• Nos proporciona la fecha de solicitud, fecha de entrada, datos del centro que lo solicita.
• No tocamos el campo Concepto presupuestario ya que no se va a emplear.
• Usando DOI/PUBMED podemos buscar los datos bibliográficos para completarlos.
• A continuación, los datos bibliográficos, los cuales debemos revisar, en especial el Tipo de documento.
• Abajo tenemos:
  • Referencia de usuario: es la referencia del centro solicitante ("Su referencia")
  • Si se trata de un préstamo
  • Método de envío
  • Soporte
  • Nivel máximo de demanda: 1 Fondo propio (dado que es algo que nos piden)

Comprobamos que todo es correcto y pulsamos Entrar.

Una vez introducida, lo primero es comprobar que tenemos esa obra entre nuestros fondos. En función de ello daremos una respuesta de las que podemos ver en la parte izquierda:

• Servir de nuestro fondo (=positiva)
• No la tenemos (=negativa)
• Rechazarla: si tiene datos incorrectos o por algún otro motivo debemos responder negativamente (excluido de préstamo, biblioteca cerrada, lo que proceda).

Aparece la pantalla de servir: Respuesta positiva a petición XXXXXXXX

• Medio de llegada del documento a nuestro servicio: Interno
• Suministrador: saldrá nuestro código de centro. No hay que modificarlo
• Soporte servido: (P)apel - puesto que se envía un libro impreso
• Número de fotocopias: en este caso 0, puesto que es préstamo
• Unidades facturables: no lo tocamos
• Fecha de envío: la fecha actual, que aparece por defecto.
• Medio de envío: Correo
• Ref. Suministrador: en blanco
• Signatura: en blanco

•  
• Préstamo: Sí
• A devolver el solicitante: la fecha en la que tienen que devolver el libro
• Nota
• Informar a: centro peticionario. Esta casilla se deja marcada
• No tocamos el resto de las opciones, lo dejamos como está

Finalmente, si está todo correcto pulsamos en Registrar.

Saldrá la pantalla informativa del envío. Con ello también se habrá enviado ya el albarán, que también se puede imprimir desde esta pantalla para adjuntar al libro en el paquete de envío.

Una vez registrado el préstamo, vemos que el número de la petición aparece en verde y la pestaña de préstamo en amarillo. Esto significa que ya hemos tramitado la petición (número en verde) y hemos enviado el préstamo pero queda pendiente la devolución (“Préstamo” en color amarillo).

Toda la información relativa a las peticiones se guarda en la pantalla de Tramitación.

Es la pantalla de control de todas las operaciones pendientes. Los botones en ella nos dan la información:

• Pendientes de entrar: están en cola de entrada
• Pendientes de cursar: pendientes ya entradas en el sistema pero aún no se las hemos solicitado a nadie
• Pendientes de recepción de nuestro centro: cursadas pero pendientes de respuesta del proveedor
• Pendientes de reclamar: cuando transcurre un periodo de tiempo, la petición pasa a estar pendiente de reclamar. Actualmente está configurado el periodo de reclamación en 7 días.
• Préstamos pendientes de devolución. Aquí estarían los libros que se han prestado a otros centros.
  • En el momento en que pase de estar en plazo (exceda el plazo de préstamo), pasará a contabilizarse como “ha excedido la fecha prevista”. Se le reclamará la devolución.
  • El sistema de forma automática envía un aviso de cortesía 10 días antes del plazo de devolución.
  • En el caso de los usuarios UCM el aviso de cortesía es de 5 días.

En todos estos botones el color indica el estado:

• Si están en verde es que todo está correcto y no hay nada que hacer
• En rojo es que requiere que se realice alguna acción (meter la petición, cursar una petición, etc.)
• Amarillo: es el otro centro el que tiene que realizar una acción y estamos a la espera

Si pinchamos en el enlace de préstamos pendientes de devolución, entramos en el listado con los préstamos que tenemos.

Por su parte, si pulsamos en el título entramos en la ficha de petición.

Una ficha de petición va cambiando de colores en función del estado en que se encuentra.

• En rojo: pendiente de cursar – aún no la hemos pedido a nadie
• En amarillo: petición en curso. La hemos solicitado a alguien pero todavía no tenemos respuesta
• En verde: la petición ya está servida
  • La pestaña de préstamo de la ficha de petición pasa a amarillo porque está dentro de plazo
  • La pestaña de préstamo de la ficha de petición pasa a rojo si excede el plazo de devolución

Cuando el centro devuelva el documento, aparecerá un aviso de devolución en el icono de la parte superior izquierda (botón azul).

Esa información de devolución se encuentra en la petición. Si en un tiempo prudencial de 7 días no se recibe el documento, en la pantalla de tramitación avisa de que se ha devuelto un libro pero no ha llegado, para que lo revisemos, por si se pierde en el correo, etc. Por ello, no debemos hacer nada hasta que nos llegue físicamente el libro.

Cuando llegue el libro, en préstamos pendientes de devolución, se entra en la petición y a la derecha tese encuentran las opciones:

• Devolver: para registrar la devolución
• Reclamar: para enviar una reclamación manualmente porque el libro no llega
• Prórroga: para denegar o registrar = conceder una prórroga que soliciten

Si hemos recibido el documento damos a Registrar y pasamos a la pantalla de devolución. Si no queremos cambiar alguna fecha por alguna razón, lo normal es pulsar Registrar devolución y será el sistema el que incluya la fecha de devolución.

Con ello se termina el proceso de préstamo solicitado por un centro externo.

Si más adelante queremos consultar ese préstamo ya finalizado, podemos ir la pestaña Consultas y buscar para recuperarlo.

Y este sería el estado final de la petición.