GTBib-SOD trabaja con centros, departamentos, usuarios y conceptos presupuestarios. Nosotros solamente vamos a trabajar con centros y usuarios.
La base de datos es única: se trata igual a todos los centros sean suministradores o solicitantes, a diferencia de europa en que las bases de datos eran independientes.
La creación de centros está centralizada en el Servicio de Acceso al Documento. Si un centro externo se dirige a vosotros para que se le dé de alta, remitidle al formulario de solicitud de alta de centros externos en interbiblio.ucm.es.
Del mismo modo, la gestión de los centros UCM en el Directorio está también centralizada en los Servicios Centrales, de modo que las posibles modificaciones se realizarán notificándolo al Servicio de Acceso al Documento.
Al igual que con los usuarios, sus posibles peticiones pendientes en cola pasarán a ser tramitables una vez que sean dados de alta en el sistema.
De utilidad para saber el estado de nuestras peticiones con ese centro, consultar datos, etc. Para contactar con un centro por correo electrónico con motivo de una petición concreta, es preferible enviar el mensaje desde la propia petición, de esta forma queda asociada a ella.
Para crear centros manualmente, notificar a Servicios Centrales los datos del centro, como se hacía hasta ahora con europa.
Las bibliotecas de facultad UCM pueden ver las fichas y enviar mensajes a los centros, pero no modificarlos ni eliminarlos. Todos los mensajes de correo electrónico quedan vinculados a la ficha del centro.
Podemos buscar usuarios UCM por varios campos, pero es recomendable hacerlo por el NIU --dado que es con lo que se forma su identificador único en GTBib-SOD-- o por nombre y apellidos o correo-e.
Para buscar por NIU, seleccionamos el campo Código:
Pantalla de usuario normal (no propietario) de nuestro centro (con código NIU)
Como excepción, el personal gestor del préstamo interbibliotecario (propietario) se identifica con un código formado por 3 letras y cifra.
Pantalla de usuario del personal gestor (propietario) de nuestro centro, con el código de 3 letras y cifra
Desde el registro de usuario podemos ver sus datos, modificarlos, consultar los mensajes de correo intercambiados, etc.
Los centros son los encargados de crear a los usuarios asignados a la biblioteca y recibirán las solicitudes de alta en GTBib-SOD directamente.
Es importante comprobar primero que los datos que aportan los usuarios en el formulario coinciden con los recogidos en WMS y modificarlos en caso necesario o, incluso, si procede, denegar el alta.
Todos los usuarios tendrán un código propio que debemos asignar y que tendrá la siguiente forma: ! + NIU
P.e. !00012345678
Siempre deben comenzar por el signo "!", dado que son usuarios UCM.
* La excepción es el personal gestor de préstamo interbibliotecario, que es dado de alta como tal por Kronosdoc y cuyo código tiene la forma "!+iniciales" y, si es necesario, una cifra. Por ejemplo: !GRL
Las solicitudes de alta de usuarios se visualizan en el sistema por medio del icono rojo de la parte superior izquierda, así como en el menú lateral izquierdo:
Solamente debemos pulsar en uno de los dos avisos para acceder a la pantalla de validación de datos de usuario:
Pulsamos en el icono azul de la flecha para validar al usuario/a:
Comprobaremos si los datos son correctos en WMS y modificaremos los que consideremos oportunos.
Introduciremos el NIU como código, precedido por ! y la fecha de vencimiento que aparezca en WMS y pulsaremos en Entrar.
Y ya se ha completado el alta. El usuario recibirá una notificación automática en su correo institucional UCM.
Al introducir y validar los datos, el sistema envía un mensaje con los datos de alta al usuario y borra el registro de la cola de usuarios pendientes.
Desde este momento, sus solicitudes en la cola de peticiones ya se pueden entrar y tendrán la flecha en la parte izquierda de la petición.
Las solicitudes de modificación de datos personales de los usuarios llegan como avisos similares a los de alta de usuario. Pulsamos en la notificación para acceder al formulario que, en este caso, aparece con los campos que ha solicitado modificar el usuario:
Si tras la comprobación por nuestra parte los datos son correctos, pulsamos en Modificar y los datos quedan actualizados.
Los usuarios/as en ocasiones se equivocan al seleccionar la biblioteca en la petición de alta en el sistema. Con GTBib-SOD no podemos redireccionar las peticiones de alta al centro correcto, por lo que es necesario que aunque el usuario no pertenezca a nuestro centro, lo creemos y modifiquemos su biblioteca para que lleguen correctamente las peticiones a su centro. Se hace de la siguiente forma:
| Grupo de usuario | Cantidad de peticiones | Periodo |
|---|---|---|
| Estudiante de grado | 5 | Mes |
| Estudiante de doble grado | 10 | Semana |
| PTGAS | 10 | Semana |
| Personal de biblioteca | 10 | Semana |
| Personal docente e investigador | 10 | Semana |
