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Guía de la Biblioagenda UCM

Manual básico para la gestión de LibCal: horarios, agenda, cita con la biblioteca y reserva de salas en la Biblioteca UCM

Cita con la Biblioteca en la UCM

Características del servicio

  • El servicio de cita con la Biblioteca permite que el usuario concierte una fecha y hora para ser atendido por la Biblioteca.
  • Se gestiona configurando LibCal, asociado a las cuentas de institucionales de los centros.
  • Se han parametrizado tres tipos de citas distintas:
    • atención personalizada, de 30 minutos de duración, asociadas a las cuentas de información de las bibliotecas
    • recogida de reservas, de 10 minutos de duración, asociadas a las cuentas de préstamo de las bibliotecas
    • devolución de libros, de 10 minutos de duración, asociadas a  cuentas de préstamo de las bibliotecas
    • consulta en sala, asociadas a la cuenta de préstamo de la Biblioteca Histórica y Servicio de Tesis Doctorales
  • Las citas no se pueden mediar: cuando un usuario la concierta, recibe un mensaje de confirmación y la Biblioteca no puede autorizar o dar su visto bueno. En caso de tener que cancelar una cita ya concertada, añadid siempre una nota para informar al usuario.
  • La Biblioteca de centro puede modificar y configurar su calendario y horario de atención del servicio: es muy importante que este calendario se mantenga actualizado.

Atención personalizada: buc_XXX@ucm.es

Recogida de reservas: bucprXXX@ucm.es

Devolución de libros: bucpr2XXX@ucm.es

 

Mis citas (My appointments)

Cuando un usuario complete el formulario web público indicando fecha y hora, la Biblioteca recibirá un correo informativo. Además, la cita aparecerá en el panel de control al entrar en el programa LibApps > LibCal. Dependiendo de con cuenta acceda, entrará en el calendario de citas personalizadas o de citas para recogida de reservas.

 

1. Correo

Cita con la Biblioteca correo

  • En el mensaje de acuse de recibo se incluye un enlace para que el usuario pueda cancelar la cita.

 

2. Panel de control

 

Cita con la biblioteca panel de control.

3. Administración

El acceso al módulo de citas (APPOINTMENTS) está situado en el menú horizontal superior. En la pantalla de inicio aparecerán las próximas citas concertadas por los usuarios.

Cita con la biblioteca

Próximas citas (UPCOMING APPOINTMENTS):

Cita con la biblioteca resumen

Importante
  • revisar el campo de observaciones ya que el usuario ha podido añadir información importante para la Biblioteca aquí o ha aprovechado para transmitir alguna consulta.
  • si necesitas ponerte en contacto con un usuario para informarle de algo que no tenga que ver con su cita, copia y pega la dirección de correo-e y escríbele desde una cuenta de correo electrónico institucional de la Biblioteca. A través de LibCal los mensajes que se envían al usuario son los correos tipo sobre el estado de su cita, en los que solo es posible añadir información adicional. 

Gestionar las citas

Desde el módulo de administración es posible gestionar las citas:

  • añadir nuevas citas
  • modificar una cita ya concertada
  • cancelar una cita
  • añadir notas internas

 

1. Añadir una cita

Es posible añadir una cita de forma manual:

  • en el minicalendario de la izquierda, elegir el tramo horario que se desea reservar
  • aparecerá una pantalla para solicitar los datos de contacto del usuario
  • pulsando el botón ENTER OPTIONAL FORM DETAILS se visualizarán las preguntas del formulario público de registro
  • aceptar pinchando en ADD APPOINTMENT

Cita con la biblioteca, añadir cita manualmente

 

2. Modificar una cita

Se pueden modificar distintos detalles de una cita

  • EDIT APPOINTMENT DETAILS: para cambiar el nombre y apellidos del usuario, dirección de correo-e y resto de preguntas del formulario de inscripción
  • la fecha y hora de la cita (EDIT APPOINTMENT DATE/TIME)
  • además se puede añadir una nota de carácter interno (INTERNAL NOTES)
  • modificar el mensaje del correo de seguimiento (FOLLOW UP)

 

Cita con la Biblioteca, detalles

LibCal mostrará una pantalla en la que determinar una nueva fecha y hora o asignar a otra Biblioteca. 

Modificar una cita con la Biblioteca

 

Buenas prácticas: en caso de modificar la fecha y hora de una cita añadir siempre, en el campo EMAIL NOTE, una explicación para informar al usuario.

 

 

3. Cancelar una cita

En caso de necesitar cancelar una cita, pulsaremos en el icono de la basura Cancelar la ccon la Bibliotecaque aparece al final del campo WHEN

Cancelar cita con la Biblioteca

Aparecerá una ventana emergente para confirmar la operación.

