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Mendeley: guía básica

Manual básico del gestor bibliográfico Mendeley

En Mendeley podemos organizar la colección de referencias y documentos adaptándola a nuestro flujo de trabajo de investigación y nuestras preferencias. Para ello contamos con varias opciones:

Pantalla principal de Mendeley Reference Manager con los elementos explicados a continuación numerados

Entre los elementos principales de organización que ofrece Mendeley Reference Manager, encontramos:

  1. Smart Collections, generadas automáticamente por Mendeley.
  2. Colecciones personalizadas
  3. Elemento leído/no leído
  4. Favorito
  5. Encabezado de columna: permite ordenar las referencias de forma ascendente o descendente en función del contenido de esa columna.
  6. Búsqueda en la colección seleccionada.
  7. Filtros
  8. Documento (PDF) disponible, asociado a la referencia.
  9. Documento (PDF) descargado

Veamos los elementos principales a continuación.

Smart Collections

Mendeley Reference Manager organiza automáticamente las referencias en una serie de "colecciones inteligentes":

  • Recently Added: muestra las referencias añadidas a la biblioteca durante los últimos 30 días.
  • Recently Read: muestra las referencias de los PDFs abiertos durante los últimos 30 días.
  • Favorites: marcando la estrella junto a la referencia, ésta se añade automáticamente a la colección de Favoritos.
  • My Publications: esta colección muestra nuestras publicaciones que hayamos reclamado a través del Scopus Author Profile.
  • Trash: papelera. Muestra las referencias que hayamos eliminado de la biblioteca.

Colecciones

Las colecciones ofrecen una forma rápida de filtrar y organizar las referencias de la biblioteca. A diferencia de las carpetas de un ordenador, añadir una referencia a una colección en Mendeley no reubica la referencia en sí, sino que actúa como una especie de etiqueta para esa referencia. Esto significa que se puede añadir la misma referencia a varias colecciones según sea necesario, y que las colecciones se pueden eliminar cuando ya no las necesitemos sin que ello afecte a las referencias que contiene. Cualquier referencia añadida a una colección seguirá apareciendo en la colección All References.

Para crear una nueva colección pulsamos en 'New Collection' bajo la lista de 'Collections' en el panel izquierdo. Asignaremos un nombre a la nueva carpeta.

Para crear una subcolección creamos primero la colección, la seleccionamos y la arrastramos a otra colección. Esto la convertirá en colección 'hija' dentro de la colección superior. Con la flecha que aparece junto a la carpeta principal podremos expandir y ocultar la lista de colecciones hijas.

Para añadir una referencia a una colección, la seleccionamos en el panel principal, pulsamos y la arrastramos a la colección deseada en el panel izquierdo. También podemos de este modo agregar varios documentos al mismo tiempo.

Pulsando con el botón derecho del ratón, podemos acceder al menú contextual de las colecciones, en el que encontraremos las opciones:

  • Rename: renombrar la colección.
  • Delete: eliminar la colección. Esto no borrará las referencias, que seguirán apareciendo en All References.
  • Make Available Offline: descarga las referencias para que estén disponibles sin conexión. 
  • New Collection: crea una nueva subcolección dependiente de ella.

El panel de acciones

El panel de acciones nos permite organizar múltiples referencias.

Al seleccionar la casilla de verificación junto a una referencia, el panel de acción se abrirá en la parte inferior de la pantalla. Con el panel de acciones podemos:

  1. Añadir la referencia o eliminarla de una colección o grupo, mediante el menú 'Organize'.
  2. Marcar o desmarcar la referencia como favorita mediante el menú 'Mark as'.
  3. Exportar la referencia a los formatos BibTeX (*.bib), EndNote XML (*.xml), Microsoft Word (*.xml), RIS (*.ris), mediante el menú 'Export'.
  4. Eliminar la referencia mediante la opción 'Delete'.

Etiquetas y filtrado

Las Tags permiten aplicar etiquetas de texto a las referencias para agruparlas fácilmente. Añadiremos dichas etiquetas pulsando el icono '+' junto al campo TAGS que se encuentra en el panel de detalles del documento.

  1. Para recuperar las referencias etiquetadas utilizaremos el menú 'Filter by' que aparece en la esquina superior derecha de Mendeley Reference Manager.
  2. Pulsamos en la pestaña 'Tags' y seleccionamos la etiqueta deseada.

El menú de filtro es específico del contexto. Sólo las etiquetas utilizadas en la vista actual estarán disponibles para su selección. Debemos asegurarnos de que la opción 'All References' está seleccionada para poder seleccionar la etiqueta de la lista completa de etiquetas.

También podemos utilizar el menú 'Filter' para filtrar por nombre de autor.

Búsqueda

Podemos recuperar referencias realizando una búsqueda en la colección. Para ello introducimos en el término de búsqueda en la caja de la parte superior derecha y Mendeley Reference Manager nos ofrecerá los resultados encontrados en los campos título, autor, año o fuente de la referencia.

La herramienta de búsqueda también depende del contexto, de modo que mostrará resultados basados en la colección que tengamos a la vista en ese momento. Si deseamos buscar en toda la biblioteca, debemos seleccionar la colección 'All References'.