Agenda de la Biblioteca UCM
LibCal es la aplicación con la que se gestiona el calendario de eventos públicos de la Biblioteca UCM (Biblioagenda UCM), especialmente su oferta de formación de usuarios. Sustituye a la herramienta Eventos para este tipo de acontecimientos. Los mensajes a los usuarios se han definido para responder a esta finalidad. Si un centro desea emplear la agenda para la difusión de otras actividades (conferencias, exposiciones, etc.) deberá tenerlo en cuenta.
La oferta básica de formación de usuarios de la Biblioteca UCM debe estar publicada al inicio de cada curso académico.
Desde el módulo de LibCal, buscaremos en el menú horizontal la opción CALENDARS y escogeremos nuestro centro:
Al acceder al calendario del centro, podemos crear un evento de dos formas:
Buenas prácticas: en caso de que trabajáramos con plantillas para distintos tipos de eventos (p.e. cursos, exposiciones, conferencias, etc.) aparecería una ventana con un desplegable en la que deberíamos elegir lo que correspondiera.
Al crear un evento, se muestra una pantalla con diferentes secciones y diferentes tipos de datos que tendremos que rellenar:
Atención: No es aconsejable copiar y pegar la información desde Word en las cajas de texto, pues se traslada el código oculto que interfiere en la hoja de estilo de LibApps. Se puede copiar desde el bloc de notas o teclear el texto directamente.
Atención: si la sala no está incluida en el sistema de reservas de la Biblioagenda, Servicios Centrales puede dar de alta nuevos espacios. Para ello es necesario comunicarlo por correo-e a biblioagenda@ucm.es. También se puede informar sobre el lugar donde se imparte el curso haciendo constar la información en el el campo DESCRIPTION (TITLE & EVENT INFO)
Buenas prácticas: por defecto, dejar NOW, pero en situaciones excepcionales el centro puede establecer el momento oportuno de inicio de la inscripción.
Buenas prácticas: se recomienda seleccionar 1 DAY BEFORE EVENT. Al hacer uso de esta opción aparecerá el mensaje tipo que se remite al usuario. Por favor, no lo modifiquéis.
Buenas prácticas:
Para modificar un evento lo buscamos en el calendario de eventos de nuestra biblioteca y pinchamos sobre él.
Al pinchar sobre el curso, en la ventana emergente se visualiza uan ficha breve del curso: pinchamos en el botón MODIFY EVENT
El sistema nos da el mensaje de que se ha actualizado el evento y automáticamente nos redirige a la página del calendario de eventos del que partimos:
Cuando el evento se repite puede suceder que queramos modificar solo el evento actual o todos los eventos asociados.
Una forma rápida de crear un evento es aprovechar un curso ya creado y copiarlo. Se busca el curso que se desea copiar en el calendario y, desde la ficha breve, en el botón inferior derecho, MODIFY SINGLE EVENT, abrimos el desplegable para seleccionar la opción COPY EVENT.
Aparecerá la ficha completa del curso donde haremos las modificaciones oportunas (fecha y hora, localización, etc.) y actualizaremos pulsando en el botón SUBMIT: ADD NEW EVENT! al final de la página.
Para borrar un evento lo buscamos en el calendario de eventos de nuestra biblioteca y pinchamos sobre él. En la ventana emergente, pinchamos en el botón DELETE EVENT. Se abre una ventana de confirmación y pinchamos en DELETE SINGLE EVENT.
Cuando el evento se repite, al pinchar en DELETE EVENT se abre una ventana que nos permite elegir qué evento queremos borrar:
Cada vez que borramos un evento la pantalla muestra un mensaje confirmando que se ha borrado el evento y nos dirige directamente a la página del Calendario de eventos del que partimos.
Si queremos crear un evento que se repite a lo largo del tiempo, de forma regular o irregular, tenemos que establecer la fecha de inicio del mismo y marcar la opción THIS EVENT REPEATS. Se nos desplegará una ventana para elegir la opción deseada:
El sistema permite periodicidad diaria, semanal o mensual y ofrece la posibilidad de elegir fechas específicas con la opción MULTI-DATE PICKER. Con esta opción, seleccionamos las fechas que queramos y las vamos añadiendo con ADD DATE:
Si queremos crear un evento formado por varias sesiones que han de ir vinculadas (curso en diferentes niveles, curso en diferentes partes), hemos de proceder del siguiente modo:
Cada calendario dispone de un explorador de eventos (EVENT EXPLORER). En esa caja de búsqueda es posible localizar los eventos de un calendario según distintos criterios de búsqueda:
Es una opción muy útil para conocer los cursos impartidos por una biblioteca, título (o palabra clave del curso), audiencia, bibliotecario formador, localización, categorías, etc. Se escoge un rango de fecha y la información puede exportarse en formato csv.
Desde la ficha resumida de un evento hay varias funcionalidades útiles:
Se accede desde MANAGE EVENT: la pestaña CREATE EVENT BUTTON permite crear e insertar un botón en una página web, para animar a los usuarios a registrarse en nuestro evento. Cuando un usuario haga clic en el botón, irá a la página del evento, donde podrá ver los detalles y registrarse.
También le permitirá añadir un recordatorio en su calendario de Google.
4. Mensaje de recordatorio: un día antes del evento el usuario un mensaje de recordatorio
5. Por último, al día siguiente al curso, el usuario recibe un correo de seguimiento con la encuesta de satisfacción:
Además la Biblioteca tiene la opción de enviar un mensaje a todos los inscritos o asistentes a un evento. Accediendo al evento, la opción MANAGE EVENT > EMAIL ATTENDEES permite diversas funcionalidades: