Buenas prácticas: la oferta de formación de la BUC se debe gestionar a través de LibCal. Por tanto, cuando se introduzca la información sobre los cursos de formación, hay una serie de elementos mínimos obligatorios que es necesario completar.

• Fecha del curso (DATE).
• HORA DE INICIO / HORA DE FINALIZACIÓN.
• Título del curso (TÍTULO DEL EVENTO): se ha de buscar un título distintivo, sobre todo en casos como las visitas guiadas, introducción a la biblioteca y sus servicios, recursos electrónicos, etc. e incluir entre paréntesis la especificación del tipo de evento del que se trate.
• DESCRIPCIÓN DEL EVENTO: hemos de incluir el programa y contenido del curso.
• Lugar de celebración (UBICACIÓN DEL EVENTO): se puede elegir "Ubicación/Espacio en Persona" (se puede elegir más de una sala, siempre y cuando estén disponibles) o "Evento en línea a través de Facebook Live (u otro)" .
• AUDIENCIAS: público al que está dirigido: estudiantes de grado, estudiantes de posgrado, PAS, docentes, etc. 
• Categoría (CATEGORY): elegir la opción (u opciones) que convengan, p.ej. FORMACIÓN DE USUARIOS, BIBLIOCIENCIAS (toda la formación impartida por las bibliotecas del área de ciencias), etc. Importante Solo se seleccionará FORMACIÓN PARA BIBLIOTECARIOS cuando se trate de cursos de formación dirigidos expresamente a bibliotecarios. Si creamos eventos que no son propiamente formación de usuarios (por ejemplo, unas jornadas, una exposición o una visita guiada), les asignamos la categoría más adecuada: EXPOSICIONES u OTROS.
• En el caso de que se requiera inscripción, se marcará la casilla REGISTRATION IS REQUIRED.
• REGISTRATION FORM: se seleccionará el desplegable con la opción más adecuada, generalmente:
  • FORMULARIO DE REGISTRO.
  • FORMULARIO DE REGISTRO DE CURSOS CON CERTIFICADO DE ASISTENCIA.
• REGISTRATIONS OPEN: seleccionar NOW.
• REGISTRATIONS CLOSE: si el curso es presencial, se seleccionará AT EVENT START TIME o  AT EVENT END TIME; en el caso de que sea en línea, se seleccionará 2 HOURS BEFORE, para que los asistentes reciban los datos de acceso a la sesión con tiempo.
• Envío de un correo-e recordatorio (SEND EMAIL REMINDER): si el curso es presencial, se dejará por defecto 1 DAY BEFORE THE EVENT; si es en línea, se seleccionará 1 HOUR BEFORE EVENT.
• Envío de correo-e de seguimiento (SEND FOLLOW-UP / EMAIL SURVEY): se dejará por defecto 1 HOUR AFTER EVENT.

Importante Los correos recordatorios se crean empleando una plantilla con etiquetas. Si queréis cambiar el contenido de alguno de ellos, por favor, decídnoslo y lo hacemos desde SADI.

Por el contrario, otros elementos son opcionales:

• MÁS INFORMACIÓN: se podrá incluir material de apoyo, por ejemplo:
  • incrustando la presentación del curso a través de su código html de Google Drive, Prezi o similar.
  • enlazando a un fichero pdf publicado en la web.
  • enlazando a un vídeo en Youtube.
• IMAGEN DESTACADA: el centro responsable del curso incluirá una imagen personalizada del mismo o cualquier otra relacionada con el contenido. 
• RELATED LIBGUIDE: biblioguía UCM asociada.
• PRESENTER: el bibliotecario que imparte la sesión.
• ACTIVAR LA AUTENTICACIÓN LibAuth: por defecto, se dejará el valor INACTIVO. Solo se seleccionará UNIVERSIDAD COMPLUTENSE DE MADRID cuando se trate de cursos de formación dirigidos expresamente a usuarios UCM.

Cursos presenciales: "Ubicación/Espacio en Persona":

• Elegir la sala de la lista o "Sin ubicación" si no está creada en el desplegable.

Cursos en línea: "Evento en línea a través de Facebook Live (u otro)":

• Marcar la casilla "Evento en línea a través de Facebook Live (u otro)" y poner en la caja correspondiente la URL del evento de Teams, Google Meet, Zoom, etc., o cualquier otra URL. También se puede poner una contraseña si el evento se ha creado con ella. Este enlace no se publica en la página del curso, pero si es un curso con inscripción, se enviará la URL así como la contraseña con los correos de inscripción, salida de lista de espera y recordatorio.

• En caso de que el curso sea en línea y no tenga inscripción o sea un curso organizado por otra institución, hay que marcar también  la casilla "Evento en línea a través de Facebook Live (u otro)". En esta caja se puede introducir cualquier URL, por ejemplo, la web del curso, por ejemplo. Si es un curso de otra institución el enlace al formulario de inscripción se podrá poner también en la caja "Descripción del evento" del campo "Información sobre el título y el evento". En los cursos en línea, es un campo obligatorio. Si por cualquier motivo no tenemos todavía la URL del evento al crear el registro, podemos introducir una URL ficticia (p. ej.: https://proximamente.eviaremos.el.enlace.a.la.sesion), pero sin olvidar introducir la URL correcta antes de que se envíe el correo recordatorio a los usuarios inscritos.

Buenas prácticas: se han definido varios formularios de registro a un curso. La Biblioteca debe revisar las inscripciones con anterioridad  a la realización del curso y actuar en consecuencia, p.e. tener preparados los justificantes de asistencia o las pruebas de evaluación para el reconocimiento de créditos.

Cuando un usuario completa su registro de inscripción, se le pregunta 

• si va a necesitar un justificante de asistencia: en caso de necesitarlo, la Biblioteca lo tendrá preparado para repartirlo a la finalización del mismo
• si va a gestionar el reconocimiento de créditos: esta información es necesaria para hacer el seguimiento y evaluación individualizada de dichos usuarios.

Esta información está visible en el registro del usuario (accediendo a un curso > MANAGE EVENT > REGISTRATIONS > ACTIONS > EDIT)



Buenas prácticas: para que LibCal suministre la información necesaria para la evaluación de la calidad de la Biblioteca UCM es necesario que todos los centros gestionen los asistentes a los cursos de manera homogénea. Se adoptarán dos prácticas:

• Novedad Cursos que no requieren inscripción de usuarios (p.ej. las sesiones de formación a estudiantes de primero, conferencias, exposiciones, etc.). Se empleará el campo ASISTENCIA ANTICIPADA (sección DETALLES DEL EVENTO) para dar la cifra prevista de asistentes y se ajustará a los datos reales de asistentes al finalizar el evento en el campo ASISTENCIA REAL (en la ventana emergente que aparece al seleccionar el curso en el calendario de eventos). Es muy importante rellenar este dato ya que se tendrá en cuenta en las estadísticas de formación de la Biblioteca Complutense.
• Novedad Cursos con inscripción de usuarios. Tras impartir un curso con lista de usuarios inscritos se añadirá la cifra de usuarios que realmente han asistido a la sesión en el campo ASISTENCIA REAL (en la ventana emergente que aparece al seleccionar el curso en el calendario de eventos). Este será el dato de asistentes que se reflejará en las estadísticas de la Biblioteca Complutense.

Buenas prácticas: es necesario incluir en la agenda todos los cursos de formación, incluidos los cursos a la carta, cursos específicos para determinados grupos, etc., de manera que se puedan reflejar más tarde en las estadísticas. Cada biblioteca podrá gestionarlos de la manera más conveniente: cursos cerrados sin inscripción y rellenando los campos ASISTENCIA ANTICIPADA y ASISTENCIA REAL, etc.

Buenas prácticas: es necesario incluir en la agenda todos los eventos organizados por entidades externas (formación proporcionada por proveedores, jornadas, seminarios, etc.) de manera que se puedan reflejar más tarde correctamente en las estadísticas.

Novedad Para ello, utilizaremos el calendario FORMACIÓN DE ENTIDADES EXTERNAS. 

Para gestionar los usuarios inscritos en un curso de formación, desde el calendario de eventos de nuestra biblioteca hacemos clic sobre él.

En la ventana emergente, pulsamos el botón ADMINISTRAR EVENTOS.

En la siguiente pantalla encontramos las distintas opciones para gestionar los asistentes a un evento:

• Gestión de inscripciones.
• Gestión de la lista de espera.
• Seguimiento de las inscripciones canceladas.
• Envío de correos electrónicos a los asistentes.
• Creación de un botón de evento.

