Los grupos privados permiten compartir los PDFs a texto completo de los documentos que añadamos a la biblioteca del grupo. Esto da opción a los otros usuarios a trabajar con los mismos materiales, convirtiendo al grupo en una suerte de repositorio para el equipo de investigación.

Además, permite a los miembros del grupo trabajar en los mismos documentos que estemos redactando en colaboración al mismo tiempo.

La cuenta institucional de Mendeley permite crear hasta 1000 grupos privados con hasta 100 colaboradores y con un espacio total de hasta 100 GB de almacenamiento.

• Para crear un nuevo grupo privado, seleccionaremos el campo New Group de la sección Private Groups del panel de navegación izquierdo.
• A continuación se mostrará un campo de texto en el que introduciremos el nombre del grupo.
• Finalmente, pulsamos Enter en nuestro teclado para confirmar la creación de nuestro nuevo grupo privado. Éste aparecerá listado en la sección de Private Groups.

Al tratarse de grupos privados, solamente podrán incorporarse colaboradores previa invitación por parte del propietario del mismo. Para invitar nuevos miembros:

1. Accedemos al panel de administración del grupo pulsando sobre un grupo existente con el botón derecho del ratón y seleccionando la opción 'Manage Group'.

2. Se mostrará la lista de miembros del grupo (si los hubiere). Pulsamos en el botón 'Invite members'.

3. Se abrirá la ventana de invitaciones del grupo. Aquí introduciremos las direcciones de correo electrónico de los usuarios que deseemos invitar. Cuando hayamos terminado, pulsamos el botón 'Send invites' para confirmar la invitación. Los usuarios recibirán un correo electrónico con la invitación para unirse al grupo.

Al añadir referencias a la colección del grupo privado, ésta pasa a estar disponible para el resto de miembros del grupo. Si añadimos una referencia de nuestra biblioteca que también contiene el documento original, los otros miembros del grupo también podrán descargar y leer ese material.

Hay dos formas de añadir referencias a la colección del grupo privado:

1. Arrastrar y soltar referencias desde la biblioteca personal

1. Seleccionamos la referencia
2. La arrastramos hasta el grupo deseado en el panel de navegación izquierdo y soltamos

2. A través del panel del acciones

1. Seleccionamos las referencias que queremos mover marcando los cuadros a la izquierda de cada referencia.
2. Seleccionamos 'Organize' desde el panel de acciones.
3. Seleccionamos la opción 'Add to Private Group'.
4. En el panel de grupos marcamos el cuadro del grupo deseado y pulsamos en 'Add'.

Una vez que un documento ha sido compartido con un grupo privado, todos los miembros tienen la posibilidad de descargarlo y leerlo. Al acceder al documento compartido a través del grupo privado, todos los miembros del grupo pueden utilizar las funciones de resaltado, anotación y creación de notas en una única versión compartida del documento.

A cada miembro del grupo se le asigna un color único para ayudar a rastrear quién ha hecho comentarios o un resaltado en particular. Todos los comentarios también contendrán un registro del usuario que los hizo y cuándo se hicieron.

La pestaña Annotations del panel derecho del escritorio de Mendeley proporciona una visión general de todos los comentarios realizados en un documento, y también permite saltar a la ubicación específica que un colaborador ha identificado al escribir su nota.

Modificar el nombre

Podemos modificar el nombre del grupo para, por ejemplo, cambiar el ámbito de trabajo del mismo. Para ello pulsaremos con el botón derecho en el panel izquierdo sobrel el nombre del grupo. En el menú, a continuación, seleccionaremos la opción 'Rename Group'.

Cambiar el nivel y privilegios de los miembros del grupo

Cuando pulsemos sobre el nombre del grupo en el panel izquierdo con el botón derecho del ratón, seleccioanremos en el menú la opción 'Manage Group'. En la pestaña Members aparecen listados los miembros del grupo. Cada uno de ellos, a su derecha, cuenta con un menú desplegable que nos permite modificar su nivel y privilegios. Podemos:

• Transferir la propiedad del grupo a un usuario con la opción 'Transfer Ownership'.
• Promocionar ('Promote') a los usuarios para darles la capacidad de administrar el grupo o retirar dichos permisos de administración ('Demote').
• También podemos eliminar a un miembro del grupo con la opción 'Remove form Group'.

Cerrar un grupo

Si deseamos eliminar un grupo, solamente hemos de hacer clic con el botón derecho del ratón sobre su nombre en el panel izquierdo y seleccionar la opción 'Delete Group'.

En caso de ser los únicos miembros de nuestro grupo, únicamente se nos solicitará la confirmación de que deseamos borrar el grupo.

Si, simplemente, deseamos abandonar un grupo de nuestra propiedad, primero hemos de transferir la misma a otra persona del grupo que posea privilegios de administración. Una vez que hayamos confirmado dicha transferencia, se nos eliminará del grupo.