La herramienta "Document / File" permite adjuntar archivos, como PDF, documentos de Word y otros tipos de archivos, a nuestras guías. Se mostrará a los usuarios un enlace para descargar una copia del archivo.

• Los recursos "Document / File" no se pueden utilizar para incrustar contenido:
  • Por ejemplo, aunque podemos subir un archivo PDF o MP4 (dentro del límite de tamaño de archivo), los usuarios tienen que descargarlo antes de poder verlo (no pueden verlo directamente en la página).
• En el caso de vídeos, considera la posibilidad de utilizar un servicio de terceros (como Vimeo o YouTube) para alojar tu vídeo y, a continuación, inserta el código de inserción que proporcionan en un recurso "Media / Widget" añadido a tu guía.
• Hay un tamaño máximo de 20 MB por archivo.
• Cada sistema LibGuides tiene una asignación total de 5 GB para todos los archivos subidos.

1. Mientras editamos nuestra guía clicamos en el botón  Add / Reorder, situado en la parte inferior de la caja donde deseamos añadir el contenido.
2. Seleccionamos "Document / File" en el menú desplegable.
   
   
   La ventana emergente "Add Document / File", en la pestaña "Create New Document", nos mostrará las distintas opciones para añadir el documento o archivo:
   
    
3. Document Title: asignamos un nombre al documento.
   • Este será el texto del enlace.
   • También es la forma en que se identificará el documento en la biblioteca de assets y en las estadísticas.
4. Description: podemos agregar una descripción del documento.
5. Description Display: configura las opciones de visualización de la descripción:
   • Beneath item title: muestra la descripción debajo del título del enlace.
   • Hover item title: muestra la descripción en una ventana emergente cuando un usuario pasa el cursor sobre el título.
   • Clickable "info" icon: aparecerá un icono de información  junto al título. Una ventana emergente muestra la descripción cuando un usuario hace clic en el icono.
   • Do not display: oculta la descripción.
      
6. Attached File: para cargar el archivo en el asset del documento, hacemos clic en el botón "Select file" y seleccionamos el archivo en nuestro equipo.
7. Password: opcionalmente podemos solicitar una contraseña para descargar el archivo. Simplemente insertamos la contraseña que deseamos utilizar. Esto no impide que los administradores accedan al documento o eliminen la contraseña.
8. Position: el desplegable nos permite elegir dónde vamos a situar este elemento en la caja. Siempre podemos volver a reubicar el contenido posteriormente.
9. Assign Resource Icons: opcionalmente, podemos asignar iconos de recursos a nuestros vínculos, por ejemplo, el símbolo de acceso abierto para indicar que es un documento de acceso libre y gratuito. Podemos añadir enlaces (URLs) a los iconos.
   Para añadir nuevos iconos clicamos en la barra naranja de herramientas: Content > Assets, en la pestaña Icons.
     Solo los usuarios administradores y los usuarios regulares con el permiso Administrar assets pueden agregar y administrar íconos de recursos.
    
10. Assign Thumbnail Image: opcionalmente, podemos mostrar una imagen en miniatura (como un logotipo) junto al documento. Hacemos clic en "Assign Thumbnail Image", luego hacemos clic en el botón "Browse" para cargar o seleccionar una imagen de nuestra biblioteca de imágenes. Podemos ajustar su tamaño y añadir el texto alternativo.
    Nota: Los recursos de documento/archivo ya muestran un pequeño icono junto al título para indicar el tipo de archivo (por ejemplo, se mostrará un icono de PDF junto a un recurso con un archivo PDF adjunto).
     
11. Save: guardamos el recurso. Antes de guardar podemos clicar en la pestaña "Subject Associations" y asignar nuestro asset a una categoría. Esto nos permitirá filtrar los assets por materia en la biblioteca de assets.

Se recomienda reutilizar los assets existentes tanto como sea posible. Esto ayuda a reducir su duplicación en la biblioteca de assets y facilita el análisis estadístico de cada asset en particular.

1. Para reutilizar un documento existente en la biblioteca de assets, mientras editamos nuestra guía, clicamos en el botón  Add / Reorder, situado en la parte inferior de la caja donde deseamos añadir el contenido.
2. Seleccionamos "Document / File" en el menú desplegable.
   
    
3. En la ventana emergente "Add Document / File", clicamos en la pestaña "Reuse Existing Document".
4. En el campo Buscar documento (Search for Document), comenzamos a escribir el nombre del documento o archivo que deseamos agregar.
5. Seleccionamos el recurso (asset) que deseamos agregar de la lista desplegable de resultados.
   
    
6. Aparecerá un resumen con la información del documento. Si no se corresponde con lo que buscamos hacemos una nueva búsqueda y seleccionamos uno diferente.
   
    
7. Copy: de forma predeterminada mapeamos el documento del original, con lo que cualquier cambio que se realice en el original se reflejará automáticamente en nuestra guía. Esta asignación no nos permite editar el documento (excepto para agregar una descripción personalizada del documento en nuestra guía). Si necesitamos personalizar más detalles del documento seleccionaremos la casilla de verificación "Copy" para crear una copia independiente que podemos personalizar por completo.
8. Position: el desplegable nos permite elegir dónde vamos a situar este elemento en la caja. Siempre podemos volver a reubicar el contenido posteriormente.
9. Save: clicamos para guardar.

Cuando agregamos varios documentos sucesivos en una caja forman automáticamente un grupo. Los documentos de un grupo se pueden ordenar por título. También podemos mover todo el grupo a la vez, en lugar de mover cada documento individualmente.

1. GRUPO DE DOCUMENTOS (add to group): para agregar un documento a un grupo clicamos en la herramienta lápiz  (junto al título del documento), seleccionamos la opción "add to group" y seguimos los pasos anteriores para crear o reutilizar el recurso.
2. EDITAR UN DOCUMENTO (edit): para personalizar la descripción del documento, seleccionamos la opción  Edit. Si es un asset mapeado (asignado) la descripción personalizada no afectará a la descripción original.
3. BORRAR UN DOCUMENTO (remove): para eliminar un documento de la guía seleccionamos la opción  Remove. Esta acción elimina el recurso solo de nuestra guía. No elimina el documento de la biblioteca de assets (Content > Assets) y aún se puede reutilizar.
4. ORDENAR (Sort Document / File Group):  nos permite ordenar el grupo de documentos por título.