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Guía de la Biblioagenda UCM

Manual básico para la gestión de LibCal: horarios, agenda, cita con la biblioteca y reserva de salas en la Biblioteca UCM

 Reserva de salas en LibCal
LibCal es la aplicación por la que se va a gestionar el servicio de préstamo y reserva de salas de trabajo y otros espacios de uso público en las bibliotecas. Sustituirá a la gestión hasta ahora llevada a cabo por medio de WMS, en la que la ocupación de la sala se registraba como préstamo de la llave, o por otros procedimiento locales (control en xls, calendarios google o similar, etc.)
La fecha límite de implementación del servicio en los centros afectados es 1 de septiembre 2019.

Creación de espacios

La creación de las salas se realiza de manera centralizada: Servicios Centrales las ha creado y configurado su disponibilidad a partir de la información proporcionada por los centros. 

Las salas de trabajo en grupo se han definido con la siguiente configuración

  • tiempo máximo de reserva: 3 horas
  • periodo mínimo de reserva: 30 minutos
  • número máximo de reservas consecutivas al día: 6
  • número máximo de reservas por usuario y día: 3 horas
  • el calendario público de reservas se visualiza con 30 días de antelación
  • el sistema de reserva está restringido a usuarios identificados con cuentas de correo-e @ucm.es
  • no se requiere que el usuario confirme su reserva
  • los usuarios pueden cancelar su reserva en cualquier momento

La biblioteca puede decidir si las reservas deben ser previamente aprobadas por el bibliotecario (mediadas) o si se gestionan automáticamente. Por defecto se han configurado para su gestión de manera automática. 

Comunicación con el usuario

Cuando un usuario realiza la reserva de un espacio a través de la web recibirá diversos mensajes que se gestionan de manera automática

1. Confirmación: al realizar la reserva, el usuario recibe un correo con los detalles de la misma. En caso de que la reserva necesite ser aprobada por el bibliotecario, el mensaje indicará que en breve al biblioteca le comunicará la decisión.

Atención: se ha observado alguna incidencia con gestores de correo electrónico que no traspone correctamente el huso horario de las reservas.

2. Reserva autorizada: si la reserva que el usuario ha realizado es autorizada (o rechazada) por la Biblioteca, envía al usuario informando de la decisión.

3. Recordatorio: un día antes de su reserva, el usuario recibe un mensaje recordando que tiene una reserva.

4. Cancelación: en caso de que la reserva haya sido cancelada por la biblioteca. Con el fin de no bloquear una sala, si el usuario no aparece a disfrutar de su reserva, la biblioteca, pasados 15 minutos, borrará manualmente las reservas no recogidas. En el correo que recibe el usuario se le indica que haga uso de la opción de cancelación de la reserva. 

Atención: si la cancelación de la reserva es por otro motivo, la Biblioteca deberá evitar el envío de este mensaje y, en su lugar, remitirá un correo personalizado al usuario.

Ver una reserva

Para ver las reservas de los usuarios, acudiremos al menú horizontal superio SPACES, elegiremos nuestro centro y tipo de sala (SPACES IN LOCATION / CATEGORY) y examinaremos la pestaña AVAILABILITY

LibCal administración

 

Las franjas en rojo corresponden a reservas confirmadas. Para conocer la información sobre el usuario que ha realizado la reserva se pincha en el día y hora y veremos los detalles que el usuario ha introducido en el formulario de inscripción.Las casillas en amarillo identificarían las reservas pendientes de aprobar por el bibliotecario.

Al pinchar en una reserva se mostrarán los detalles del usuario (NOMBRE y CORREO-E) y podremos realizar diversas operaciones

LibCal detalles de la reserva

 

 

  • CREATE EVENT: se conecta con la agenda para añadir un nuevo evento asociado a la reserva de ese espacio. Lo primero que solicita es elegir la agenda a la que pertenece ese evento
  • CANCEL ALL: para cancelar esa reserva (o bloque de reservas) de ese usuario

Modificar una reserva

Si deseamos modificar la reserva realizada por un usuario, accederemos a los detalles de la misma y pincharemos en DATE / TIME: 

LibCal modificar reserva

Se abrirá una ventana emergente en la que corregir la reserva, indicando una nueva hora de inicio, de fin o incluso cambiado la sala. Para guardar los cambios, pulsar el botón UPDATE BOOKING.

LibCal actualizar reserva

 

Buenas prácticas: haremos uso de estas opcionalidades en dos situaciones

  • Si un usuario no acude a recoger la reserva 
    • transcurridos 15 minutos de cortesía se procederá a cancelar la reserva
    • a la pregunta "¿el usuario asistio?" se responde NO
    • se pincha en el botón CANCEL BOOKING
    • además pincharemos SEND CONFIRMATION EMAIL TO USER para enviar al usuario el correo electrónico que le informa de que la reserva se ha cancelado por no acudir 
  • Si un usuario deja la sala sin agotar todo el periodo por el que la había reservado
    • se ajustará el horario de salida
    • no se le enviará ningún correo al usuario (dejar sin marcar la casilla SEND CONFIRMATION EMAIL TO USER)

Crear una reserva

La biblioteca puede necesitar realizar una reserva. Esto puede realizarse

  • desde la interfaz pública empleada por los usuarios
  • desde la administración, con la opción ADD BOOKING

Una vez seleccionada la biblioteca y sala, la reserva puede ser para un único día (ADD SINGLE BOOKING) o una reserva recurrente (ADD RECURRING BOOKING). Esto puede resultar útil en caso de incidencias o actividades que se pueden programar, p.e. cierre temporal por tareas de mantenimiento.

