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Creación de guías en Biblioguías UCM

Manual básico para la creación de guías en LibGuides

Cuestiones a comprobar

Añadir materias y etiquetas

Uno de los elementos obligatorios es la asignación de materias y etiquetas a la guía para facilitar su recuperación en las páginas de búsqueda o de ordenación temática.

Las materias vienen establecidas en la lista de materias de sistema. Es, por tanto, un vocabulario controlado, por lo que solamente se podrán seleccionar aquellas admitidas por los administradores de sistema. Si se desea la inclusión de una nueva materia o la modificación de una materia existente se debe contactar con los administradores.

Por contra, las etiquetas son palabras clave de asignación libre. Para facilitar la recuperación y evitar el "ruido" en la recuperación, se han cargado en el sistema más de 560 etiquetas que podremos seleccionar en el momento de asignarlas.

Para asignar materias y etiquetas:

  1. Pulsamos en el icono de asignación de materias o etiquetas. En el caso de las materias deberemos seleccionarlas de las que aparecen listadas.

Iconos de edición de materia y etiquetas

  1. Seleccionamos la(s) materia(s) o etiqueta(s) deseadas.

Diálogo Subject Associations: buscar o seleccionar la materia

 

URLs amigables

Es recomendable la asignación de una URL amigable.

Por defecto, al crear la guía y las páginas el sistema asigna una url que consiste en una cadena alfanumérica diseñada para ser manejada por máquinas, con el id de la guía y la página. Es lo que se conoce como URL dinámica, por ejemplo https://biblioguias.ucm.es/c.php?g=670699&p=4762032. Pero si las URLs son tan complejas los usuarios no van a recordarlas y entenderlas. Por ello es necesario otorgar una URL amigable a la guía y cada una de las páginas. Además de ser más fáciles para las personas, son las preferidas por los buscadores.

URL dinámica

En la URL amigable reflejaremos la estructura y contenido de la guía y sus páginas. Por seguir con el ejemplo anterior: https://biblioguias.ucm.es/relaciones-internacionales/inicio. Recordemos que no debemos poner mayúsculas, espacios (los sustituiremos por guiones), símbolos ni signos diacríticos de ningún tipo. Debemos ser breves, descriptivos, emplear palabras clave y ser, sobre todo, consistentes en todas las páginas y guías que creemos.

Asignación de URL amigable

Ordenar páginas y cajas

Siempre podemos ver cómo va a quedar la guía cuando la publiquemos empleando la opción Guide Preview del menú superior derecho de la guía. La vista previa se abrirá en una nueva pestaña / ventana.

Deberemos revisar la estructura de páginas, cajas y elementos de contenido / assets, decidiendo si es, en efecto, la que deseamos publicar. Podemos modificar el orden y posición de estos elementos a través del menú PAGE.

Reordenar elementos

Eliminar contenidos

Del mismo modo, al revisar una guía podemos decidir sobre la necesidad de eliminar una página o, si ya no es necesaria y se ha creado otra más actualizada, incluso borrar la guía por completo. Es importante valorar esta decisión, dado que el contenido no se recupera, a menos que hayamos creado previamente una copia de seguridad.

Eliminación de una página

Pulsamos en el menú PAGE de la barra de herramientas de páginas y seleccionamos Delete Page

Eliminar y gestionar las guías

Para ello debemos acudir a la pantalla de administración de nuestras guías. Seleccionamos Content → Guides:

Menú de acceso a la página de gestión de guías

Esto nos llevará a la página Guides en la que podemos gestionar, editar, borrar o reasignar la "propiedad" de nuestras guías.

