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Mendeley: guía básica

Manual básico del gestor bibliográfico Mendeley

Crear una cuenta institucional en Mendeley

El procedimiento para crear una cuenta en Mendeley y disponer de las ventajas de ser miembro de la comunidad UCM es el siguiente:

Desde el Campus UCM:

  1. Desde un ordenador conectado desde el Campus de la UCM, ir a la página principal de Mendeley.
  2. En la parte superior derecha de la pantalla principal de Mendeley hay 2 opciones:
a. Si no se tiene ninguna cuenta Mendeley y se quiere crear una nueva, pulsando en Create account accederemos al asistente de creación de cuenta. Introduciremos nuestra dirección de correo electrónico. En el resto de ventanas introduciremos nuestros datos personales y académicos, crearemos la contraseña, etc.
Pulsamos en "Create account" e introducimos nuestro correo en la ventana siguiente
b. Si ya se tiene una cuenta Mendeley gratuita y se desea pasarla a Mendeley Institutional Edition, hacer clic la opción Sign in e identificarse con las claves de acceso de la cuenta gratuita.

Información de suscripción de Mendeley Institucional
  1. Al estar conectados a un ordenador del Campus UCM, Mendeley identifica que se tiene derecho a un acceso institucional.
  2. Entramos en los detalles de nuestra cuenta, menú Subscription, y comprobamos las opciones que tenemos de espacio personal y compartido; además, la leyenda superior será «Mendeley Institutional Edition (MIE)».
  3. A partir de este momento, se podrá acceder a la cuenta de Mendeley desde cualquier ordenador con todas las ventajas de una cuenta MIE.
  4. Este acceso será válido durante un año. Cuando acabe este plazo, se recibirá un mensaje donde se pide que, si se sigue perteneciendo a la comunidad UCM, se renueve el acceso institucional. Para hacerlo, solo hay que volver a acceder a la cuenta Mendeley desde un ordenador situado en el Campus UCM y se renovará de manera automática.

Desde fuera del Campus UCM:

  1. El procedimiento es el mismo, pero hay que establecer previamente una conexión VPN con la Red UCM antes de acceder a la página de Mendeley.
  • Se nos añadirá automáticamente al grupo de la Universidad Complutense de Madrid.

El Grupo UCM dentro de My Groups, indicando "Member"

Nuestro perfil

Desde nuestra configuración de cuenta podremos completar nuestro perfil, añadiendo los datos más relevantes, y vincular nuestro identificador Scopus Author ID.

Primeros pasos con Mendeley Reference Manager

Mendeley Reference Manager es la aplicación web y de escritorio para la gestión de las referencias.

Podremos:

  • Guardar, organizar y buscar nuestras referencias desde una sola biblioteca.
  • Leer, subrayar y anotar documentos en PDF y mantenerlos sincronizados en todos los dispositivos.
  • Insertar referencias y bibliografías en los documentos de Microsoft Word con Mendeley Cite.
  • Colaborar con otros usuarios compartiendo referencias.

En ambos casos, web y escritorio, Mendeley Reference Manager comparten una misma interfaz.

Mendeley Reference Manager Web

Para acceder simplemente visitaremos la página web de Mendeley y pulsaremos en el enlace Library de la parte superior derecha, o bien accederemos directamente a la biblioteca de Mendeley Reference Manager.

Pantalla principal de la biblioteca de referencias en Mendeley Reference Manager web

Mendeley Reference Manager

Descargaremos la aplicación de escritorio correspondiente a nuestro sistema operativo (Windows, Linux o macOS) desde la página principal de Reference Manager y ejecutaremos el asistente de instalación.

Pantalla de descarga de Mendeley Reference Manager

Pantalla de descarga de Mendeley Reference Manager por sistemas operativos

Al ejecutarse por primera vez, la aplicación solicitará nuestras credenciales:

Pantalla de inicio de sesión en Mendeley Reference Manager

En caso de contar con una cuenta institucional UCM, Mendeley proporcionará la opción de acceder a través de la Universidad Complutense, por lo que seleccionaremos Sign in via your institution:

Pantalla de inicio de sesión en Mendeley Reference Manager con cuenta institucional

Esto nos llevará a la página de Acceso Web Unificado a la UCM (Web SSO).

