Reserva de salas en LibCal
LibCal es la aplicación por la que se va a gestionar el servicio de préstamo y reserva de salas de trabajo y otros espacios de uso público en las bibliotecas. Sustituye a la gestión hasta ahora llevada a cabo por medio de WMS, en la que la ocupación de la sala se registraba como préstamo de la llave, o por otros procedimiento locales (control en xls, calendarios google o similar, etc.)
La creación de las salas se realiza de manera centralizada: Servicios Centrales las ha creado y configurado su disponibilidad a partir de la información proporcionada por los centros.
Las salas de trabajo en grupo se han definido con la siguiente configuración
La biblioteca puede decidir si las reservas deben ser previamente aprobadas por el bibliotecario (mediadas) o si se gestionan automáticamente. Por defecto se han configurado para su gestión de manera automática.
Cuando un usuario realiza la reserva de un espacio a través de la web recibirá diversos mensajes que se gestionan de manera automática
1. Confirmación: al realizar la reserva, el usuario recibe un correo con los detalles de la misma. En caso de que la reserva necesite ser aprobada por el bibliotecario, el mensaje indicará que en breve al biblioteca le comunicará la decisión.
Atención: se ha observado alguna incidencia con gestores de correo electrónico que no traspone correctamente el huso horario de las reservas.
2. Reserva autorizada: si la reserva que el usuario ha realizado es autorizada (o rechazada) por la Biblioteca, envía al usuario informando de la decisión.
3. Recordatorio: un día antes de su reserva, el usuario recibe un mensaje recordando que tiene una reserva.
4. Cancelación: en caso de que la reserva haya sido cancelada por la biblioteca. Con el fin de no bloquear una sala, si el usuario no aparece a disfrutar de su reserva, la biblioteca, pasados 15 minutos, borrará manualmente las reservas no recogidas. En el correo que recibe el usuario se le indica que haga uso de la opción de cancelación de la reserva.
Atención: si la cancelación de la reserva es por otro motivo, la Biblioteca deberá evitar el envío de este mensaje y, en su lugar, remitirá un correo personalizado al usuario.
Para ver las reservas de los usuarios, acudiremos al menú horizontal superio SPACES, elegiremos nuestro centro y tipo de sala (SPACES IN LOCATION / CATEGORY) y examinaremos la pestaña AVAILABILITY
Las franjas en rojo corresponden a reservas confirmadas. Para conocer la información sobre el usuario que ha realizado la reserva se pincha en el día y hora y veremos los detalles que el usuario ha introducido en el formulario de inscripción.Las casillas en amarillo identificarían las reservas pendientes de aprobar por el bibliotecario.
Al pinchar en una reserva se mostrarán los detalles del usuario (NOMBRE y CORREO-E) y podremos realizar diversas operaciones
Si deseamos modificar la reserva realizada por un usuario, accederemos a los detalles de la misma y pincharemos en DATE / TIME:
Se abrirá una ventana emergente en la que corregir la reserva, indicando una nueva hora de inicio, de fin o incluso cambiado la sala. Para guardar los cambios, pulsar el botón UPDATE BOOKING.
Buenas prácticas: haremos uso de estas opcionalidades en dos situaciones
La biblioteca puede necesitar realizar una reserva. Esto puede realizarse
Una vez seleccionada la biblioteca y sala, la reserva puede ser para un único día (ADD SINGLE BOOKING) o una reserva recurrente (ADD RECURRING BOOKING). Esto puede resultar útil en caso de incidencias o actividades que se pueden programar, p.e. cierre temporal por tareas de mantenimiento.
Al crear una reserva individual, es importante comprobar que se está en la localización adecuada.
En sucesivas pantallas, LibCal nos pedirá al siguiente información
En LibCal se puede crear una reserva recurrente o periódica cuando existe un patrón de repetición reconocible.
Presta atención cuando aparezca un minicalendario
Estadísticas de ocupación
Las estadísticas de ocupación (en minutos) que proporciona LibCal son las que se recopilarán para su difusión en la intranet y para evaluar el servicio. Es necesario que en LibCal se refleje fehacientemente la ocupación de las salas, borrando, si fuera necesario, aquellas reservas que no se satisfacen.
El control de los asistentes a las salas se realiza desde el panel de administración de LibCal SPACES > AVAILABILITY > BOOKING DETAILS seleccionado nuestro centro. Cuando el usuario acuda al mostrador de préstamo de la Biblioteca se reflejarán las distintas situaciones que puedan darse.
El grupo acude con una reserva al mostrador para realizar el préstamo de la sala que tiene reservada: se localiza la sala y hora de la reserva posicionándonos sobre la franja roja (reservas confirmadas). Esto mostrará los detalles de la reserva donde podemos comprobar los datos del usuario que realizó la reserva y el espacio reservado.
A la pregunta "¿el usuario asistió?" la responderemos de forma positiva. En este momento la franja roja de su reserva se transformará en gris.
El grupo se marcha de la sala antes de agotar el tiempo reservado: en este caso, cuando se vaya, modificaremos la reserva ajustando el tiempo para poder liberar el espacio. La anulación de las reservas se hace por bloques de media hora.
El grupo acude al mostrador para realizar una reserva: se les muestra y asiste en la realización de las reservas a través de la web pública https://biblioagenda.ucm.es/
Permite exportar las reservas (de una sala individual o todas las de una categoría) en un fichero en formato iCal que se integra en cualquier calendario compatible con este formato.
Con esta opción, podemos imprimir los datos de reserva de esa sala o categoría. Al abrirse la pantalla de impresión, es necesario indicar la fecha y los campos que se desea visualizar.
Si se observa algún error o es necesario borrar o corregir algún espacio, basta comunicarlo por correo-e a biblioagenda@ucm.es. Para el alta de nuevas salas o espacios hay que completar un formulario y remitirlo a la misma dirección de correo-e.