  • el campo SEND EMAIL TO NOTIFY USER debe estar marcado
  • siempre se completará el campo ADDITIONAL INFORMATION explicando la razón de la cancelación
  • pulsar el botón CANCEL APPOINTMENT para confirmar la operación

Cita con la Biblioteca, cancelación

 

Disponibilidad (Availability)

1. Añadir disponibilidad

En la pestaña AVAILABILITY se define el horario de atención del servicio. Es necesario introducir la siguiente información

  • Hora de inicio (START TIME)
  • Hora de finalización (END TIME)
  • Patrón de repetición (REPEAT PATTERN): lo lógico es definir un horario de lunes a viernes para todo el curso académico. En caso de tener que retirar alguna franja horaria, más adelante se puede borrar ese tramo.

Disponibilidad cita con la Biblioteca

 

Para definir un horario de lunes a viernes, seleccionar en el campo REPEAT PATTERN > WEEKLY y en el campo DAYS OF WEEK marcar las casillas MON, TUE, WED, THU, FRI (lunes, martes, miércoles, jueves y viernes):

Fechás múltiples para la cita con la Biblioteca

  • Fecha de inicio (START DATE)
  • Fecha de fin (END DATE)
  • Por último, pulsar en el botón ADD AVAILABILITY

2. Borrar disponibilidad

Para retirar una franja horaria de la web pública se puede hacer

  • de manera individual, tramo a tramo, seleccionando en la rejilla lateral derecha. Una ventana emergente pedirá la confirmación de la acción, pulsando el botón DELETE AVAILABILITY.

Borrar tramo de cita con la Biblioteca

  • en bloques, marcando un periodo temporal en el que se debe indicar horas, fechas y días. En estas situaciones se pulsará el botón RUN PRE-DELETE CHECKS para que el sistema localice citas ya concertadas y que se verían afectadas por esta acción. El borrado en bloque es una operación que debe realizarse con cuidado.

Explorador (Booking explorer)

En la pestaña BOOKING EXPLORER se pueden visualizar las citas realizadas por los usuarios. Es posible buscar las citas por distintas opciones

  • filtro por usuario USER, en nuestro caso la biblioteca
  • filtro LOCATION, para saber qué tipo de cita se refiere (Atención personalizada, consulta en sala, devolución de libros o recogida de reservas)
  • estado de la cita: a elegir entre ACTIVE (activo) o CANCELLED (cancelado)
  • periodo de tiempo: en el desplegable aparecen varias franjas de tiempo predefinidas pero también es posible seleccionar un periodo de tiempo específico, con la opción CUSTOM RANGE
  • por nombre de usuario o su dirección de correo-e

Los resultados obtenidos pueden exportarse en formato csv.

Explorador de cita con la Biblioteca

Mi configuración (My settings)

En la pestaña MY SETTINGS se definen las principales características del servicio. Al implementar el servicio de Cita con la Biblioteca, ya sea para atención personalizado o para recogida de reservas, Servicios Centrales configurará estos parámetros.

Es importante no modificarlos para que el servicio sea lo más homogéneo posible al margen del centro donde se preste.

1. Configuración (Appointment settings)

En este apartado se definen los parámetros básicos que es conveniente no modificar.

 

Atención personalizada
  • Duración de la cita (APPOINTMENT DURATION): se establece en 30 minutos
  • Con cuánta antelación el usuario puede concertar una cita (PATRON MUST BOOK IN ADVANCE): establecido en 24 horas, para evitar sorpresas de última hora (24 HOURS BEFORE APPOINTMENT)
  • Con cuánta antelación el usuario puede cancelar su cita (PATRON CAN CANCEL APPOINTMENT) establecido en 0 horas (0 HOURS BEFORE APPOINTMENT)
  • Antelación con la que se puede solicitar una cita (PATRON BOOKING WINDOW): establecido en 3 meses (3 MONTHS)
  • url amigable (FRIENDLY URL), en la que se incluirá la abreviatura de la Biblioteca de centro, p.e. https://biblioagenda.ucm.es/appointments/bba
  • cuándo se envía al usuario el correo recordatorio de su cita (PATRON REMINDER EMAIL): lo recibirá un día antes (1 DAY BEFORE APPOINTMENT)
  • cuándo recibirá el correo de seguimiento y evaluación del servicio (PATRON FOLLOW UP EMAIL): el usuario lo recibirá el día siguiente de su cita (1 DAY AFTER APPOINTMENT)

 

Recogida de reserva/ Devolución de libros

  • Duración de la cita (APPOINTMENT DURATION): 10 minutos, el mínimo configurable

  • Con cuánta antelación el usuario puede concertar una cita (PATRON MUST BOOK IN ADVANCE): establecido en 24 horas para que de tiempo a preparar los préstamos (24 HOURS BEFORE APPOINTMENT)

