Existen en LibGuides tres niveles de permisos:

• Administradores (Admin users): estos usuarios pueden crear contenido, editar todo el contenido del sistema y gestionar la configuración y de sistema.
• Usuarios habituales (Regular users): estos usuarios pueden crear, publicar y editar su propio contenido. Es el nivel de la mayoría de los usuarios que van a crear y mantener guías.
• Editores (Editor users): estos usuarios sólo pueden editar guías a las que han sido asignados como editores. Apropiada para colaboradores, como por ejemplo especialistas invitados o profesores.

Las guías se pueden clasificar por tipos. Además, las guías se pueden reunir en grupos por materia, función, etc., arbitrariamente. En Biblioguías UCM existen los siguientes grupos y tipos de guía:

Grupos:

• Guías de ayuda de la Biblioteca: Conjunto de guías sobre servicios, guía del catálogo, procedimientos para los usuarios, etc.
• Guías de recursos: Conjunto de guías sobre recursos electrónicos de la Biblioteca Complutense (bases de datos, etc.).
• Guías de materia: Conjunto de guías sobre materias (áreas de conocimiento, relacionadas con las materias principales asignadas a las guías).
• Guías de titulación: Conjunto de guías de las diferentes titulaciones (Grado, Doble Grado, Máster...).
• Guías de apoyo a la investigación: Conjunto de guías de apoyo a la evaluación de la actividad investigadora, la docencia y la edición académica.
• English Library Guides: reservado para las guías escritas en inglés o que son traducción al inglés de una guía ya existente.
• Blogs.

Tipos:

• Propósito general: sirve para la mayoría de las guías, pero debe usarse solo si no podemos asignar la guía a uno de los demás grupos.
• Guía de curso: para guías que están relacionados con una titulación específica (si el grupo asignado es Guías de titulación, usamos este tipo).
• Guía de materia: para un área temática concreta (si asignamos el grupo Guías de materia, usamos este tipo).
• Guía de tema: para un tema específico (pueden ser de los grupos Guías de recursos, Guías de apoyo a la investigación, o Guías de ayuda de la Biblioteca).
• Guía interna: para guías de uso interno exclusivamente. Hay que tener en cuenta que la guía no aparecerá en las listas de guías ni en los resultados de búsqueda, pero:
  • No se ocultará completamente la guía al público.
  • Las guías publicadas y privadas asignadas a este tipo pueden ser vistas por cualquiera que conozca su URL.
• Guía de plantilla: pensada para ser utilizada como base de otras guías. Hay que tener en cuenta que la guía no aparecerá en las listas de guías ni en los resultados de búsqueda, pero:
  • No se ocultará completamente la guía al público.
  • Las guías publicadas y privadas asignadas a este tipo pueden ser vistas por cualquiera que conozca su URL.



Los grupos de guías, con sus tipos y plantillas correspondientes, que más frecuentemente se van a emplear son:

Podemos crear una guía nueva o copiar una ya existente.

1. Crear la guía

Desde la página principal de Libguides, Create Guide

2. Opciones de creación

• Choose Layout or Reuse: aquí seleccionamos si deseamos empezar de cero (Start fresh) o copiar una guía ya existente (Copy content / layout from an existing guide), generalmente una guía de plantilla (tienen el título "Modelo:...").
  • Si decidimos empezar de cero, no debemos seleccionar una plantilla (template) en el desplegable que hay justo debajo. Al seleccionar el grupo, se aplicará la plantilla de diseño correspondiente automáticamente.
  • Si seleccionamos Copy content / layout from an existing guide, tenemos que seleccionar la guía modelo en el menú desplegable. Nuestra opción será hacerlo desde Local guides​. Se copiarán el contenido y el diseño de esta guía a la nueva guía que estamos creando.

• Guide name: obligatorio. Asignamos un nombre a la guía, que aparecerá como título de la guía y en todas las listas de guías del sitio. Debe ser conciso y descriptivo.
• Descripción de la guía: Aunque el sistema no obliga a rellenarlo, debemos hacerlo siempre en beneficio de la usabilidad y comprensión de los usuarios y de cara a los buscadores. Brevemente, expondremos de qué trata la guía y cuál es su alcance.
• Guide type: Obligatorio. Aquí seleccionamos el tipo de guía. Puede modificarse más tarde desde la configuración de la propia guía.
• Group Assignment: este campo es obligatorio y muy importante. Asignamos la guía a un grupo, del que heredará la plantilla (diseño) y todas las característica comunes. El campo Choose Layout se bloquea con la plantilla predeterminada del grupo.
• Password: Lo dejamos en blanco.
• Share guide content: Dejamos la opción predeterminada Internal

Una vez establecidas las opciones, ya podemos pulsar el botón:

Create Guide

Para editar una guía, al entrar en LibApps debemos pasar a LibGuides seleccionando la opción en el menú desplegable azul de la esquina superior izquierda:

Una vez en LibGuides tenemos dos opciones:

1. Abrir el desplegable Edit Existing Guide

2. Abrir el menú Content y elegir Guides

Es importante durante el proceso de creación de una guía crear copias de seguridad periódicas con el fin de no perder la información en caso de que se produzca cualquier tipo de incidencia. Aunque las copias de seguridad en HTML no se pueden emplear para restaurar el contenido borrado, pueden ayudarnos a volver a crearlo.

Para ello, en la pantalla de edición de la guía, iremos a la barra de herramientas de la misma y pulsaremos en el desplegable del botón Herramientas (Guide information).

Nos ofrecerá la descarga de un documento HTML que podremos guardar en una otra ubicación.

Es recomendable que el nombre de archivo incluya la fecha de realización de la copia.

​El estado de la guía puede ser:

1. Unpublished: solamente puede ser vista por los editores y los colaboradores. Es el estado por defecto al crear la guía.

2. Published: la guía automáticamente será incluida en la lista de LibGuides y toda la comunidad puede acceder a ella.

3. Private: todavía no está en los LibGuides públicos, pero puede ser vista por cualquier persona a quien se le proporcione la URL: otros bibliotecarios, profesores, etc.

4. Submit for Review: la guía ha sido enviada para revisión y debe ser publicada por el administrador encargado de revisar y publicar las guías.

Mientras trabajemos con la guía el estado debe ser Unpublished o Private.

Importante

Para un correcto funcionamiento de las guías debemos activar la siguiente opción:

Show box-level navigation for selected page

En la barra de opciones de la guía entraremos en el menú Guide Layout

Seleccionaremos la opción Guide Navigation Layout y en la ventana emergente marcaremos la opción Show box-level navigation for selected page.

De este modo las cajas que vayamos creando se reflejarán en el menú lateral izquierdo, facilitando la navegación.