La pestaña INSCRIPCIONES muestra la lista de personas que se han inscrito en el evento.

Para añadir un nuevo participante, hacemos clic en el botón + NUEVO ASISTENTE y rellenamos el formulario de registro.

Podemos imprimir o exportar la lista de asistentes haciendo clic en los botones  Imprimir o Exportar.

Desde la columna ACCIÓN podemos:

• Ver el historial de eventos en los que el usuario se ha registrado (en función de su dirección de correo electrónico).
• Editar la inscripción de un usuario. Desde aquí podremos ver el registro de inscripción del usuario y consultar si necesita justificante de asistencia o si va a solicitar el reconocimiento de créditos
• Cancelar la inscripción de un usuario. Esto lo moverá a la lista de la pestaña CANCELADO. El usuario recibe un correo notificando la cancelación. Si el evento está completo y la lista de espera habilitada, automáticamente será inscrita la primera persona en lista de espera.

Buenas prácticas:  Novedad para obtener estadísticas de asistentes a nuestros cursos, añadiremos la cifra real de las personas que han asistido a la sesión en el campo ASISTENCIA REAL (en la ventana emergente que aparece al seleccionar el curso en el calendario de eventos) .

La pestaña ESPERA permite gestionar las inscripciones de los asistentes que se encuentran en lista de espera. La pestaña solo aparece si hemos activado la opción lista de espera en la configuración del evento. Si un asistente cancela su inscripción, se notifica de forma automática a la persona que encabeza la lista de espera que ya puede asistir al evento.

Buenas prácticas: revisar la lista de espera periódicamente y ponerse en contacto con los usuarios si fuera necesario (una sola persona en la lista, repetición del curso en otras fechas, etc.)

Para añadir un nuevo participante a la lista de espera, hacemos clic en el botón + NUEVO ASISTENTE y rellenamos el formulario de registro.

Podemos imprimir o exportar la lista de espera haciendo clic en los botones Imprimir o Exportar.

Desde la columna ACCIÓN de la lista de espera podemos

• Ver el historial de eventos en los que el usuario se ha registrado (en función de su dirección de correo electrónico).
• Editar la inscripción de un usuario.
• Cancelar la inscripción de un usuario. Esto lo moverá a la lista de la pestaña CANCELADO. El usuario no recibe ningún correo para notificarle la cancelación.
•  Mover a un usuario una posición hacia arriba en la lista de espera. La persona que encabeza la lista será la primera en registrarse si hay una plaza disponible.

La pestaña CANCELADO muestra una lista de todas las inscripciones canceladas, tanto por los usuarios como por nosotros. 

Incluye la siguiente información

• Nombre y correo electrónico del asistente.
• Quién canceló la inscripción.
• La fecha de cancelación de la inscripción.

Podemos imprimir o exportar la lista de inscripciones canceladas haciendo clic en los botones  Imprimir o Exportar.

La pestaña ASISTENTES POR CORREO ELECTRÓNICO permite enviar un correo electrónico a los asistentes al evento y/o a las personas en lista de espera. 

1. RESPONDER A: si queremos que las respuestas al correo electrónico vayan a una dirección de correo determinada, la introducimos en el campo RESPONDER A. Conviene cambiar la dirección de respuesta del correo (por defecto, aparece biblioagenda@ucm.es) a la cuenta de correo  propia del centro, tipo buc_XXX@ucm.es.
2. BCC: introducimos las direcciones de correo en el campo BCC, separándolas con una coma (las direcciones añadidas a BCC no son visibles a los destinatarios del mensaje). Para agregar automáticamente a todos los usuarios registrados y/o a todas las personas en lista de espera, hacemos clic en los botones AÑADIR REGISTRADO y/o AÑADIR ESPERA LISTA.
3. ASUNTO: en este campo personalizamos el asunto del correo electrónico.
4. MENSAJE: utilizamos el área de texto MENSAJE para personalizar el cuerpo del correo electrónico.
5. Hacemos clic en el botón ENVIAR CORREO ELECTRÓNICO. 

Compartir calendarios en la página web:

Buenas prácticas: compartir nuestro calendario y el del SIADI. También es recomendable compartir calendarios de bibliotecas afines.

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En el desplegable CALENDARIO, elegir:

• nuestro centro
• el del SIADI
• el de otras bibliotecas si interesa

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