  • Con cuánta antelación el usuario puede cancelar su cita (PATRON CAN CANCEL APPOINTMENT) establecido en 0 horas, en cualquier momento (0 HOURS BEFORE APPOINTMENT)
  • Antelación con la que se puede solicitar una cita (PATRON BOOKING WINDOW): establecido en 2 semanas (2 WEEKS) para la recogida de reservas y un mes (1 MONTH) para la devolución de libros
  • url amigable (FRIENDLY URL), en la que se incluirá la abreviatura de la Biblioteca de centro, p.e. https://biblioagenda.ucm.es/appointments/XXX-reservas
  • cuándo se envía al usuario el correo recordatorio de su cita (PATRON REMINDER EMAIL): lo recibirá 24 horas antes de la cita (1 DAY BEFORE APPOINTMENT)
  • cuándo recibirá el correo de seguimiento y evaluación del servicio (PATRON FOLLOW UP EMAIL): el día siguiente de su cita (1 DAY AFTER APPOINTMENT)
  • sistema de autenticación: seleccionado UNIVERSIDAD COMPLUTENSE DE MADRID, para que se acceda a través del SSO institucional.

 

Consulta en sala

  • Duración de la cita (APPOINTMENT DURATION): 10 para el Servicio de Tesis Doctorales, 15 minutos para la Biblioteca Histórica

  • Con cuánta antelación el usuario puede concertar una cita (PATRON MUST BOOK IN ADVANCE): establecido en 24 horas (24 HOURS BEFORE APPOINTMENT )para que de tiempo a preparar los préstamos en la Biblioteca Histórica y 2 días para el Servicio de Tesis Doctorales.

  • Con cuánta antelación el usuario puede cancelar su cita (PATRON CAN CANCEL APPOINTMENT) establecido en 0 horas, en cualquier momento (0 HOURS BEFORE APPOINTMENT)
  • Antelación con la que se puede solicitar una cita (PATRON BOOKING WINDOW): establecido en 3 meses (3 MONTHS) 
  • url amigable (FRIENDLY URL), en la que se incluirá la abreviatura de la Biblioteca de centro, p.e. https://biblioagenda.ucm.es/appointments/XXX-sala
  • cuándo se envía al usuario el correo recordatorio de su cita (PATRON REMINDER EMAIL): lo recibirá 24 horas antes de la cita (1 DAY BEFORE APPOINTMENT)
  • cuándo recibirá el correo de seguimiento y evaluación del servicio (PATRON FOLLOW UP EMAIL): el día siguiente de su cita (1 DAY AFTER APPOINTMENT)
  • sistema de autenticación: ninguno, para atender las peticiones de consulta de cualquier usuario auqnue no tenga vinculación institcional con la UCM.

 

2. Instrucciones / descripción (Appointment instructions / Descriptions)

Permite añadir una descripción adicional del servicio, por ejemplo, informando de que la consulta se puede hacer por Meet u otro tipo de observaciones.

 

3. Formulario (Appointment form questions)

En esta sección se elabora el formulario de inscripción. Los campos NAME y EMAIL (nombre y correo-e) son siempre obligatorios. Al agregar una pregunta (botón ADD QUESTION) hay que indicar

  • texto de la pregunta, a modo de título
  • tipo de pregunta, seleccionando las opciones del desplegable
    • Botones (RADIO BUTTONS)
    • Casillas de verificación (CHECKBOXES)
    • Desplegable (DROP-DOWN)
    • Una línea de texto (SINGLE LINE TEXT)
    • Varías líneas de texto (MULTI-LINE TEXT)
  • si la pregunta es o no obligatoria: en caso de ser obligatoria, marcar la casilla PATRONS MUST PROVIDE AND ANSWER TO THIS QUESTION

Formulario de cita con la Biblioteca

 

Preguntas de cita con la Biblioteca

 

Una vez creadas las preguntas, en cualquier momento pueden volver a ser editadas, añadir más preguntas o campos dentro de una pregunta. Con el botón UPDATE QUESTION se graban los cambios.

Los formularios deben ser lo más sencillos posibles para no disuadir al usuario. Se debe procurar recoger la información estrictamente indispensable para al gestión del servicio.

 

4. Orden de las preguntas (Appointment form question order

En esta sección se ordenan las preguntas del formulario, simplemente arrastrándolas y colocándolas en el orden deseado. Para realizar esta opción es necesario que aparezca el icono del aspa por encima de la pregunta que se desea mover.

Si el formulario ya ha sido empleado y se realiza a posteriori un cambio en el orden de las preguntas, las respuestas de citas anteriores podrán no coincidir con el formulario modificado.