Libcal aañdir reserva

1. Reserva individual

Al crear una reserva individual, es importante comprobar que se está en la localización adecuada.

En sucesivas pantallas, LibCal nos pedirá al siguiente información 

  • Fecha y hora de inicio (START DATE): se habilita un minicalendario para escoger día y hora. 
  • Sala que se desea reservar: se pueden seleccionar varios espacios de una misma localización con la opción +ADD SPACE
  • Hora de fin (END / DUE DATE)
  • Datos personales: nombre, apellidos, correo-e, tipo de usuario

Libcal añadir reserva

 

2. Reserva recurrente

En LibCal se puede crear una reserva recurrente o periódica cuando existe un patrón de repetición reconocible.

  • seleccionaremos la hora de inicio (START TIME) y la de fin (END TIME)
  • escoger la periodicidad de la repetición: diaria, semanal, mensual o fechas concretas sin ninguna relación (MULTI-DATE PICKER)
    • en la opción semanal (WEEKLY) podremos escoger los días de la semana (lunes, martes, etc.): es el método más indicado para una reserva que no se aplique los fines de semana
    • la opción MULTI-DATE PICKER permite seleccionar distintas fechas del calendario. Se pueden seleccionar varias fechas pulsando en el botón ADD DATE. 
  • Sala que se desea reservar: se pueden seleccionar varios espacios de una misma localización con la opción +ADD SPACE
  • Datos personales: nombre, apellidos, correo-e, tipo de usuario

LibCal evento recurrente

 

Presta atención cuando aparezca un minicalendario

  • la semana da comienzo en domingo
  • el formato de fecha es AAAA-MM-DD lo que, en ocasiones, puede resultar confuso

Control de asistentes

Estadísticas de ocupación
Las estadísticas de ocupación (en minutos) que proporciona LibCal son las que se recopilarán para  su difusión en la intranet y para evaluar el servicio. Es necesario que en LibCal se refleje fehacientemente la ocupación de las salas, borrando, si fuera necesario, aquellas reservas que no se satisfacen.

​El control de los asistentes a las salas se realiza desde el panel de administración de LibCal SPACES > AVAILABILITY > BOOKING DETAILS seleccionado nuestro centro. Cuando el usuario acuda al mostrador de préstamo de la Biblioteca se reflejarán las distintas situaciones que puedan darse.

 

1. Usuario con reserva

El grupo acude con una reserva al mostrador para realizar el préstamo de la sala que tiene reservada: se localiza la sala y hora de la reserva posicionándonos sobre la franja roja (reservas confirmadas). Esto mostrará los detalles de la reserva donde podemos comprobar los datos del usuario que realizó la reserva y el espacio reservado.

A la pregunta "¿el usuario asistió?" la responderemos de forma positiva. En este momento la franja roja de su reserva se transformará en gris.

Usuario que asiste

2. Usuario que no acude 

  1. El grupo no acude al mostrador para formalizar el préstamo de la sala que tiene reservada: transcurridos 15 minutos sin que nadie la reclame marcaremos que el usuario no ha asistido. 
  2. Eliminaremos la reserva para que la sala quede disponible para otros usuarios con la opción CANCEL ALL
  3. Por defecto, LibCal enviará un correo-e al usuario comunicando la cancelación de la reserva por no haber acudido.
  4. Si la causa de la cancelación de la reserva no es que el usuario no se presenta a recoger la reserva, conviene enviar un mensaje específico explicando las razones de la cancelación.

 

3. Usuario que no agota el periodo de reserva

El grupo se marcha de la sala antes de agotar el tiempo reservado: en este caso, cuando se vaya, modificaremos la reserva ajustando el tiempo para poder liberar el espacio. La anulación de las reservas se hace por bloques de media hora.

 

4. Usuario sin reserva

El grupo acude al mostrador para realizar una reserva: se les muestra y asiste en la realización de las reservas a través de la web pública https://biblioagenda.ucm.es/

Otras funcionalidades

1. Código QR

  • En SPACES > AVAILABILITY se puede generar el código QR de la web de reservas de cada grupo de salas de un centro o de cada sala individual.
  • Se recomienta emplear esta opción y añadir el código QR en los carteles de identificación de las salas para facilitar al usuario la reserva anticipada de los espacios.

 

código QR de reserva de salas

2. iCal

Permite exportar las reservas (de una sala individual o todas las de una categoría) en un fichero en formato iCal que se integra en cualquier calendario compatible con este formato.

 

3. Imprimir

Con esta opción, podemos imprimir los datos de reserva de esa sala o categoría. Al abrirse la pantalla de impresión, es necesario indicar la fecha y los campos que se desea visualizar.

Libcal imprimir

 

Incidencias

biblioagenda@ucm.es

Si se observa algún error o es necesario borrar o corregir algún espacio, basta comunicarlo por correo-e a biblioagenda@ucm.es. Para el alta de nuevas salas o espacios hay que completar un formulario y remitirlo a la misma dirección de correo-e.