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Guía de la Biblioagenda UCM

Manual básico para la gestión de LibCal: horarios, agenda, cita con la biblioteca y reserva de salas en la Biblioteca UCM

 Agenda de la Biblioteca UCM
LibCal es la aplicación con la que se va a gestionar el calendario de eventos públicos de la Biblioteca UCM (Biblioagenda UCM), especialmente su oferta de formación de usuarios. Sustituirá a la herramienta Eventos para este tipo de acontecimientos. Los mensajes a los usuarios se han definido para responder a esta finalidad. Si un centro desea emplear la agenda para la difusión deotras actividades (conferencias, exposiciones, etc.) deberá tenerlo en cuenta.
La oferta básica de formación de usuarios de la Biblioteca UCM debe estar publicada el 1 de septiembre 2019. 

Buenas prácticas UCM: ficha de un curso

Buenas prácticas: la oferta de formación de la BUC para el curso académico 2019-2020 se debe gestionar a través de LibCal. Por tanto, cuando se introduzca la información sobre los cursos de formación hay una serie de elementos mínimos obligatorios que es necesario completar.

  • Fecha del curso (DATE)
  • Hora de inicio y finalización (START TIME / END TIME)
  • Título del curso (EVENT TITLE): se ha de buscar un título distintivo, sobre todo en casos como las visitas guiadas, introducción a la biblioteca y sus servicios, recursos electrónicos, etc. e incluir entre paréntesis la especificación de que se trata de un curso de formación. Ej.  Gestores bibliográficos: RefWorks (sesión de formación)
  • Descripción (EVENT DESCRIPTION): hemos de incluir el programa y contenido del curso
  • Imagen (FEATURED IMAGE): el centro responsable del curso incluirá una imagen personalizada del mismo o cualquier otra relacionada con el contenido. 
  • Lugar de celebración (LOCATION / ROOM): se puede elegir más de una sala, siempre y cuando estén disponibles.
  • Audiencias (AUDIENCE): público al que está dirigido: estudiantes de grado, estudiantes de posgrado, PAS, docentes, etc. 
  • CATEGORY: elegir la opción (u opciones) que convengan, p.e. FORMACIÓN DE USUARIOS, BYPASS, SOMOSAGUAS (toda la formación impartida por las bibliotecas del campus de Somosaguas), etc.
  • Se marcará la casilla REGISTRATION REQUIRED
  • REGISTRATION FORM: se seleccionará el desplegable con la opción más adecuada, generalmente 
    • FORMULARIO DE REGISTRO
    • FORMULARIO DE REGISTRO DE CURSOS CON CRÉDITOS (FORMACIÓN REGLADA)
  • REGISTRATIONS OPEN: seleccionar NOW
  • REGISTRATIONS CLOSE: seleccionar entre AT EVENT START TIME o  AT EVENT END TIME (preferiblemente)
  • envío de un correo-e recordatorio (SEND EMAIL REMINDER): se dejará por defecto 1 DAY BEFORE THE EVENT
  • envío de correo-e de seguimiento (SEND FOLLOW-UP / EMAIL SURVEY): se dejará por defecto 1 DAY AFTER EVENT

 

Por el contrario, otros elementos son opcionales:

  • MORE INFORMATION ABOUT THIS EVENT:  se podrá incluir material de apoyo, por ejemplo
    • incrustando la presentación del curso a través de su código html de Google Drive, Prezi o similar
    • enlazando a un fichero pdf publicado en la web
    • enlazando a un vídeo en youtube
  • RELATED LIBGUIDE: LibGuide UCM asociada.
  • PRESENTER: el bibliotecario que imparte la sesión

Buenas prácticas UCM: registro de usuario

Buenas prácticas: se han definido varios formularios de registro a un curso. La Biblioteca debe revisar las inscripciones con anterioridad  a la realización del curso y actuar en consecuencia, p.e. tener preparados los justificantes de asistencia o las pruebas de evaluación para el reconocimiento de créditos.