Cambiar el orden de las preguntas en cita con la Biblioteca

 

5. Subida de archivos (Appointment form file uploads)

Atenciónpersonalizada

Es posible permitir que el usuario, al concertar una cita, suba un archivo anejo. Para ello deberá estar marcada la casilla ALLOW PATRONS TO UPLOAD FILES ALONG WITH THEIR APPOINTMENT BOOKING.

Fichero anejo en cita con la Biblioteca

 

6. Mensajes de correo

LibCal envía distintos mensajes a los usuarios. Para la puesta en marcha del servicio es necesario traducirlos y Servicios Centrales lo realizará de manera centralizada. Por favor, no modificarlos.

Tipos de mensajes 

  • Mensaje para el usuario de confirmación de la cita (CONFIRMATION EMAIL TO PATRON) 
  • Mensaje para el usuario cuando la Biblioteca reprograma una cita (RESCHEDULED EMAIL TO PATRON)
  • ​Mensaje para la Biblioteca, informando de que una cita acaba de concertarse (CONFIRMATION EMAIL TO ADMIN)
  • ​Mensaje para el usuario cuando él mismo cancela la cita (PATRON CANCEL EMAIL TO PATRON)
  • ​Mensaje para el usuario cuando la Biblioteca cancela la cita (ADMIN CANCEL EMAIL TO PATRON)
  • Mensaje al usuario para recordarle su cita (REMINDER EMAIL TO PATRON)
  • Mensaje de seguimiento, con enlace a la encuesta de valoración del servicio (FOLLOW UP EMAIL TO PATRON)

 

Encuesta de valoración: un día después de la cita, el usuario recibirá un correo para que valore la atención recibida completando una encuesta web. La encuesta está publicada en la dirección web: https://biblioteca.ucm.es/satisfaccion-cita

Otros

1. Integrations

Se emplea para integrar este calendario con Google Calendar o Outlook Exchange.

 

2. Widget / Embed code

Permite crear widgets e incrustar la funcionalidad de reserva de citas en otras páginas web y aplicaciones por medio de código html.

Si un centro desea configurar estas opciones, puede solicitar apoyo a Servicios Centrales escribiendo un correo a la dirección:

biblioagenda@ucm.es

Estadísticas

Los datos de uso del servicio Cita con la Biblioteca se consultan en el menú horizontal superior de LibCal, pestaña STATS, seleccionando APPOINTMENTS en el desplegable.

Estadísticas de cita con la Biblioteca

 

Como es habitual en LibApps, se pueden obtener datos

  • por periodo temporal, seleccionado las fechas en los campos FROM (desde) y TO (a)
  • por usuario (APPOINTMENTS USER), en nuestro caso, la Biblioteca
  • por LOCATION, en nuestro caso, el tipo de cita (atención personalizada, consulta en sala, devolución de libros y recogida de reservas)

Panel de control de estadísticas de cita con la Biblioteca

Hay una gran variedad de datos disponibles, por ejemplo 

  • Citas confirmadas
  • Citas canceladas
  • Horas total ofertadas
  • Citas por horas, meses, días de la semana

Además es posible exportar los datos en ficheros csv (botón EXPORT DATA).

Gestion de citas virtuales con Google Meet

Las citas de atención personalizada concertadas a través de la Biblioagenda se celebrarán virtualmente por medio de Google Meet y se gestionarán con el calendario de Google de la cuenta de información de la biblioteca: "buc_xxx@ucm.es".

Al calendario se accede a través de las aplicaciones de Google de la cuenta (cuadro de puntos al lado de la rueda de configuración).

Cita con la biblioteca con Google Meet

Proceso:

1. Notificación: llegará una notificación a la cuenta de información con los datos de la cita. Pinchad en "Añadir al calendario"

Cita con la biblioteca con Google Meet

2. Pinchad "Añadir videollamada de Google Meet"

3. Añadid el correo electrónico del usuario en la caja "Añade invitados"

4. Pinchad "Guardar" e intro.

Cita con la biblioteca con Google Meet

5. Pinchad "Enviar" en el cuadro enviar invitaciones

Cita con la biblioteca con Google Meet

6. El día de la cita: entrar en la cita a través del calendario de Google de la cuenta y pinchad "Unirse con Google Meet". La URL que aparece debajo es la de la reunión. En la siguiente pantalla pinchad "Unirse ahora"

Cita con la biblioteca con Google Meet

7. Aseguraos que están activados el micrófono y la cámara.

Cita con la biblioteca con Google Meet

8. Admitir: puede que os llegue un aviso de que una persona ajena a la institución quiere unirse a la reunión. Puede ser el usuario intentando acceder desde otra cuenta. Pinchad en "Admitir" y aseguraos que es la persona que concertó la cita. 

Cita con la biblioteca con Google Meet

9. Colgad cuando finalice la reunión.

Cita con la biblioteca con Google Meet