Puede que, al iniciar sesión la primera vez, Mendeley nos solicite vincular nuestra cuenta @ucm con nuestra cuenta Elsevier/Mendeley, solicitando que introduzcamos nuestra clave de Elsevier/Mendeley. De este modo, en lo sucesivo podremos acceder con nuestra dirección de correo @ucm.es o a través del acceso institucional UCM.

Reference Manager procederá a sincronizar nuestras referencias y con ello ya podremos comenzar a utilizar el gestor.

Migrar de Mendeley Desktop a Mendeley Reference Manager

Una consideración previa

Las referencias de tu biblioteca pasarán de Mendeley Desktop a Reference Manager sin problemas. Sin embargo, la nueva herramienta de citas en texto, Mendeley Cite, funciona en Microsoft Word de modo diferente a la herramienta Cite-O-Matic. 

  • Si actualmente tienes trabajos en curso con citas insertadas desde Desktop con la herramienta Cite-O-Matic, es preferible seguir utilizando estas aplicaciones hasta que dicho trabajo esté terminado.  
  • Para comenzar nuevos artículos o trabajos se recomienda emplear Mendeley Reference Manager y el plugin Mendeley Cite en MS Word, independientemente de la herramienta Cite-O-Matic y Mendeley Desktop.
  1. Si actualmente utilizas Mendeley Desktop para gestionar tu biblioteca y los materiales de grupo, tendrás que pulsar en el botón de sincronización  para asegurarte de que tus datos están completamente sincronizados con tu almacenamiento en la nube de Mendeley. Dependiendo de la cantidad de referencias de nuestra biblioteca, el proceso puede tardar unos minutos. Después de haber realizado la sincronización, podremos cerrar Mendeley Desktop.
  2. Si vamos a desinstalar Mendeley Desktop por completo, es conveniente utilizar primero el menú de herramientas de Mendeley Desktop para desinstalar el plugin de Word Mendeley Cite-O-Matic. No obstante, no es necesario desinstalarlas para instalar y empezar a utilizar Mendeley Reference Manager y Cite.
  3. A continuación instalamos Mendeley Reference Manager e iniciamos sesión en nuestra cuenta. Todos los archivos y colecciones, grupos, datos y anotaciones deberían cargarse en Reference Manager automáticamente en la primera sinconización.
  4. En Reference Manager, cada vez que actualicemos una entrada o hagamos una anotación, ésta se sincronizará automáticamente con nuestro almacenamiento en la nube, a menos que optemos por trabajar sin conexión.

A partir de Mendeley Cite v1.16.0 se pueden convertir los documentos que contienen citas insertadas con el plugin de citas de Mendeley Desktop (Cite-O-Matic) para que funcionen con Mendeley Cite.

Web Importer

Mendeley Web Importer es una extensión para Chrome (y derivados como Microsoft Edge o Brave) y Firefox que permite importar con facilidad documentos, referencias y sitios web a nuestra biblioteca..

Para incorporarlo a nuestro navegador visitaremos la página de instalación:

Una vez en ella pulsaremos en el botón adecuado en función del navegador que estemos utilizando.

  • En el caso de Chrome, nos llevará a la Chrome web store. Allí pulsaremos en el botón «Añadir a Chrome».

  • En Firefox, pulsando en el botón se descargará el plugin y comenzará la instalación. En el aviso emergente, concederemos permiso para ello pulsando en «Añadir». Aceptaremos la siguiente ventana emergente y ya dispondremos del icono en la barra de herramientas de Firefox.

  • Para poder comenzar a trabajar con el Web Importer, la primera vez que lo lancemos deberemos iniciar sesión pulsando en «Get started», tras lo que se abrirá una ventana de inicio de sesión en la que introduciremos nuestras credenciales. Con ello se conectará con nuestra biblioteca en la nube. Ya podemos comenzar a importar referencias o capturar páginas web.