Para ello:

  1. Pulsamos en cada columna para ordenar la lista de guías en orden ascendente. Si volvemos a pulsar se ordenarán en orden descendente.
  2. Utilizamos los filtros de cada columna para limitar la lista de guías.
    • Podemos filtrar por el título de la guía: Name
    • Si queremos ver solamente nuestras guías, introduciremos nuestro nombre en el campo Owner.
    • Los filtros también pueden combinarse, de modo que podremos limitar por Name y Owner, por ejemplo.
  3. Para exportar una lista de todas las guías del sistema pulsaremos en el botón Export All Records y seleccionaremos el formato HTML o CSV.
    • Ambas opciones de exportación incluirán todas las columnas de la lista de guías (ID, Name, Type, Owner, Group, Friendly URL, Status, Created y Updated).
    • Además, la URL de la guía también se incluirá en los archivos de exportación.
  4. Para editar una guía, hacemos clic en el icono Edit () en la columna Actions. (Este icono no se mostrará si no tenemos permiso para editar la guía). También podemos pulsar en el nombre de la guía.
    • Si somos un usuario de nivel Admin, o un usuario de nivel Regular con permisos de edición sobre todas las guías, podremos ver y editar todas las guías.
    • Si somos un usuario de nivel Regular, podremos ver cualquier guía, pero sólo podremos editar aquellas que sean de nuestra propiedad o a las que hayamos sido asignados como editores.
    • Si somos un usuario de nivel Editor, sólo podremos ver y editar las guías a las que hayamos sido asignados como editores.
  5. Para reasignar la propiedad de una guía, haremos clic en el icono Change Guide Owner () en la columna Actions. Esta opción sólo aparecerá si somos propietarios de la guía o usuarios con nivel de administrador. Nos solicitará que seleccionemos un nuevo propietario de la guía y preguntará si deseamos reasignar también los assets creados por el propietario actual.

  6. Para borrar una guía, pulsaremos sobre el icono Delete Guide () de la columna Actions. Esta opción sólo aparecerá si somos propietarios de la guía o usuarios con nivel de administrador. Aparecerá una ventana emergente en la que deberemos revisar la lista del contenido que será borrado y confirmarlo antes de continuar.

 ¡Cuidado al borrar las guías!

Borrar una guía eliminará dicha guía permanentemente del sistema. Esta acción no se puede deshacer.

  • Cuando borramos una guía, todos los assets Link, Media/Widget, Book, Document/File, RSS Feed, Poll y LibAnswers Widget permanecerán en la biblioteca de assets, por lo que podremos volver a utilizarlos.
  • No obstante, todas las páginas, cajas y elementos Rich Text/HTML se borrarán. Si ésta era la guía original y se estaban reutilizando en otras guías, desaparecerán de éstas.
  • Las estadísticas de las guías eliminadas se conservarán y asparecerán en los informes con su número ID original y el añadido [deleted].
  • Se realiza una copia de seguridad HTML automáticamente al borrar la guía y puede verse en el menú Tools > Data Exports > Guide HTML. Aunque no se puede restaurar una guía desde una copia de seguridad, el contenido de dicha copia puede ayudar a recrear el contenido eliminado en una nueva guía.

Si el contenido de la guía está reutilizado en alguna otra parte, o si simplemente queremos ocultar la guía del público sin borrarla por completo, deberíamos emplear la opción de cambiar el estado de la guía a Unpublished.

Revisión de la guía

Es recomendable revisar los siguientes puntos antes de publicar:

  Comprueba cómo se ve la guía en distintos navegadores, preferentemente Chrome y Firefox, así como en dispositivos móviles.
  Comprueba los enlaces.
  Comprueba el uso de proxy en las cajas de búsqueda y los recursos electrónicos.
  Comprueba cómo se ven las imágenes en los distintos tamaños de pantalla.
  Comprueba que todas las imágenes tienen etiqueta alt.
  Comprueba la ortografía con el corrector (debemos cambiar idioma).
  Comprueba que se han seguido las pautas de estilo fijadas en esta guía y en el Manual de estilo.

Otra acción recomendable es solicitar a otras personas que revisen la guía. Para ello:

  • Cambiamos el estado de la guía de a
    • Pulsamos en Edit Guide en la barra de opciones de guía
    • Seleccionamos Change Status & Share
    • Seleccionamos Private en el desplegable
    • Guardamos

De este modo la guía es visible para cualquiera a quien enviemos la URL, no solamente los editores y administradores. La guía no aparece en búsquedas ni listas públicas.