Cuando se crea una nueva página dentro de un Website se crea en estado de borrador. La página solo es accesible a los editores autorizados y no es visible de manera pública. En las páginas de primer nivel o páginas menú debemos cambiar su estado a borrador si no deseamos que sean visibles mientras las editamos.

Haciendo clic en el desplegable del Gestor UCM   Estado / Visibilidad podemos configurar los parámetros de publicación y acceso:

• Tenemos tres posibles Estados de Publicación de cada página Web:
  • Borrador: página solo es accesible a los editores autorizados.
  • Publicar ahora: publicamos la página para que sea accesible de manera pública.
  • Programada: página no visible hasta la fecha y hora de publicación señalada. Esto puede ser útil si tenemos una fecha concreta de publicación, o para que una página esté disponible sólo durante un periodo concreto. Por ejemplo, si queremos publicar una página con un formulario que solo esté disponible durante el plazo concreto de una convocatoria, podemos dejar preparada la página y establecer la fecha de publicación y de caducidad usando estas opciones.
    Para configurar las fechas bastará con hacer clic en "programar" para que se muestre un Calendario desplegable, en el que podemos seleccionar la fecha y hora de publicación. Si activamos la casilla Establecer caducidad podemos indicar la fecha cuando la página dejará de estar disponible.
    

     

      No debemos olvidar que después de Programar la visualización debemos pulsar Actualizar página Web para que los cambios queden aplicados.

     

• La Visibilidad de cada página puede ser:
  • Pública: accesible para todos los usuarios.
  • Privada: accesible solo para un grupo de usuarios predefinido.

• El Botón "Actualizar la página en la web" permite reflejar los cambios realizados en la página.

Cuando clicamos en el selector de visibilidad "Privada" del Gestor UCM,


La ventana "Visibilidad de la página" nos permite configurar las opciones de visibilidad:

• Grupos de usuarios: grupo de personas que previamente hemos creado desde:
  Mi escritorio -> Aplicaciones Web -> Gestión de páginas Webs -> Grupos de usuarios 
• Colectivos: un desplegable nos permite seleccionar los siguientes colectivos:
  • PAS
  • PDI
  • Colaboradores externos
  • Usuarios Web (personas identificadas en la red UCM).
  • Alumni
  • Estudiantes
• Red UCM: página sólo visible desde la Red UCM
• Usuario único

Una vez seleccionadas las opciones deseadas pulsamos el botón Añadir y Cerrar.

Podemos crear grupos de usuarios para que solo un determinado grupo de personas pueda visualizar la página Web.

Para crear un grupo de usuarios, deberemos ir a: 

• Mi escritorio > Aplicaciones Web > Gestión de páginas Webs > Grupos de usuarios
  

Después de hacer clic en "Grupos de usuarios" la ventana "Gestión de páginas Web. Listado de todos los Website autorizados para gestionar Grupos de Usuarios" nos muestra el listado de las Web sobre las que tenemos permisos de edición:

Hacemos clic en el Website donde se encuentra la página que deseamos restringir.

Una nueva ventana nos permite asignar un nombre al grupo: rellenamos el campo "Añadir Grupo de Usuario" y pulsamos el botón "Registrar nuevo grupo":

El mensaje "¡CORRECTO!. El nuevo Grupo de Usuarios se ha registrado correctamente" nos informa que el grupo se ha sido registrado.

La ventana para añadir usuarios al Grupo nos muestra las siguientes opciones:

• Estado: Activo /  no activo
• Guardar datos: botón para guardar los cambios.
• Usuarios añadidos: muestra el listado de los miembros del grupo.
• Eliminar usuario: un aspa gris junto al nombre de cada usuario nos permite eliminarlo.
• Buscar usuario para añadir: Podemos buscar los usuarios por nombre, apellidos y correo electrónico. Seleccionamos el usuario deseado del listado y pulsamos el botón añadir. El nuevo usuario pasará a la lista de "Usuarios añadidos".
  Para que el usuario se muestre en los resultados de búsqueda, el usuario deberá haber iniciado sesión en la web UCM al menos una vez, esto es especialmente importante en caso de usuarios externos no UCM que hayan sido dados de alta bajo petición.
• Elegir archivo: para carga masiva de usuarios mediante archivo CSV.

Una vez definido el grupo, este se mostrará en el listado "Grupos de usuarios", lo que nos permite seleccionarlo y restringir la visibilidad de la página Web.

 Restringir la visibilidad de una página no significa restringir la visibilidad de los archivos con los que se enlaza desde esa página. Cuando una página contiene enlaces a archivos (PDF, Word, etc.) la página puede tener restringida la visibilidad y solo ser accesible a personas autorizadas, pero si se conoce la URL de los documentos, estos pueden ser descargados aunque la página no sea visible de manera pública.
Sólo podemos restringir la visibilidad de cada uno de documentos enlazados desde la página y mediante la aplicación Archivos: