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Guía de la Biblioagenda UCM

Manual básico para la gestión de LibCal: horarios, agenda, cita con la biblioteca y reserva de salas en la Biblioteca UCM

 Agenda de la Biblioteca UCM
LibCal es la aplicación con la que se va a gestionar el calendario de eventos públicos de la Biblioteca UCM (Biblioagenda UCM), especialmente su oferta de formación de usuarios. Sustituirá a la herramienta Eventos para este tipo de acontecimientos. Los mensajes a los usuarios se han definido para responder a esta finalidad. Si un centro desea emplear la agenda para la difusión deotras actividades (conferencias, exposiciones, etc.) deberá tenerlo en cuenta.
La oferta básica de formación de usuarios de la Biblioteca UCM debe estar publicada el 1 de septiembre 2019. 

Añadir un evento

Desde el módulo de LibCal, buscaremos en el menú horizontal la opción CALENDARS y escogeremos nuestro centro:

Crear un evento: elegir calendario

Al acceder al calendario del centro, podemos crear un evento de dos formas: 

  1. pulsando en ADD NEW EVENT o 
  2. pulsando dos veces en el día que se va a realizar el evento

Crear un evento

 

Buenas prácticas: en caso de que trabajáramos con plantillas para distintos tipos de eventos (p.e. cursos, exposiciones, conferencias, etc.) aparecería una ventana con un desplegable en la que deberíamos elegir lo que correspondiera. 

Elementos de un evento

Al crear un evento, se muestra una pantalla con diferentes secciones y diferentes tipos de datos que tendremos que rellenar:

 

1. Día y hora del evento (Event date / time)

  • Fecha de la cita
  • Hora de comienzo y finalización del evento
  • ALL DAY EVENT: Si el evento dura todo el día, se dejará marcada esta opción.
  • THIS EVENT REPEATS: Permite configurar si el evento se repite y las modalidades en que se puede hacer.

Fecha y hora de evento

2. Información del evento (Title & event info)

  • EVENT TITLE: título del evento. 
  • EVENT DESCRIPTION: aquí incluiremos la descripción del evento. En el caso de cursos de formación, en este espacio se debe incluir el programa.

Atención: No es aconsejable copiar y pegar la información desde Word en las cajas de texto, pues se traslada el código oculto que interfiere en la hoja de estilo de LibApps. Se puede copiar desde el bloc de notas o teclear el texto directamente. 

  • MORE INFORMATION ABOUT THIS EVENT: permite añadir más información, incrustar código html procedente de fuentes externas (p.e. Google Drive, Canva, youtube, etc.)
  • FEATURED IMAGE: sirve para incluir una imagen. 
    • Los centros podrán hacer uso de imágenes específicas para identificar eventos concretos (p.e. logo de WoS, APA, RefWorks, etc.)  y en sintonía con las pautas de identidad corporativa de Biblioteca UCM
    • En caso de que se empleen imágenes de terceros es necesario respetar las buenas prácticas de uso:
      • Incluir siempre la mención de la fuente donde se ha tomado esa imagen y las condiciones de su utilización
      • Escoger imágenes libres de derecho o con licencias que permitan su uso en el sitio Biblioteca UCM
  • FRIENDLY URL: cada evento genera una url. Este campo sirve para añadir un texto (sin espacios, sin mayúsculas, sin signos de puntuación) que sustituya esa url para incrustarlo en otras páginas.

Título e información del evento

 

3. Detalles del evento (Event details)

  • LOCATION / ROOM: nos deja elegir la sala en la que se celebra el evento entre los espacios ya incluidos en LibCal. Al pinchar en CHECK AVAILABILITY comprobará si la cita entra en conflicto con alguna reserva anterior de ese mismo espacio.

Atención: si la sala no está incluida en el sistema de reservas de la Biblioagenda, Servicios Centrales puede dar de alta nuevos espacios. Para ello es necesario comunicarlo por correo-e a biblioagenda@ucm.es. También se puede informar sobre el lugar donde se imparte el curso haciendo constar la información en el el campo DESCRIPTION (TITLE & EVENT INFO)

  • ORGANIZADOR DEL EVENTO: por defecto sale el centro al que pertenece la agenda, pero puede cambiarse si se diera el caso que el organizador fuera otro centro
  • PRESENTER: nombre de la persona o personas que imparten el curso.
  • AUDIENCIAS: recoge en un desplegable los distintos grupos de usuarios a los que irían dirigidos los eventos. Se puede elegir uno o más de uno:
    • Bibliotecarios
    • Estudiantes de grado
    • Estudiantes de posgrado
    • Otros miembros de la comunidad universitaria
    • PAS
    • Personal docente e investigador
    • Público en general
  • ANTICIPATED ATTENDANCE: permite indicar el número estimado de asistentes. Se empleará  en la BUC en los cursos que no requieren inscripción, para reflejar el número de asistentes.
  • CATEGORY: Abriendo al desplegable, se muestran las categorías creadas. Si es necesario, se puede seleccionar más de una.
    • BYPASS
    • Formación con reconocimiento de créditos
    • Formación de usuarios
    • Formación para bibliotecarios
    • Otros 
    • Somosaguas
  • COLOR de la etiqueta: por favor, no cambiéis los colores. 

Detalles del evento

4. Registro (Event registration)

Registro de un evento

  • REGISTRATION REQUIRED: es imprescindible marcar esta opción si es necesario registrarse en el evento. En este caso, se abre un desplegable en el que se debe añadir la siguiente información: 
    • MAXIMUM REGISTRATIONS / SEATS: número máximo de asistentes al evento, de acuerdo con la capacidad de la sala en la que se celebrará el mismo.
    • REGISTRATION FORM: permite escoger el formulario de registro necesario. Se han creado diversos formularios para la formación de usuarios
      • Formulario de registro
      • Formulario de registro de cursos con créditos (formación reglada)
      • Formulario de registro de cursos para bibliotecarios

 

  • REGISTRATION OPEN: sirve para indicar cuando se abre el periodo de registro.

Buenas prácticas: por defecto, dejar NOW, pero en situaciones excepcionales el centro puede establecer el momento oportuno de inicio de la inscripción. ​

 

  • REGISTRATION CLOSES: indica cuándo se cierra el periodo de inscripción.
    Buenas prácticas: se puede optar por AT EVENT START TIME o AT EVENT END TIME. La opción AT EVENT END TIME nos permitiría inscribir hasta el último momento a usuarios rezagados, para que la lista de inscritos corresponda realmente con los asistentes.
 
  • ENABLE A WAITING LIST WHEN FULLY BOOKED: hemos de marcar esta opción si se desea que se genere una lista de espera cuando el grupo esté completo.

 

  • BBC CONFIRMATION EMAIL: si la biblioteca quisiera recibir un correo-e cada vez que un usuario se registre a un evento, tendría que indicar aquí la dirección. Se recomienda dejarlo vacio para evitar la avalancha de mensajes.

 

  • SEND EMAIL REMINDER: permite seleccionar la antelación con que se envía un correo electrónico al usuario para recordarle la próxima celebración de un evento al que se ha inscrito. 

Buenas prácticas: se recomienda seleccionar 1 DAY BEFORE EVENT. Al hacer uso de esta opción aparecerá el mensaje tipo que se remite al usuario. Por favor, no lo modifiquéis.

 

  • SEND FOLLOW-UP EMAIL / SURVEY: para enviar un mensaje a los usuarios que se han inscrito a un evento con diferentes propósitos. En nuestro caso se ha establecido un mensaje tipo (no modificar) para agradecer la asistencia al evento y se ha incluido un enlace a la encuesta de satisfacción.

Buenas prácticas: 

  • se recomienda seleccionar 1 DAY AFTER EVENT y no modificar el texto 
  • no utilizar el botón de insertar formulario de LibWizard porque ya está incluida en la configuración la encuesta de satisfacción
  • solo en caso de que se tratara de un evento que no fuera un curso, se debería modificar el texto del correo de seguimiento,

Eventos y correos

 

5. Social media

  • Si marcamos la opción SEND A NEW EVENT ANNOUNCEMENT?, nos permitirá enviar un correo electrónico para avisar de la creación de un nuevo evento.

Evento difusión por redes sociales

 

6. Publishing status

  • Si no se ha terminado de crear o describir el evento, se puede dejar en modo borrador seleccionando en el desplegable UNPUBLISHED DRAFT. Una vez completado el evento se modificará el STATUS a PUBLISH.
  • Tanto para publicar el evento o como para guardar el borrador, se pinchará en el botón SUBMIT: ADD NEW EVENT! 

Borrador de evento

 

Añadir nuevo evento

Modificar un evento

Para modificar un evento lo buscamos en el calendario de eventos de nuestra biblioteca y pinchamos sobre él.

Modificar un evento

 

Al pinchar sobre el curso, en la ventana emergente se visualiza uan ficha breve del curso: pinchamos en el botón MODIFY EVENT

Modificar eventos

Se abre una ventana de actualización, UPDATE EVENT IN BIBLIOTECA (nombre del centro). En ella podemos modificar los elementos que sea preciso, simplemente tecleando en los distintos campos o cambiando las selecciones en los desplegables:
Modificar evento
 
Una vez realizados los cambios debemos guardarlos. Vamos al final de la página y pinchamos en SUBMIT UPDATE EVENT!
Modificar evento

El sistema nos da el mensaje de que se ha actualizado el evento y automáticamente nos redirige a la página del calendario de eventos del que partimos:

Modificar evento

Cuando el evento se repite puede suceder que queramos modificar solo el evento actual o todos los eventos asociados.

  • En pantalla se muestra por defecto la opción MODIFY SINGLE EVENT, que será nuestra elección si solo queremos modificar el evento que estamos visualizando.
  • Si queremos modificar todos los eventos recurrentes tenemos que abrir el desplegable y seleccionar MODIFY ALL RECURRING EVENTS

Modificar evento

Copiar un evento

Una forma rápida de crear un evento es aprovechar un curso ya creado  y copiarlo. Se busca el curso que se desea copiar en el calendario y, desde la ficha breve, en el botón inferior derecho, MODIFY SINGLE EVENT, abrimos el desplegable para seleccionar la opción COPY EVENT.

Copiar evento

 

Aparecerá la ficha completa del curso donde haremos las modificaciones oportunas (fecha y hora, localización, etc.) y actualizaremos pulsando en el botón SUBMIT: ADD NEW EVENT! al final de la página.

Remitir evento

Borrar un evento

Para borrar un evento lo buscamos en el calendario de eventos de nuestra biblioteca y pinchamos sobre él. En la ventana emergente, pinchamos en el botón DELETE EVENT. Se abre una ventana de confirmación y pinchamos en DELETE SINGLE EVENT.

Borrar evento

Cuando el evento se repite, al pinchar en DELETE EVENT se abre una ventana que nos permite elegir qué evento queremos borrar:

  • solo el evento que estamos visualizando
  • todos los eventos recurrentes
  • todos los eventos menos el que estamos visualizando

Borrar evento

Cada vez que borramos un evento la pantalla muestra un mensaje confirmando que se ha borrado el evento y nos dirige directamente  a la página del Calendario de eventos del que partimos.

Borrar evento

Casos especiales

1. Eventos recurrentes

Si queremos crear un evento que se repite a lo largo del tiempo, de forma regular o irregular, tenemos que establecer la fecha de inicio del mismo y marcar la opción THIS EVENT REPEATS. Se nos desplegará una ventana para elegir la opción deseada: 

Evento recurrente

 

El sistema permite periodicidad diaria, semanal o mensual y ofrece la posibilidad de elegir fechas específicas con la opción MULTI-DATE PICKER. Con esta opción, seleccionamos las fechas que queramos y las vamos añadiendo con ADD DATE: 

Evento recurrente

 

 

2. Eventos vinculados

Si queremos crear un evento formado por varias sesiones que han de ir vinculadas (curso en diferentes niveles, curso en diferentes partes), hemos de proceder del siguiente modo:

  • EVENT DATE / TIME
    • seleccionar THIS EVENTS REPEATS
    • marcar MULTI-DATE PICKER, elegir las fechas de las diferentes sesiones e ir añadiéndolas
  • en el apartado EVENT REGISTRATION
    • marcar SERIES LINK REGISTRATION
    • no marcar ENABLE REGISTRATION UNTIL THE LAST EVENT IN SERIES para que la inscripción al curso se cierre al impartirse la primera sesión, de modo que el usuario no pueda inscribirse en las sesiones posteriores sin haber asistido a la primera. 

Evento vinculado

Una vez creado el registro patrón con los elementos comunes a todos los eventos vinculados, se puede acceder a cada uno de ellos para añadir, modificar o corregir la información específica si fuera necesario. Por ejemplo, nivel inicial/avanzado, localización, docente, etc. 
 
El programa enviará un correo de seguimiento con la encuesta después de cada sesión, no uno sólo al día siguiente de terminado el curso.

Otras funcionalidades

1. Explorador de eventos (Event explorer)

Cada calendario dispone de un explorador de eventos (EVENT EXPLORER). En esa caja de búsqueda es posible localizar los eventos de un calendario según distintos criterios de búsqueda:

Explorador de eventos

 

Explorador de eventos

 

Es una opción muy útil para conocer los cursos impartidos por una biblioteca, título (o palabra clave del curso), audiencia, bibliotecario formador, localización, categorías, etc. Se escoge un rango de fecha y la información puede exportarse en formato csv.

2. Ficha resumida de un evento 

Desde la ficha resumida de un evento hay varias funcionalidades útiles:

  • el icono del ojo nos muestra cómose visualizará en la interfaz pública el evento en el que se está trabajando
  • los iconos de redes sociales (facebook, Google Plus y twitter) conectan con las redes sociales para difundir con rapidez el evento organizado.

Ficha resumida de un evento

 

 

3. Creación de un botón de evento

creación de un botón en eventos

Se accede desde MANAGE EVENT: la pestaña CREATE EVENT BUTTON permite crear e insertar un botón en una página web, para animar a los usuarios a registrarse en nuestro evento. Cuando un usuario haga clic en el botón, irá a la página del evento, donde podrá ver los detalles y registrarse.

Biblioagenda UCM Crear botón de evento

  1. TEXT FOR BUTTON: introducimos el texto que queremos que aparezca dentro del botón, por ejemplo, INSCRÍBETE.
  2. SIZE: en este campo elegimos el tamaño del botón. Una vez seleccionado, aparecerá el código de incrustación correspondiente.
  3. BACKGROUND COLOR y TEXT COLOR: permiten personalizar el fondo del botón y el color del texto. Se puede introducir un código hexadecimal para un color específico o utilizar el selector de color incorporado para seleccionar uno.
  4. PREVIEW: nos permite saber cómo se verá el botón del evento.
  5. EMBED CODE: desde este campo copiamos y pegamos el código para incrustarlo en nuestra página web.

Comunicación con el usuario

Cuando un usuario realiza la inscripción a un evento a través de la web recibirá diversos mensajes que se gestionan de manera automática
  1. Mensaje de confirmación del registro: el usuario recibe en su correo-e un mensaje de confirmación procedente de alerts@mail.libcal.com con los datos de fecha y ubicación, y dos enlaces,
    • uno para ver el evento en la Biblioagenda UCM
    • otro para realizar una cancelación.

También le permitirá añadir un recordatorio en su calendario de Google.

Mensaje de inscripción

 

  1. Mensaje de inscripción en lista de espera: un usuario se puede inscribir aunque no haya plazas libres en un curso si el bibliotecario ha activado la lista de espera. En este caso, el sistema advierte de que la inscripción no es para el curso en cuestión, sino para la lista de espera. El usuario recibirá igualmente en su correo, el correspondiente mensaje de confirmación. En el caso de producirse una cancelación y quedar una plaza vacante, el alumno recibirá un mensaje de aviso comunicándole su admisión.

Mensaje lista de esperaLista de espera

 

  1. Mensaje de cancelación: si la Biblioteca cancela la inscripción de un usuario en un evento, el usuario recibirá un correo electrónico informando de dicha cancelación

Mensaje de cancelación

 

4. Mensaje de recordatorio: un día antes del evento el usuario un mensaje de recordatorio

Correo recordatorio de cursos de formación

5. Por último, al día siguiente al curso, el usuario recibe un correo de seguimiento con la encuesta de satisfacción:

Correo de seguimiento de cursos de formación


Además la Biblioteca tiene la opción de enviar un mensaje a todos los inscritos o asistentes a un evento. Accediendo al evento, la opción MANAGE EVENT > EMAIL ATTENDEES permite diversas funcionalidades:

  • Esta opción traslada las direcciones de correo-e a la caja correspondiente para enviar el mensaje del bibliotecario. Lo enviará en la modalidad “con copia oculta” para que los integrantes de la lista solo puedan visualizar su dirección de correo y no las direcciones de los otros participantes. 
  • Se puede enviar el mensaje a todos los inscritos o solo a algunos. Una vez que las direcciones de correo estén en la “caja BCC”, se pueden borrar aquellas direcciones de los usuarios a los que no proceda enviar el mensaje.
  • El mensaje deberá ser sencillo, evitando abusar de negritas, sangrías, subrayados, mayúsculas, etc.
  • Si se responde a ese mensaje, se recibe en la dirección biblioagenda@ucm.es. Conviene cambiar a la dirección de contacto propia del centro (buc_XXX@ucm.es) para facilitar la comunicación con el usuario.

Envío mensaje a asistentes