Palabras clave: introducimos las palabras clave más relevantes que describan el contenido del documento, poniendo siempre la primera letra de cada entrada en mayúscula. Puedes añadir más pinchando el botón "Añadir mas". Al igual que los campos título y resumen, se pueden añadir palabras clave en otros idiomas.
• Materias UCM: debes seleccionar una materia UCM, se trata de un árbol jerárquico que te permitirá elegir la/s materias que identifiquen el contenido del documento, para ello, desplegamos la rama del conocimiento y, una vez dentro, elegimos la materia o materias que deseemos.
• Materias UNESCO: corresponde a la clasificación Unesco Nomenclatura Internacional de la Unesco para los campos de Ciencia y Tecnología. Al igual que el anterior se trata de un árbol jerárquico; debes seleccionar una materia Unesco si tiene correspondencia con una Materia UCM.
• CDU: introducir el código de la Clasificación Decimal Universal. Pulsa "añadir más" para cada código que quiera introducir 
• JEL: introducir el código de la clasificación temática de economía del sistema usado por la revista Journal of Economics Literature (JEL). Pulsa "añadir más" para cada código que quiera introducir 
• Tipo de versión: a la hora de depositar tus publicaciones, ten en cuenta que el objetivo del repositorio es dar visibilidad a tus publicaciones, por ello, se recomienda que deposites aquella versión que sí se puede poner en abierto. Muchas editoriales no permiten el acceso abierto a las versión publicada (VOR) pero sí a la última versión del autor o post-print (AM). Para ello, tienes un desplegable con todas las opciones posibles. 

• Estado: cuentas con un desplegable para seleccionar el estado del documento (publicado, en prensa, presentado, etc.)

Completar siempre que sea posible el campo citación, especialmente en artículos de revista y capítulos de libros.

En numerosas ocasiones, la citación viene dada en el propio documento, en este caso, la ponemos tal y como aparece. Si no viene en la publicación, y no la ha consignado el autor, existe una herramienta muy útil que nos da la cita en distintos estilos "Zoterobib"

Puedes buscar por título del artículo, DOI, ISBN... y elegir el estilo de cita que más se adapte a nuestra disciplina. 

Ejemplo: buscamos por DOI: 10.1016/j.lfs.2022.120432, nos proporcionará la siguiente cita: 

Fernandes, VS, López-Oliva ME, Martínez MP, Agis-Torres A, Recio P, Navarro-Dorado J, et al. In vitro inhibition of phosphodiesterase type 4 enhances rat corpus cavernosum nerve-mediated relaxation induced by gastransmitteers. Lifes Sciences 2022; 296:120432. https://doi.org/10.1016/j.lfs.2022.120432

Derechos de acceso

Puedes seleccionar entre cuatro tipos de acceso

• Acceso abierto: este estatus significa que el documento adjunto al repositorio puede ser descargado por cualquier persona que localice la referencia, ya sea a través del buscador de Docta Complutense o a través de una plataforma que indexe contenidos (Google, Google Scholar...).
• Restricción temporal: este estatus significa que el documento adjunto al repositorio no puede ser de acceso abierto de forma inmediata. Esto se debe a que el editor impone un plazo antes de que el documento se ponga a libre disposición. Una vez transcurrido el plazo, el documento estará disponible automáticamente. No obstante, los usuarios que consulten Docta Complutense, pueden solicitar una copia del documento haciendo clic en el documento descargable situado a la izquierda del registro.
• Restringido: este estado significa que el documento adjunto al repositorio no es de acceso abierto aunque está el fichero adjunto
• Acceso solo a metadatos: se usa principalmente para libros y capítulos de libros, permite la identificación del documento u objeto con la finalidad de facilitar su recuperación, autentificación, pero no tiene el documento adjunto porque no lo permiten las políticas editoriales 

Una vez elegido el tipo de acceso, tendrás que ponerlo también en los archivos en la sección "Subir Archivos"

Agencias de financiación

Si el material que se deposita ha sido financiado por algún proyecto, debe indicarse el nombre de la institución patrocinadora.

