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Creación de guías en Biblioguías UCM

Manual básico para la creación de guías en LibGuides

Tipos de editores y guías

Existen en LibGuides tres niveles de permisos:

  • Administradores (Admin users): estos usuarios pueden crear contenido, editar todo el contenido del sistema y gestionar la configuración y de sistema.
  • Usuarios habituales (Regular users): estos usuarios pueden crear, publicar y editar su propio contenido. Es el nivel de la mayoría de los usuarios que van a crear y mantener guías.
  • Editores (Editor users): estos usuarios sólo pueden editar guías a las que han sido asignados como editores. Apropiada para colaboradores, como por ejemplo especialistas invitados o profesores.

Las guías se pueden clasificar por tipo. Además, las guías se pueden reunir en grupos por materia, función, etc., arbitrariamente. En Biblioguías UCM se van a emplear los siguientes grupos y tipos de guía:

Grupos:

  • Guías de ayuda de la Biblioteca: Conjunto de guías sobre servicios, guía del catálogo, procedimientos para los usuarios, etc.
  • Guías de recursos: Conjunto de guías sobre recursos electrónicos de la Biblioteca Complutense.
  • Guías de materia: Conjunto de guías sobre materias (áreas de conocimiento, relacionadas con las materias principales asignadas a las guías).
  • Guías de titulación: Conjunto de guías de las diferentes titulaciones
  • Guías de apoyo a la investigación: Conjunto de guías de apoyo a la evaluación de la actividad investigadora, la docencia y la edición académica.
  • Intranet
  • Blogs

Tipos:

  • Propósito general: el predeterminado. Sirve para la mayoría de las guías.
  • Guía de curso: para guías que están relacionados con una titulación específica.
  • Guía de materia: para un área temática concreta.
  • Guía de tema: para un tema específico.
  • Guía interna: para guías que son para uso interno solamente. Hay que tener en cuenta que la guía no aparecerá en las listas de guías ni en los resultados de búsqueda.
    • No se ocultará completamente la guía al público.
    • Las guías publicadas y privadas asignadas a este tipo pueden ser vistas por cualquiera que conozca su URL.
  • Guía de plantilla: para copiarla como base de otras guías. Hay que tener en cuenta que la guía no aparecerá en las listas de guías ni en los resultados de búsqueda.​
    • No se ocultará completamente la guía al público.
    • Las guías publicadas y privadas asignadas a este tipo pueden ser vistas por cualquiera que conozca su URL.

Los grupos de guías, con sus tipos y plantillas correspondientes, que se van a emplear son:

  • Guías de Ayuda
  • Guías de recursos
  • Guías de materia
  • Guías de titulación

Crear una guía

Podemos crear una guía nueva o copiar una ya existente.

1. Crear la guía

 

Desde la página principal de Libguides, 

Create guide

 

2. Opciones de creación

 

Menú de creación de guías

  • Choose Layout or Reuse: aquí seleccionamos si deseamos empezar de cero (Start fresh) o copiar una guía ya existente, generalmente una guía de plantilla.
    • La biblioteca trabaja con varias plantillas predefinidas para cada grupo de guías, por lo que no es necesario seleccionar plantilla en este menú.

Copiar una guía existente

  • Si seleccionamos Copy content / layout from an existing guide, no tenemos más que seleccionar la guía en el menú desplegable.  Nuestra opción será hacerlo desde Local guides​. Se incroporarán las características de esta guía a la nueva guía que estamos creando.
  • Guide name: obligatorio. Asignamos un nombre a la guía, que aparecerá como título de la guía y en todas las listas de guías del sitio. Debe ser conciso y descriptivo.
  • Descripción de la guía: Aunque el sistema no obliga a rellenarlo, debemos hacerlo siempre en beneficio de la usabilidad y comprensión de los usuarios y de cara a los buscadores. Brevemente, expondremos de qué trata la guía y cuál es su alcance.
  • Guide type: Obligatorio. Aquí seleccionamos el tipo de guía. Puede modificarse más tarde desde la configuración de la propia guía.
  • Group Assignment: este campo es obligatorio y muy importante. Asignamos la guía a un grupo, del que heredará la plantilla y todas las característica comunes. El campo Choose Layout se bloquea con la plantilla predeterminada del grupo.
  • Password: opcional. Lo dejamos en blanco.
  • Share guide content: Dejamos la opción predeterminada 

Una vez establecidas las opciones, ya podemos pulsar el botón:

Editar una guía (editores)

Para editar una guía, al entrar en LibApps debemos pasar a LibGuides seleccionando la opción en el menú desplegable azul de la esquina superior izquierda:

Menú de acceso a LibGuides

 

Una vez en LibGuides tenemos dos opciones:

1. Abrir el desplegable Edit Existing Guide

Editar guía existente

 

2. Abrir el menú Content y elegir Guides

Menú Content Guides

Copias de seguridad

Es importante durante el proceso de creación de una guía crear copias de seguridad periódicas con el fin de no perder la información en caso de que se produzca cualquier tipo de incidencia. Aunque las copias de seguridad en HTML no se pueden emplear para restaurar el contenido borrado, pueden ayudarnos a volver a crearlo.

Para ello, en la pantalla de edición de la guía, iremos a la barra de herramientas de la misma y pulsaremos en el desplegable del botón Herramientas (Guide information).

Crear copia de seguridad HTML

Nos ofrecerá la descarga de un documento HTML que podremos guardar en una otra ubicación.

Descargar copia HTML

 

Es recomendable que el nombre de archivo incluya la fecha de realización de la copia.

Estados de la guía


​El estado de la guía puede ser:

1. Unpublished: Solamente puede ser vista por los editores y los colaboradores. Es el estado por defecto al crear la guía.

2. Published: La guía automáticamente será incluida en la lista de LibGuides y toda la comunidad puede acceder a ella.

3. Private: Todavía no está en los LibGuides públicos, pero puede ser vista por cualquier persona a quien se le proporcione la URL: otros bibliotecarios, profesores, etc.

Mientras trabajemos con la guía el estado debe ser Unpublished o Private.

Box Level Navigation

Importante

Para un correcto funcionamiento de las guías debemos activar la siguiente opción:

Show box-level navigation for selected page

En la barra de opciones de la guía entraremos en el menú Guide Layout

Seleccionaremos la opción Guide Navigation Layout y en la ventana emergente marcaremos la opción Show box-level navigation for selected page.

Menú "Box level navigation"

De este modo las cajas que vayamos creando se reflejarán en el menú lateral izquierdo, facilitando la navegación.

Gestión de guías