En Mendeley podemos organizar la colección de referencias y documentos adaptándola a nuestro flujo de trabajo de investigación y nuestras preferencias. Para ello contamos con varias opciones:
Entre los elementos principales de organización que ofrece Mendeley Reference Manager, encontramos:
Veamos los elementos principales a continuación.
Mendeley Reference Manager organiza automáticamente las referencias en una serie de "colecciones inteligentes":
Las colecciones ofrecen una forma rápida de filtrar y organizar las referencias de la biblioteca. A diferencia de las carpetas de un ordenador, añadir una referencia a una colección en Mendeley no reubica la referencia en sí, sino que actúa como una especie de etiqueta para esa referencia. Esto significa que se puede añadir la misma referencia a varias colecciones según sea necesario, y que las colecciones se pueden eliminar cuando ya no las necesitemos sin que ello afecte a las referencias que contiene. Cualquier referencia añadida a una colección seguirá apareciendo en la colección All References.
Para crear una nueva colección pulsamos en 'New Collection' bajo la lista de 'Collections' en el panel izquierdo. Asignaremos un nombre a la nueva carpeta.
Para crear una subcolección creamos primero la colección, la seleccionamos y la arrastramos a otra colección. Esto la convertirá en colección 'hija' dentro de la colección superior. Con la flecha que aparece junto a la carpeta principal podremos expandir y ocultar la lista de colecciones hijas.
Para añadir una referencia a una colección, la seleccionamos en el panel principal, pulsamos y la arrastramos a la colección deseada en el panel izquierdo. También podemos de este modo agregar varios documentos al mismo tiempo.
Pulsando con el botón derecho del ratón, podemos acceder al menú contextual de las colecciones, en el que encontraremos las opciones:
El panel de acciones nos permite organizar múltiples referencias.
Al seleccionar la casilla de verificación junto a una referencia, el panel de acción se abrirá en la parte inferior de la pantalla. Con el panel de acciones podemos:
Las Tags permiten aplicar etiquetas de texto a las referencias para agruparlas fácilmente. Añadiremos dichas etiquetas pulsando el icono '+' junto al campo TAGS que se encuentra en el panel de detalles del documento.
El menú de filtro es específico del contexto. Sólo las etiquetas utilizadas en la vista actual estarán disponibles para su selección. Debemos asegurarnos de que la opción 'All References' está seleccionada para poder seleccionar la etiqueta de la lista completa de etiquetas.
También podemos utilizar el menú 'Filter' para filtrar por nombre de autor.
Podemos recuperar referencias realizando una búsqueda en la colección. Para ello introducimos en el término de búsqueda en la caja de la parte superior derecha y Mendeley Reference Manager nos ofrecerá los resultados encontrados en los campos título, autor, año o fuente de la referencia.
La herramienta de búsqueda también depende del contexto, de modo que mostrará resultados basados en la colección que tengamos a la vista en ese momento. Si deseamos buscar en toda la biblioteca, debemos seleccionar la colección 'All References'.