Cuando un usuario completa su registro de inscripción, se le pregunta 

  • si va a necesitar un justificante de asistencia: en caso de necesitarlo, la Biblioteca lo tendrá preparado para repartirlo a la finalización del mismo
  • si va a gestionar el reconocimiento de créditos: esta información es necesaria para hacer el seguimiento y evaluación individualizada de dichos usuarios.

 

Esta información está visible en el registro del usuario (accediendo a un curso > MANAGE EVENT > REGISTRATIONS > ACTIONS > EDIT)

https://libapps-eu.s3.amazonaws.com/customers/7110/images/agenda-inscrito-detalle.png

Buenas prácticas UCM: asistentes a un curso

Buenas prácticas: para que LibCal suministre la información necesaria para la evaluación de la calidad de la Biblioteca UCM es necesario que todos los centros gestionen los asistentes a los cursos de manera homogénea. Se adoptarán dos prácticas

  • para los cursos que no requieren la inscripción de usuarios, p.e. las sesiones de formación a estudiantes de primero, conferencias, etc, se empleará el campo ANTICIPATED ATTENDANCE (sección EVENT DETAILS) para dar la cifra de asistentes. Este dato se tendrá en cuenta en las estadísticas de formación de la Biblioteca Complutense.
  • tras impartir un curso con lista de usuarios inscritos se marcará el campo CONFIRM ATTENDANCE? (en MANAGE EVENT, pestaña REGISTRATIONS) para identificar los usuarios que realmente han acudido a la sesión. Este será el dato de asistentes que se reflejará en las estadísticas de la Biblioteca Complutense.

Buenas prácticas UCM: cursos a la carta

Buenas prácticas: es necesario incluir en la agenda todos los cursos de formación, incluidos los cursos a la carta, cursos específicos para determinados grupos, etc. de manera que se puedan reflejar más tarde en las estadísticas. Cada biblioteca podrá gestionarlos de la manera más conveniente: cursos cerrados sin inscripción y rellenando el campo ANTICIPATED ATTENDANCE, etc.

Gestión de los asistentes

Para gestionar los usuarios inscritos en un curso de formación, desde el calendario de eventos de nuestra biblioteca hacemos clic sobre él.

Biblioagenda UCM Evento

En la ventana emergente, pulsamos el botón MANAGE EVENT.

Biblioagenda UCM Gestionar evento

En la siguiente pantalla encontramos las distintas opciones para gestionar los asistentes a un evento:

  • Gestión de inscripciones.
  • Gestión de la lista de espera.
  • Seguimiento de las inscripciones canceladas.
  • Envío de correos electrónicos a los asistentes.
  • Creación de un botón de evento.

Gestión de inscripciones

La pestaña REGISTRATIONS muestra la lista de personas que se han inscrito en el evento.

Biblioagenda UCM Inscripciones

Para añadir un nuevo participante, hacemos clic en el botón +NEW ATTENDEE y rellenamos el formulario de registro.

Biblioagenda UCM Nuevo asistente

Podemos imprimir o exportar la lista de asistentes haciendo clic en los botones Print o Excel.

Biblioagenda UCM Imprimir listado asistentes

Para llevar un registro de las personas que han asistido al evento, marcamos la casilla de verificación CONFIRM ATTENDANCE?. De esta manera podremos obtener estadísticas de asistentes a nuestros eventos.

Biblioagenda UCM Confirmar asistencia

Desde la columna ACTIONS podemos

Biblioagenda UCM Inscripciones acciones

  • Ver el historial de eventos en los que el usuario se ha registrado (en función de su dirección de correo electrónico).
  • Editar la inscripción de un usuario. Desde aquí podremos ver el registro de inscripción del usuario y consultar si necesita justificante de asistencia o si va a solicitar el reconocimiento de créditos
  • Cancelar la inscripción de un usuario. Esto lo moverá a la lista de la pestaña CANCELLED. El usuario recibe un correo notificándo la cancelación. Si el evento está completo y la lista de espera habilitada, automáticamente será inscrita la primera persona en lista de espera.