IMPORTANTE: 

1. Hay que hacer una designación directa de todas las entidades:
   1. SI:  Ayuntamiento de Barcelona
   2. NO:  Barcelona. Ayuntamiento
2. No usar acrónimos, salvo pocas excepciones, cuando la entidad sea conocida así (p.e, EMBO,SCOAP, VIB, etc.)
3. Organizaciones internacionales: no se añade la identificación territorial a menos que forme parte de su nombre oficial y se preferencia a su forma inglesa 
4. Idioma original de la entidad en los siguientes casos: inglés, español, francés, italiano y portugués. Hay algunas excepciones cuando la entidad es principalmente conocida en inglés (p.e, Helmholtz Association).
5. Entidades privadas: no se añade la identificación territorial (Foundation for Agronomic Research) a menos que forme parte de su nombre oficial (p.e, France Télécom, Banco Santander, Foundation For Polish Science).
6. Entidades públicas: la identificación territorial se añadirá entre paréntesis, en el mismo idioma, sólo cuando el nombre normalizado no indique su origen explícitamente y de forma no ambigua (p.e, Consejo Superior de Investigaciones Científicas (España)) o cuando no tenga un nombre lo suficientemente significativo.
7. Entidades públicas: en el caso de las comunidades autónomas españolas solo se pondrán los gobiernos en general y no consejerías, departamentos, etc.

Ejemplos

Es necesario hacer constar en el campo TIPO DE FINANCIACIÓN la información sobre si el documento depositado ha recibido financiación para su publicación en acceso abierto, ya sea a través de los los acuerdos transformativos que tiene firmados la UCM o a través de descuentos institucionales (p.e. MDPI). Esta información no la tenéis de primera mano, y solo consignaréis este dato cuando desde Servicios Centrales os enviemos la lista de las publicaciones que han conseguido estos tipos de financiación. Existen varios tipos de financiación y nosotros os informaremos de cual corresponde a cada caso.  Las opciones que se pueden seleccionar son: 

• APC financiada por la UCM: para los acuerdos transformativos de la CRUE (en 2024, aplica a los acuerdos con ACS, Elsevier, IEEE, RSC, Springer y Wiley) o los firmados individualmente por la UCM (p.e. Cambridge) 
• Descuento UCM: para otros acuerdos institucionales de la UCM, tipo MDPI o SCOAP3
• Pagado por el autor: cuando es el autor el que se hace cargo de este coste, bien particularmente, bien cargándolo a un proyecto de investigación u otras fuentes de financiación.

Además, este metadato se tiene que completar con el metadato INFORMACIÓN ADICIONAL donde añadiremos el año y la entidad a través de la cual se han firmado estos acuerdos transformativos, por ejemplo: 

• 2023 Acuerdos transformativos CRUE
• 2023 Otros acuerdos transformativos UCM 
• 2022 Descuento MDPI
• 2022 Descuento SCOAP

La Ley 14/2011, de 1 de junio, de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación y su posterior modificación por la Ley 17/2022, de 5 de septiembre, hacen mención explícita al acceso abierto de los artículos de revistas resultantes de proyectos de investigación financiados por los Presupuestos Generales del Estado, PGE (Plan Estatal de Investigación 2013-2016). Estos proyectos se tienen que consignar en el repositorio, y, para ser recolectados por OAI, deben contar con la siguiente sintaxis: 

info:eu-repo/grantAgreement/MINECO/ICTI2013-2016/Nº proyecto

Por ejemplo: info:eu-repo/grantAgreement/MINECO/ICTI2013-2016/BFU2013-50537-EXP  

Si el proyecto ha sido financiado por el FP7 y Horizonte2020 de la Comisión Europea así el formato debe ser: 

• info:eu-repo/grantAgreement/EC/FP7/Number of agreement
• info:eu-repo/grantAgreement/EC/H2020/Number of agreement

Si tu proyecto no entra en estas categorías, introduce los datos manualmente.

SUBIR ARCHIVO: puedes hacerlo al inicio de depósito o bien siguiendo el orden marcado en el formulario, en cualquier caso, debes editar pinchando sobre el lápiz que aparece a la izquierda del documento cargado para establecer las condición de acceso:

• NOMBRE DEL ARCHIVO: nombrar siguiendo las recomendaciones anteriores
• DESCRIPCIÓN: es útil para añadir información sobre la versión depositada. Normalmente hará referencia a
  • versiones de artículos científicos: versión publicada, versión final del autor o postprint
  • versiones en distintas lenguas: castellana, inglesa o la que proceda
  • varias versiones de un documento que se han ido actualizando: versión mejorada, versión corregida

• TIPO DE CONDICIÓN DE ACCESO y se abrirá un nuevo desplegable con las siguientes opciones:

  • Open Access: siempre que se pueda publicar en abierto, elegimos esta opción

  • Lease: no usar 

  • Embargo: significa que la editorial ha establecido un periodo durante el cual, no se puede publicar en abierto, que suele oscilar entre los 6 y los 24 meses; en este caso, debemos determinar hasta cuando dura el mismo, para ello, en el campo “PERMITIR ACCESO DESDE” introducimos la fecha en la que se puede acceder al documento, esto es, cuando acaba dicha restricción

  • Administrator:  se utiliza cuando los derechos de explotación se han cedido de forma permanente a la editorial, para libros, capítulos de libros y artículos que tengan todos los derechos reservados (copyrigh)

• PERMITIR ACCESO DESDE: este campo solo se completa en caso de ser un embargo temporal, indicando la fecha a partir de la cual, el documento pasa a ser de acceso abierto 
• CONCEDER ACCESO HASTA: este campo no se completa

Licencia Creative Commons

Este campo no es obligatorio. Solo se rellenará cuando dichas licencias aparezcan de forma clara en la publicación; estas licencias tienen que coincidir con las que aparecen en el documento. Para seleccionar las licencias "creative commons" debes pinchar en el desplegable y seleccionar los permisos que has otorgado previamente a tu trabajo.

Aceptación del permiso de depósito

1. Después de leer el texto, acepta la licencia de depósito marcando la casilla.
2. Para terminar el envío, pincha en "Guardar", los editores de la biblioteca realizarán las comprobaciones necesarias para la publicación definitiva.

Comprobar y completar el envío

• Comprueba que el formulario está lo más completo posible.
• Si has terminado, haz clic en el botón Depositar para hacer el envío.

Si aparece un mensaje "Secciones incompletas" indica que falta una o más de las informaciones requeridas y aparecerán marcadas en rojo para que las completes.

En cualquier momento, si deseas detener el depósito y volver a él más tarde, haz clic en "Guardar para más tarde".

Para reanudar un depósito, entra en "Mi Docta Complutense". Ahí verás todos tus "Envíos. Podrás seleccionar "Ver", "Editar" o "Eliminar".  

IMPORTANTE: Una vez están completados todos los metadatos en el formulario, pincha en el botón verde "Depositar", si no se pincha este botón, no se completará el envío y no podremos aprobarlo y publicarlo definitivamente:

IMPORTANTE:  en "Sus Envíos" se ven sólo los documentos depositados directamente en Docta, la información de los depósitos del antiguo repositorio Eprints Complutense lamentablemente no se ha podido migrar.

En "Mi Docta Complutense"  encontrarás una lista de todos tus envíos: los que están en proceso de elaboración (todavía no has efectuado el depósito), en revisión (por la biblioteca de tu facultad) o ya archivados (hechos públicos). Puedes acceder a ella en cualquier momento desde el menú situado en la parte superior derecha de tu pantalla. También puedes acceder a ella al guardar un envío o al completar el proceso de envío.
Puedes ver el estado de sus envíos con estas etiquetas:

• Workspace, espacio de trabajo: el ítem se encuentra en la bandeja del usuario pendiente de completar y depositar (envío no finalizado).
• Workflow, flujo de trabajo: has depositado el ítem correctamente y se encuentra siendo revisado por un editor bibliotecario. Aviso: el programa no envía correo de confirmación de depósito correcto.
• Archived, archivado: el ítem está aprobado y publicado en Docta. Recibirás un correo con la confirmación. Si no lo has recibido, por favor, revisa en qué estado están tus documentos.

Para ver las estadísticas de un colección, comunidad o documento hay que pinchar en "Estadísticas" en la barra de menú superior.

IMPORTANTE: todavía no se han cargado las estadísticas anteriores de E-Prints Complutense.

Es necesario hacer constar en el campo TIPO DE FINANCIACIÓN la información sobre si el documento depositado ha recibido financiación para su publicación en acceso abierto, ya sea a través de los los acuerdos transformativos que tiene firmados la UCM o a través de descuentos institucionales (p.e. MDPI). Esta información no la tenéis de primera mano, y solo consignaréis este dato cuando desde Servicios Centrales os enviemos la lista de las publicaciones que han conseguido estos tipos de financiación. Existen varios tipos de financiación y nosotros os informaremos de cual corresponde a cada caso.  Las opciones que se pueden seleccionar son: 

• APC financiada por la UCM: para los acuerdos transformativos de la CRUE (en 2024, aplica a los acuerdos con ACS, Elsevier, IEEE, RSC, Springer y Wiley) o los firmados individualmente por la UCM (p.e. Cambridge) 
• Descuento UCM: para otros acuerdos institucionales de la UCM, tipo MDPI o SCOAP3
• Pagado por el autor: cuando es el autor el que se hace cargo de este coste, bien particularmente, bien cargándolo a un proyecto de investigación u otras fuentes de financiación.

Además, este metadato se tiene que completar con el metadato INFORMACIÓN ADICIONAL donde añadiremos el año y la entidad a través de la cual se han firmado estos acuerdos transformativos, por ejemplo: 

• 2023 Acuerdos transformativos CRUE
• 2023 Otros acuerdos transformativos UCM 
• 2022 Descuento MDPI
• 2022 Descuento SCOAP