Gestión de la lista de espera

La pestaña WAITLIST permite gestionar las inscripciones de los asistentes que se encuentran en lista de espera. Lpestaña solo aparece si hemos activado la opción lista de espera en la configuración del eventoSi un asistente cancela su inscripción, se notifica de forma automática a la persona que encabeza la lista de espera que ya puede asistir al evento.

Buenas prácticas: revisar la lista de espera periódicamente y ponerse en contacto con los usuarios si fuera necesario (una sola persona en la lista, repetición del curso en otras fechas, etc.)

Biblioagenda UCM Lista de esperaPara añadir un nuevo participante a la lista de espera, hacemos clic en el botón +NEW ATTENDEE y rellenamos el formulario de registro.

Biblioagenda UCM Nuevo asistente en espera

 

Podemos imprimir o exportar la lista de espera haciendo clic en los botones Print o Excel.

Bibliagenda UCM Imprimir o exportar

Desde la columna ACTIONS de la lista de espera podemos

Biblioagenda UCM Acciones lista de espara

  • Ver el historial de eventos en los que el usuario se ha registrado (en función de su dirección de correo electrónico).
  • Editar la inscripción de un usuario.
  • Cancelar la inscripción de un usuario. Esto lo moverá a la lista de la pestaña CANCELLED. El usuario no recibe ningún correo para notificarle la cancelación.
  •  Mover a un usuario una posición hacia arriba en la lista de espera. La persona que encabeza la lista será la primera en registrarse si hay una plaza disponible.

 

Inscripciones canceladas

La pestaña CANCELLED muestra una lista de todas las inscripciones canceladas, tanto por los usuarios como por nosotros. 

Incluye la siguiente información

  • Nombre y correo electrónico del asistente.
  • Quién canceló la inscripción.
  • La fecha de cancelación de la inscripción.

Biblioagenda UCM Inscripciones canceladas

Podemos imprimir o exportar la lista de inscripciones canceladas haciendo clic en los botones Print o Excel.

Biblioagenda UCM Imprimir o exportar

Envío de correos electrónicos

La pestaña EMAIL ATTENDEES permite enviar un correo electrónico a los asistentes al evento y/o a las personas en lista de espera. 

Biblioagenda UCM Enviar correos a asistentes

  1. REPLY TO: si queremos que las respuestas al correo electrónico vayan a una dirección de correo determinada, la introducimos en el campo REPLY TO. Conviene cambiar la dirección de respuesta del correo (por defecto, aparece biblioagenda@ucm.es) a la cuenta de correo  propia del centro, tipo buc_XXX@ucm.es.
  2. BCC: introducimos las direcciones de correo en el campo BCC, separándolas con una coma (las direcciones añadidas a BCC no son visibles a los destinatarios del mensaje). Para agregar automáticamente a todos los usuarios registrados, a todas las personas en lista de espera o a todos los participantes que han asistido, hacemos clic en los botones ADD REGISTERED, ADD WAIT LISTED y ADD ATTENDEES, respectivamente.
  3. SUBJECT: en este campo personalizamos el asunto del correo electrónico.
  4. MESSAGE: utilizamos el área de texto MESSAGE para personalizar el cuerpo del correo electrónico.
  5. Hacemos clic en el botón SEND MAIL. 

Difusión de los cursos

Compartir calendarios en la página web:

Buenas prácticas: compartir nuestro calendario y el del SIADI. También es recomendable compartir calendarios de bibliotecas afines.

En la página de general de la Agenda seleccionar nuestra biblioteca

Calendario BUC

En el desplegable CALENDARIO, elegir:

  • nuestro centro
  • el del SIADI
  • el de otras bibliotecas si interesa

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